Ratkaisumenettelystä vastaava viranomainen: Maanmittauslaitos
Ratkaisumenettely: Sähköisen panttikirjan siirto
Päätöspäivä: 1.11.2024
Voimassaolo: toistaiseksi
Ratkaisun perusteena olevia tietoja: Kiinteistövaihdannan palvelu
Diaarinumero: MML 266249/00 06 02 02/2024
Sisällysluettelo
- Päätös
- Päätöksen perustelut
- Käyttöönottopäätöksen perusteena olevat asiakirjat
- Säilytysaika
- Muutoksenhaku
- Päätöksentekijä
- Lisätietoja
1. Päätös
Maanmittauslaitos on tehnyt julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (tiedonhallintalaki, 906/2019) 28 d §:ssä tarkoitetun päätöksen automaattisen ratkaisumenettelyn käyttöönotosta sähköisen panttikirjan siirtoa koskevien hakemusten ratkaisemisessa. Automaattiseen ratkaisumenettelyyn valikoituvat ainoastaan Maanmittauslaitoksen ylläpitämässä sähköisessä kiinnitysjärjestelmässä (Kiinteistövaihdannan palvelu) tehdyt hakemukset sähköisen panttikirjan siirrosta. Kiinteistövaihdannan palvelussa sähköisesti tehdyistä hakemuksista automatisoituun menettelyyn ohjataan vain ne, jotka voidaan ennalta määritellyt käsittelysäännöt huomioon ottaen ratkaista hyväksytysti ilman tapauskohtaista harkintaa. Osana automaattista ratkaisumenettelyä määrätään automaattisesti lisäksi kiinteä asiointimaksu hakemuksesta.
2. Päätöksen perustelut
2.1. Yleistä
Automaattisen ratkaisumenettelyn käyttöönotosta ja käytöstä on säädetty hallintolaissa (434/2003) ja tiedonhallintalaissa. Säännöksillä varmistetaan hyvän hallinnon periaatteiden, läpinäkyvyyden ja riittävän kontrollin toteutuminen automaattisessa päätöksenteossa. Automaattisessa ratkaisumenettelyssä on otettava huomioon lisäksi tietosuojalainsäädännön vaatimukset silloin, kun ratkaisut kohdistuvat luonnollisiin henkilöihin. Sähköisen panttikirjan siirtoasian käsittely ja ratkaiseminen tapahtuvat maakaaressa (540/1995) säädettyä kirjaamissääntelyä soveltaen.
2.2. Hallintolain ja tiedonhallintalain mukaiset edellytykset
Hallintolain 8 b luvussa säädetään, millä edellytyksillä viranomainen voi ratkaista hallinto-asian automaattisesti. Hallintolain 53 e §:n 2 momentin mukaan viranomainen voi ratkaista automaattisesti asian, johon ei sisälly seikkoja, jotka edellyttävät tapauskohtaista harkintaa, tai johon sisältyvät tapauskohtaista harkintaa edellyttävät seikat virkamies tai muu asian käsittelijä on arvioinut. Ratkaisemisen on perustuttava sovellettavan lain ja etukäteisen harkinnan pohjalta laadittuihin tiedonhallintalain 2 §:n 16 kohdassa tarkoitettuihin käsittelysääntöihin. Maanmittauslaitoksessa automaattisesti ratkaistaviksi ohjataan ainoastaan hakemukset, joissa hakemuksen hyväksymistä tarkoittavan ratkaisun kaikki lakisääteiset edellytykset voidaan tarkastaa ennalta määritellyillä käsittelysäännöillä sähköisesti ja automaattisesti.
Hallintolain 53 f §:n mukaan automaattisen ratkaisemisen edellytyksenä on, että luonnollinen henkilö, johon ratkaisu on kohdistettu voi kaikilta osin vaatia siihen oikaisua maksutta oikaisuvaatimuksella tai siihen rinnastuvalla vaatimuksella. Maakaaren 6 luvun 9 a §:n mukaan hallintolain 53 f §:n 1 momentissa tarkoitettua mahdollisuutta oikaisuvaatimuksen tai siihen rinnastuvan vaatimuksen tekemiseen ei kuitenkaan edellytetä, kun kirjaamisratkaisu tehdään hakijan vaatimuksen mukaisesti eikä muu kirjaamisasian asianosainen ole vastustanut ratkaisua.
