Det här bör disponenten tänka på inför husbolagsstämma

Här nedan har vi sammanfattat ett antal frågor som inverkar på den pågående stämmosäsongen.

7.3.2024

Bild:

Riku Nikkilä

Vi är fortsatt överbelastade

Lantmäteriverkets kundservice och handläggning av ansökningar om registrering av aktielägenheter är fortsatt överbelastade. Handläggningen av ansökningar fokuseras just nu på ansökningar om byte av ägare.

Om det inte har skett några ändringar i ägandet av en aktielägenhet är allt i sin ordning och ägaren kan delta i bolagsstämman. De aktieägare som för närvarande är inskrivna i aktieboken har tio år på sig att digitalisera sina aktiebrev efter att husbolaget överfört aktieboken. Det brådskar inte heller för de många aktieägare som har sina aktiebrev hos banken som säkerhet för lån.

Vid försäljning av en aktielägenhet bör säljaren gärna ge köparen fullmakt att delta i bolagsstämman. Om stämmokallelsen skickats till säljaren, bör hen vidarebefordra den till köparen. Den nya ägaren kan också vid behov begära via Lantmäteriverkets kundservice att handläggningen av registreringsansökan påskyndas. Vi försöker handlägga de ansökningar som har påskyndats inom några dagar. Den nya ägaren kan påskynda behandlingen av sitt ärende, om till exempel de egna befogenheterna att inleda en renovering äventyras.

Om delägarna i ett oskiftat bo ska sälja en aktielägenhet som fortfarande är den avlidnas namn, kan registrering av ägande och klarläggande av dödsbodelägarna förenkla skötseln av ärenden. Bouppteckningsinstrument eller släktutredning behöver då inte lämnas till köparen för registrering av ägande. Eventuella frågor gällande vederlag bör riktas till husbolaget och inte till Lantmäteriverket.

Aktieägarnas kontaktinformation finns i bostadsdatasystemet

Disponenten får aktieägarnas kontaktinformation från bostadsdatasystemet antingen direkt till sitt fastighetsförvaltningssystem eller via Lantmäteriverkets tjänst för överföring av aktiebok. Adresserna uppdateras till bostadsdatasystemet från befolkningsdatasystemet (BDS) eller från företags- och organisationsdatasystemet (FODS). Aktieägaren kan uppge en avvikande adress till Lantmäteriverket, ifall hen önskar att stämmokallelserna skickas till en annan adress än den som är antecknad i BDS eller FODS. Om aktieägaren önskar få stämmokallelsen per e-post ska hen meddela sin e-postadress direkt till Lantmäteriverket på blanketten som finns här.

Hur ska kunder som har spärrmarkering hanteras?

Kunder som har spärrmarkering behöver i princip inte beställa en avgiftsbelagd utskrift från lantmäteriverket för att få delta i bolagsstämma. En sådan kunds namn och eventuella säkra adress visas i den aktiebok som är avsedd för husbolaget och i förteckningen över aktieägarnas kontaktinformation. Husbolagets representant kan hämta både aktieboken och aktieägarnas kontaktinformation avgiftsfritt via Lantmäteriverkets tjänst för överföring av aktiebok eller sitt fastighetsförvaltningssystem. På så vis kan husbolagets representant kontrollera aktieägandet i aktieboken även för kunder som har spärrmarkering, till exempel i samband med bolagsstämma. Namnet på en kund som har spärrmarkering visas inte i den offentliga aktieboken eller på utdrag ur den.

Vi uppdaterade våra utskrifter i början av februari så att de beaktar kunder som har spärrmarkering. Aktuell information om hur spärrmarkering inverkar på utskrifter ur bostadsdatasystemet finns på vår webbplats.

Nya egenskaper i Lantmäteriverkets e-tjänst för aktielägenheter

I mars får aktieägare tillgång till mer information om sitt ägande via e-tjänsten. De får gratis insyn i uppgifter om aktielägenhetens ägare, pantsättningar och begränsningar. De kan också köpa en aktielägenhetsutskrift eller en offentlig aktiebok.

Aktielägenhetsutskriften innehåller grundläggande uppgifter om aktiegruppen och de uppgifter om ägande, pantsättningar och begränsningar som finns i bostadsdatasystemet.

En offentlig aktiebok omfattar grundläggande uppgifter om husbolaget, aktielägenheterna och deras ägare.

Både personkunder och organisationskunder har insyn i de utvidgade lägenhetsuppgifterna. Uppgifterna visas när aktielägenhetens ägande har registrerats i bostadsdatasystemet.