Myndighet som ansvarar för beslutsförfarandet: Lantmäteriverket
Beslutsförfarande: Införande av myndighetsanmälningar i lagfarts- och inteckningsregistret
Beslutsdatum: 16.8.2024
Giltighet: 28.8.2024–31.10.2024
Uppgifter som ligger till grund för avgörandet: Fastighetsöverlåtelsetjänsten
1. Beslut
Lantmäteriverket har fattat ett i 28 d § i lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (informationshanteringslagen, 906/2019) avsett beslut om att införa ett auto-matiserat beslutsförfarande för att registrera myndighetsanmälningar i lagfarts- och inteck-ningsregistret.
Myndigheterna har lagstadgade skyldigheter att anmäla uppgifter som ska registreras i lag-farts- och inteckningsregistret som anmärkningar. En del myndighetsanmälningar kan läm-nas in till lagfarts- och inteckningsregistret via gränssnittet, varvid Lantmäteriverket kan behandla och avgöra dem med ett automatiserat beslut. Anmälningar som avgörs automa-tiserat kan gälla nya anteckningar eller ändring eller avförande av anteckningar som redan finns i registret. Utsökningsverket, Statskontoret och Lantmäteriverket skickar anmälningar till lagfarts- och inteckningsregistret via gränssnittet.
De anmälningar som görs av Utsökningsverket är begränsningar av förfoganderätten som ska införas i lagfarts- och inteckningsregistret och som begränsar överlåtelse och pantsätt-ning av fastigheten. Statskontorets anmälningar gäller lagstadgade panträtter som uppstått vid nyskifteslån som fastställts vid fastighetsförrättningar. Vid landsvägs-, järnvägs- och in-lösningsförrättningar som utförs av Lantmäteriverket görs anmärkningar.
2. Beslutsmotiveringar
2.1. Allmänt
Bestämmelser om införande och användning av ett automatiserat beslutsförfarande finns i förvaltningslagen (434/2003) och informationshanteringslagen. Bestämmelserna säkerstäl-ler att principerna för god förvaltning, transparens och tillräcklig kontroll tillämpas i det automatiserade beslutsfattandet. I det automatiserade beslutsförfarandet ska även beaktas kraven i dataskyddslagstiftningen när besluten gäller fysiska personer. Införande av myn-dighetsanmälningar i lagfarts- och inteckningsregistret baserar sig på 7 kap. 1 § 2 mom. i jordabalken (540/1995) samt på andra inskrivningsbestämmelser i jordabalken.
2.2. Förutsättningar enligt förvaltningslagen och informationshanteringslagen
I 8 b kap. förvaltningslagen fastställs under vilka förutsättningar en myndighet kan avgöra förvaltningsärenden automatiserat. Enligt 53 e § 2 mom. i förvaltningslagen kan en myn-dighet avgöra ett ärende automatiserat, när det i ärendet inte ingår omständigheter som förutsätter prövning från fall till fall eller när de i ärendet ingående omständigheter som för-utsätter prövning från fall till fall har bedömts av en tjänsteman eller någon annan som handlägger ärendet. Avgöranden ska basera sig på behandlingsregler som har utarbetats med stöd av tillämplig lag och förhandsprövning och som avses i 2 § 16 punkten i informat-ionshanteringslagen.
Vid Lantmäteriverket införs myndighetsanmälningar i lagfarts- och inteckningsregistret ge-nom ett automatiserat avgörande endast om alla lagstadgade förutsättningar för inskriv-ningsbeslutet kan kontrolleras elektroniskt och automatiskt i förväg utifrån fördefinierade behandlingsregler.
En förutsättning för automatiserade avgöranden är enligt 53 f § i förvaltningslagen att den fysiska person som avgörandet avser får avgiftsfritt till alla delar begära omprövning av avgörandet genom en omprövningsbegäran eller ett jämförbart rättsmedel. I ett avgörande som gäller införande av myndighetsanmälningar i lagfarts- och inteckningsregistret är det inte möjligt att begära omprövning. Eftersom det automatiska beslutsförfarandet har tagits i bruk före förvaltningslagens 53 f § har trätt i kraft, är det möjligt att fortsätta det automa-tiska beslutsförfarandet ända tills 31.10.2024 på basis av förvaltningslagens (487/2023) ändringsstadgande, fastän det inte har stiftats om omprövning.
I 53 g § förvaltningslagen stadgas om myndighetens skyldighet att underrätta parten om att ärendet har avgjorts automatiserat. I ärenden som avgörs automatiserat antecknas myn-dighetens anmälan i lagfarts- och inteckningsregistret i enlighet med myndighetsanmälan, varvid inget separat, motiverat beslut meddelas med stöd av 6 kap. 9 § 2 mom. i jordabal-ken. Den anmälande myndigheten får ett returmeddelande via gränssnittet om att anmälan har skickats.
