Ratkaisumenettelystä vastaava viranomainen: Maanmittauslaitos
Ratkaisumenettely: Viranomaisten ilmoitusten merkitseminen lainhuuto- ja kiinnitysrekisteriin
Päätöspäivä: 16.8.2024
Voimassaolo 28.8.2024–31.10.2024
Ratkaisun perusteena olevia tietoja: Kiinteistövaihdannan palvelu
Sisällysluettelo
- Päätös
- Päätöksen perustelut
- Käyttöönottopäätöksen perusteena olevat asiakirjat
- Säilytysaika
- Muutoksenhaku
- Päätöksentekijä
- Lisätietoja
1. Päätös
Maanmittauslaitos on tehnyt julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (tiedonhallintalaki, 906/2019) 28 d §:ssä tarkoitetun päätöksen automaattisen ratkaisumenettelyn käyttöönotosta viranomaisten ilmoitusten merkitsemisessä lainhuuto- ja kiinnitysrekisteriin.
Viranomaisilla on lainsäädäntöön perustuvia velvollisuuksia ilmoittaa tietoja, jotka merkitään lainhuuto- ja kiinnitysrekisteriin muistutustietoina. Osa viranomaisten ilmoituksista voidaan toimittaa rajapinnan kautta lainhuuto- ja kiinnitysrekisteriin, jolloin Maanmittauslaitos voi käsitellä ja ratkaista ne automaatioratkaisulla. Automaattisesti ratkaistavat ilmoitukset voivat koskea uusien merkintöjen tekemistä tai jo rekisterissä olevien merkintöjen muuttamista tai poistamista. Rajapinnan kautta ilmoituksia lainhuuto- ja kiinnitysrekisteriin lähettävät Ulosottolaitos, Valtiokonttori ja Maanmittauslaitos.
Ulosottolaitoksen toimittamat ilmoitukset ovat lainhuuto- ja kiinnitysrekisteriin merkittäviä vallintarajoituksia, jotka rajoittavat kiinteistön luovuttamista ja panttausta. Valtiokonttorin ilmoitukset koskevat kiinteistötoimituksissa määrätyistä uusjakolainoista syntyneitä lakisääteisiä panttioikeuksia. Maanmittauslaitoksen tekemistä maantie-, rata- ja lunastustoimituksista merkitään muistutustietoja.
2. Päätöksen perustelut
2.1. Yleistä
Automaattisen ratkaisumenettelyn käyttöönotosta ja käytöstä on säädetty hallintolaissa (434/2003) ja tiedonhallintalaissa. Säännöksillä varmistetaan hyvän hallinnon periaatteiden, läpinäkyvyyden ja riittävän kontrollin toteutuminen automaattisessa päätöksenteossa. Automaattisessa ratkaisumenettelyssä on otettava huomioon lisäksi tietosuojalainsäädännön vaatimukset silloin, kun ratkaisut kohdistuvat luonnollisiin henkilöihin. Viranomaisten ilmoitusten merkitseminen lainhuuto- ja kiinnitysrekisteriin perustuu maakaaren (540/1995) 7 luvun 1 §:n 2 momenttiin ja muuhun maakaaren kirjaamissääntelyyn.
2.2. Hallintolain ja tiedonhallintalain mukaiset edellytykset
Hallintolain 8 b luvussa säädetään, millä edellytyksillä viranomainen voi ratkaista hallinto-asian automaattisesti. Hallintolain 53 e §:n 2 momentin mukaan viranomainen voi ratkaista automaattisesti asian, johon ei sisälly seikkoja, jotka edellyttävät tapauskohtaista harkintaa, tai johon sisältyvät tapauskohtaista harkintaa edellyttävät seikat virkamies tai muu asian käsittelijä on arvioinut. Ratkaisemisen on perustuttava sovellettavan lain ja etukäteisen harkinnan pohjalta laadittuihin tiedonhallintalain 2 §:n 16 kohdassa tarkoitettuihin käsittelysääntöihin
Maanmittauslaitoksessa merkitään automaatioratkaisulla lainhuuto- ja kiinnitysrekisteriin ainoastaan sellaiset viranomaisten toimittamat ilmoitukset, joissa kaikki merkinnän tekemistä koskevan ratkaisun lakisääteiset edellytykset voidaan tarkastaa ennalta määritellyillä käsittelysäännöillä sähköisesti ja automaattisesti.
Hallintolain 53 f §:ssä säädetään, että automaattisen ratkaisemisen edellytyksenä on, että luonnollinen henkilö, johon ratkaisu on kohdistettu, voi kaikilta osin vaatia siihen oikaisua maksutta oikaisuvaatimuksella tai siihen rinnastuvalla vaatimuksella. Viranomais-ten ilmoitusten merkitsemisestä lainhuuto- ja kiinnitysrekisteriin ei ole mahdollista vaatia oikaisua. Koska automaattinen ratkaisumenettely on otettu käyttöön ennen hallintolain 53 f §:n voimaantuloa, on automaattista ratkaisemista hallintolain muutossäädöksen (487/2023) perusteella mahdollista jatkaa 31.10.2024 asti, vaikka oikaisuvaatimusmahdollisuudesta ei ole säädetty.
Hallintolain 53 g §:ssä on säädetty viranomaisen velvollisuudesta ilmoittaa asianosaiselle asian ratkaisemisesta automaattisesti. Automaattisesti ratkaistavissa asioissa viranomaisen toimittama ilmoitus merkitään lainhuuto- ja kiinnitysrekisteriin viranomaisen ilmoituksen mukaisena, jolloin erillistä perusteltua päätöstä ei maakaaren 6 luvun 9 §:n 2 momentin nojalla anneta. Ilmoittava viranomainen saa rajapinnan kautta paluusanoman lähetyksestä.
