Hela 62 procent av husbolagen har börjat använda bostadsdatasystemet. Nu är det också dags för resten av husbolagen att överföra aktieböcker innan överföringen blir avgiftsbelagd, dvs. efter årsskiftet. Det lönar sig att göra överföringen i god tid, inte i sista minuten.
Tidsfristen för avgiftsfri överföring, dvs. utgången av året, gäller husbolag, inte aktieägare. Utgångspunkten har varit att de aktieägare som i nuläget är införda i aktieboken ska digitalisera aktiebreven inom tio år efter att aktieboken har överförts. Trots den långa övergångsperioden har vissa nuvarande ägare satt i gång, eftersom många har velat digitalisera aktiebrevet direkt och på så sätt vara med i vårt digitaliseringsprojekt. Det vittnar om att det är fråga om en väntad ändring för många som vill slippa förvara aktiebrevet i pappersform och betala kostnaden för förvaringen. I höst har vi svarat på olika frågor som våra kunder har ställt. Vanliga frågor om aktielägenheter och svar på frågorna finns här.
Fokus i registreringen ligger på handläggning av ansökningar från nya ägare
Innevarande höst har lärt oss mycket. I september ändrade vi ordningen i vilken ansökningar om registrering av ägande handläggs. För närvarande fokuserar vi på ansökningar om byte av ägare. Om en ny ägare till exempel är i behov av att påbörja en renovering, kan ägaren påskynda handläggningen av ansökan genom att kontakta vår kundservice. Vi försöker handlägga de ansökningar som har påskyndats inom några dagar.
När det gäller ansökningar om digitalisering av aktiebrev tillhörande aktieägare som är införda i aktieboken handlägger vi för närvarande främst ansökningar som har påskyndats. Vi ber om förståelse och tålamod av kunder som ska digitalisera aktiebreven: de ägare som har anmälts i samband med överföringen av aktiebok får använda sina aktierättigheter på samma sätt som tidigare. Om ett odelat dödsbo ska sälja en aktielägenhet, kan det finnas skäl att ansöka om anteckning om förtydligande av äganderätt för att bouppteckningsinstrumentet och släktutredningen över den avlidna inte behöver ges till köparen för registrering av ägande. Till exempel i en sådan situation kan man mycket väl påskynda handläggningen av ansökan om digitalisering av aktiebrev.
Information om våra handläggningstider finns på vår webbplats. I princip handlägger vi ansökningarna i den ordning de har kommit in, med början från den äldsta. Vi handlägger dock vissa ansökningar snabbare och andra långsammare. Hur snabbt handläggningen sker påverkas av flera olika faktorer, till exempel om det finns brister i ansökan eller om ansökan behöver kompletteras med en viss bilaga. En del av ansökningarna är mer krävande och kan kräva många timmars utredningsarbete av handläggaren innan ärendet kan avgöras. Tidigare har sådana utredningar gjorts i till exempel disponentföretag, men nu utförs arbetet av Lantmäteriverket. Handläggningen kan dröja om vi får många ansökningar på en gång, eftersom antalet handläggare är begränsat.
Framtidsutsikter
Vi följer hela tiden hur antalet ansökningar och handläggningstiderna utvecklas och söker aktivt efter metoder för att påskynda handläggningen. Lantmäteriverket har anställt fler personer och en del av de nuvarande anställda har börjat handlägga aktielägenhetsansökningar. Vi ökar antalet handläggare även framöver om det behövs. Det kommer även i fortsättningen ofrånkomligen att finnas ett visst dröjsmål mellan köpet och registreringen. Därför kan det redan nu finnas skäl att till exempel i köpebrevet beakta att säljaren ger den nya ägaren fullmakt att delta i bolagsstämman och att säljaren eventuellt efter att ha fått en stämmokallelse vidarebefordrar kallelsen till den nya ägaren. På så sätt kan den nya ägaren garanteras deltaganderätten.
Teknisk utveckling kommer med tiden att underlätta registreringen. För närvarande främjar vi digital registrering och vår målbild är att ansökningar ska kunna anhängiggöras automatiskt. På så sätt blir en automatiserad handläggning och beslutsprocess också möjlig. En stor del av ägarna har redan ställt aktiebrevet som säkerhet för banklån och behöver nu inte göra något. Vi kartlägger tillsammans med banker och lagstiftare möjligheter att digitalisera sådana aktiebrev i stora partier i samarbete med bankerna.
Bostadsdatasystemet vidareutvecklas kraftigt de närmaste åren. Framöver utökas datainnehållet med administrativa uppgifter från husbolag. Målet är att information kan förmedlas mellan datasystem effektivt och enhetligt. Utvecklingen öppnar möjligheter till nya digitala tjänster och gör det möjligt för olika aktörer att få tillförlitlig tillgång till uppgifter utan dröjsmål. Vi är övertygade om att vi i samarbete med våra intressenter och kunder kan bygga upp ett register, inklusive informationstjänster, som är unikt i världsskala.
Mer information:
Janne Murtoniemi, direktör för tjänster för lägenhetsinnehav, Lantmäteriverket, tfn 040 710 8862, fornamn.efternamn@lantmateriverket.fi