I 6a kap. i informationshanteringslagen finns stadganden om vilka krav som ställs vid infö-rande och användning av ett automatiserat beslutsförfarande. I 28 a § 2 mom. i informat-ionshanteringslagen finns stadganden om myndighetens skyldighet att säkerställa att be-handlingsreglerna för det automatiserade beslutsförfarandet dokumenteras så tydligt och heltäckande att deras lagenlighet kan påvisas. Med behandlingsregler avses regler som har utarbetats på förhand av en fysisk person i syfte att styra automatisk databehandling. Reglerna styr behandlingen och avgörandet av förvaltningsärenden genom automatisk da-tabehandling. Lantmäteriverket har upprättat och dokumenterat behandlingsreglerna för det automatiserade beslutsförfarandet på det sätt som informationshanteringslagen förut-sätter. Behandlingsreglerna innehåller en beskrivning av den tillämpliga lagstiftningen och de skeden i förfarandet som är viktiga för avgörandet.
Det automatiserade beslutsförfarandet uppfyller kraven i informationshanteringslagen, både vid behandlingen av ärenden och i samband med det tekniska genomförandet. Lantmäteriverket säkerställer genom tester att det automatiserade beslutsförfarandet upp-fyller kraven. Att det automatiserade beslutsförfarandet är korrekt övervakas genom kvali-tetskontroll. Lantmäteriverket har även utsett ansvariga personer för det automatiserade beslutsförfarandet i enlighet med kraven i informationshanteringslagen.
2.3. Förutsättningar enligt dataskyddslagstiftningen
I artikel 22 i EU:s allmänna dataskyddsförordning stadgas det att den registrerade har rätt att inte bli föremål för ett beslut som enbart grundar sig på automatiserad behandling och som har rättsverkningar för personen i fråga. Förbudet tillämpas dock inte om automatise-rat beslutsfattande är tillåtet enligt lagstiftningen i en medlemsstat och denna lagstiftning även fastställer lämpliga åtgärder till skydd för den registrerades rättigheter, friheter och berättigade intressen. I Finland regleras förutsättningarna för automatiserat beslutsfattande inom den offentliga förvaltningen och därtill hörande skyddsåtgärder i 8 b kap. i förvalt-ningslagen och 6 a kap. i informationshanteringslagen.
Till skyddsåtgärderna vid automatiserat beslutsfattande hör enligt dataskyddsförordningen bland annat att i rätt tid, klart och tydligt och på ett lättbegripligt sätt informera den registre-rade om den behandling av personuppgifter som hänför sig till det automatiserade besluts-fattandet. Artiklarna 12, 13 och 14 i dataskyddsförordningen innehåller stadganden om den personuppgiftsansvariges skyldighet att informera den registrerade om behandlingen av personuppgifter. Anmälningar som görs av Utsökningsverket eller Statskontoret och som ska införas i lagfarts- och inteckningsregistret kan innehålla personuppgifter. Information om behandlingen av personuppgifter finns i Lantmäteriverkets dataskyddsbeskrivning, och mer information om det automatiserade beslutsfattandet finns på Lantmäteriverkets webb-plats.
Artikel 35 i dataskyddsförordningen innehåller stadganden om konsekvensbedömning av-seende dataskydd. Lantmäteriverket har utarbetat en konsekvensbedömning avseende dataskydd för det automatiserade beslutsförfarandet.
2.4. Andra legislativa förutsättningar
Utöver de särskilda krav på automatiserat beslutsfattande som har behandlats ovan har Lantmäteriverket i det automatiserade beslutsförfarandet även beaktat de allmänna krav som följer av förvaltningslagen och jordabalken och som bland annat innehåller kriterier om anhängiggörande av ansökningar och anteckningar om dem i registret, myndighetens undersöknings- och utredningsskyldighet, hörande av parter samt beslutsfattande och be-slutets form.
2.5. Handlingar som ligger till grund för beslutet om införande
Handlingar:
• Dokumentation över behandlingsreglerna
• Behandlingsreglerna ger en mer detaljerad beskrivning av grunderna för och genomförandet av det automatiserade beslutsförfarandet
• Dokumentation över kvalitetssäkring och kvalitetskontroll
• Säkerställer korrektheten i det automatiserade beslutsförfarandet
• Konsekvensbedömning avseende dataskydd vid behandling av personuppgifter (MML 99872/00 06 10/2024)
• Säkerställer korrekt behandling av personuppgifter
3. Förvaringstid
Lantmäteriverket förvarar detta beslut om införande i minst fem år efter att det automatiska beslutsförfarandet tagits ur bruk. Tidsfristen räknas från början av det kalenderår som följer på upphörandet.
4. Sökande av ändring
Ändring i detta beslut om införande får inte sökas genom besvär (lagen om rättegång i för-valtningsärenden 808/2019, 6 § 2 mom.).
5. Beslutsfattare
Beslutet om införande har godkänts av direktör Stefan Nåhls. Föredragande för detta be-slut är utvecklingschef Tiina Lokka-Lepistö.
6. Mer information
Mer information om användningen av det automatiserade beslutsförfarandet lämnas av Lantmäteriverket, kontaktkanal: asiakaspalvelu@maanmittauslaitos.fi.