Tiedonhallintalain 6 a luvussa säädetään automaattisen ratkaisumenettelyn käyttöönottoon ja käyttöön liittyvistä vaatimuksista. Tiedonhallintalain 28 a §:n 2 momentissa säädetään viranomaisen velvollisuudesta varmistaa, että automaattisen ratkaisumenettelyn käsittelysäännöt dokumentoidaan riittävän selkeästi ja kattavasti niin, että niiden lainmukaisuus voidaan osoittaa. Käsittelysäännöillä tarkoitetaan luonnollisen henkilön ennalta laatimia automaattisen tietojenkäsittelyn ohjaamiseen tarkoitettuja sääntöjä. Säännöillä ohjataan hallintoasian käsittelyä ja ratkaisemista automaattisessa tietojenkäsittelyssä. Maanmittauslaitos on laatinut ja dokumentoinut automaattisen ratkaisumenettelyn käsittelysäännöt tiedonhallintalaissa edellytetyllä tavalla. Käsittelysäännöissä on kuvattu sovellettava lainsäädäntö sekä ratkaisun kannalta keskeiset menettelyn vaiheet.
Automaattisessa ratkaisumenettelyssä noudatetaan tiedonhallintalain vaatimuksia sekä asioiden käsittelyssä että teknisen toteutuksen yhteydessä. Maanmittauslaitos varmistaa testaamalla, että automaattinen ratkaisumenettely täyttää vaatimukset. Automaattisen ratkaisumenettelyn virheettömyyttä valvotaan laadunvalvonnalla. Maanmittauslaitos on lisäksi nimennyt tiedonhallintalaissa edellytetyt automaattisen ratkaisumenettelyn vastuuhenkilöt.
2.3. Tietosuojalainsäädännön mukaiset edellytykset
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 22 artiklassa säädetään, että rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn ja jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia. Kieltoa ei kuitenkaan sovelleta, jos automaattinen päätöksenteko on sallittu jäsenvaltion lainsäädännössä, jossa vahvistetaan myös asianmukaiset toimenpiteet rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien sekä oikeutettujen etujen suojaamiseksi. Suomessa automaattisen päätöksenteon edellytyksistä julkisessa hallinnossa sekä siihen liittyvistä suojatoimenpiteistä on säädetty hallintolain 8 b luvussa ja tiedonhallintalain 6 a luvussa.
Automaattisen päätöksenteon suojatoimiin kuuluu tietosuoja-asetuksen sääntelyssä se, että rekisteröityä informoidaan automaattiseen päätöksentekoon liittyvästä henkilötietojen käsittelystä oikea-aikaisesti sekä helposti havaittavalla ja helposti ymmärrettävällä tavalla. Myös tietosuoja-asetuksen 12, 13 ja 14 artikloissa on säädetty rekisterin-pitäjän velvollisuudesta informoida rekisteröityä henkilötietojen käsittelystä. Luonnollinen henkilö saa Maanmittauslaitokselta ennen hakemuksensa tekemistä tiedon siitä, että hänen asiansa voidaan ratkaista automaattisesti. Tämän lisäksi henkilötietojen käsittelystä informoidaan Maanmittauslaitoksen tietosuojaselosteissa ja automaattisesta päätöksenteosta on saatavissa lisätietoa Maanmittauslaitoksen verkkosivuilla.
Tietosuoja-asetuksen 35 artiklassa säädetään tietosuojaa koskevasta vaikutustenarvioinnista. Maanmittauslaitos on laatinut vaikutustenarvioinnin tietosuojasta automaattisessa ratkaisumenettelyssä.
2.4. Muut lainsäädännölliset edellytykset
Edellä käsiteltyjen erityisten automaattisen päätöksenteon vaatimusten ohella Maanmittauslaitos on ottanut automaattisessa ratkaisumenettelyssä huomioon yleiset hallintolaista sekä maakaaresta tulevat vaatimukset, jotka sisältävät kriteerit muun muassa hakemusten vireilletulosta ja niistä rekisteriin tehtävistä merkinnöistä, viranomaisen tutkimis- ja selvittämisvelvollisuudesta, asianosaisten kuulemisesta sekä päätöksen tekemisestä ja muodosta.
2.5 Käyttöönottopäätöksen perusteena olevat asiakirjat
Asiakirjat:
- Käsittelysääntödokumentaatio
- Käsittelysäännöillä kuvataan tarkemmin automaattisen ratkaisumenettelyn perusteita ja toteutusta
- Laadunvarmistamista ja laadunvalvontaa koskeva dokumentaatio
- Varmistetaan automaattisen ratkaisumenettelyn virheettömyys
- Henkilötietojen käsittelyyn liittyvä tietosuojan vaikutustenarviointi (MML 99872/00 06 10/2024)
- Varmistetaan henkilötietojen asianmukainen käsittely
4. Säilytysaika
Maanmittauslaitos säilyttää tämän käyttöönottopäätöksen vähintään viisi vuotta automaattisen ratkaisumenettelyn käytöstä poistamisesta. Määräaika alkaa poistamista seuraavan kalenterivuoden alusta.
5. Muutoksenhaku
Tähän käyttöönottopäätökseen ei saa hakea muutosta (laki oikeudenkäynnistä hallinto-asioissa 808/2019, 6 § 2 mom.).
6. Päätöksentekijä
Käyttöönottopäätöksen on hyväksynyt johtaja Stefan Nåhls.
Tämän päätöksen esittelijä on kehityspäällikkö Tiina Lokka-Lepistö.
7. Lisätietoja
Lisätietoja automaattisen ratkaisumenettelyn käytöstä saa Maanmittauslaitokselta, yhteydenottokanava: maanmittauslaitos.fi/yhteydenotto.