Automaattisessa ratkaisumenettelyssä ratkaistaan vain hakemuksia, jotka voidaan hyväksyä hakijan vaatimuksen sisältöisenä. Automaattisesti ei ratkaista hakemuksia, jotka hylätään tai muuten ratkaistaan hakijan vaatimuksesta poikkeavalla tavalla. Automaattinen ratkaisu tulee kysymykseen ainoastaan sellaisissa asianosaisten kannalta myönteisesti ratkaistavissa tapauksissa, joissa kirjaamisviranomaisen viran puolesta huomioon ottamasta aineistosta ei ilmene määräysvallan rajoituksia eikä muu kirjaamisasian asianosainen ole vastustanut ratkaisua.
Hallintolain 53 g §:ssä on säädetty viranomaisen velvollisuudesta ilmoittaa asianosaiselle asian ratkaisemisesta automaattisesti. Maanmittauslaitoksessa hakijalle annetaan automaattisen ratkaisumenettelyn yhteydessä tieto siitä, että asia on ratkaistu automaattisesti, tieto siitä, missä tiedonhallintalain 28 d §:ssä tarkoitettu käyttöönottopäätös on saatavilla sekä tietoa automaattisen ratkaisun perusteena olevista tiedoista.
Tiedonhallintalain 6 a luvussa säädetään automaattisen ratkaisumenettelyn käyttöönottoon ja käyttöön liittyvistä vaatimuksista. Tiedonhallintalain 28 a §:n 2 momentissa säädetään viranomaisen velvollisuudesta varmistaa, että automaattisen ratkaisumenettelyn käsittelysäännöt dokumentoidaan riittävän selkeästi ja kattavasti niin, että niiden lainmukaisuus voidaan osoittaa. Käsittelysäännöillä tarkoitetaan luonnollisen henkilön ennalta laatimia automaattisen tietojenkäsittelyn ohjaamiseen tarkoitettuja sääntöjä. Säännöillä ohjataan hallintoasian käsittelyä ja ratkaisemista automaattisessa tietojenkäsittelyssä. Maanmittauslaitos on laatinut ja dokumentoinut automaattisen ratkaisumenettelyn käsittelysäännöt tiedonhallintalaissa edellytetyllä tavalla. Käsittelysäännöissä on kuvattu sovellettava lainsäädäntö sekä ratkaisun kannalta keskeiset menettelyn vaiheet.
Automaattisessa ratkaisumenettelyssä noudatetaan tiedonhallintalain vaatimuksia sekä asioiden käsittelyssä että teknisen toteutuksen yhteydessä. Maanmittauslaitos varmistaa testaamalla, että automaattinen ratkaisumenettely täyttää vaatimukset. Automaattisen ratkaisumenettelyn virheettömyyttä valvotaan laadunvalvonnalla. Maanmittauslaitos on lisäksi nimennyt tiedonhallintalaissa edellytetyt automaattisen ratkaisumenettelyn vastuuhenkilöt.
2.3. Tietosuojalainsäädännön mukaiset edellytykset
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 22 artiklassa säädetään, että rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn ja jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia. Kieltoa ei kuitenkaan sovelleta, jos automaattinen päätöksenteko on sallittu jäsenvaltion lainsäädännössä, jossa vahvistetaan myös asianmukaiset toimenpiteet rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien sekä oikeutettujen etujen suojaamiseksi. Suomessa automaattisen päätöksenteon edellytyksistä julkisessa hallinnossa sekä siihen liittyvistä suojatoimenpiteistä on säädetty hallintolain 8 b luvussa ja tiedonhallintalain 6 a luvussa.
Tietosuoja-asetuksessa säännellään, että automaattisen päätöksenteon suojatoimiin kuuluu muun muassa se, että rekisteröidyllä on oikeus vaatia ihmisen osallistumista tietojen käsittelyyn sekä oikeus esittää kantansa ja riitauttaa päätös. Keskeinen tietosuoja-asetuksen 22 artiklan taustalla oleva tavoite on henkilön suojaaminen sellaiselta automaattiselta päätöksenteolta, jossa hänen ominaisuuksiaan arvioidaan virheellisillä perusteilla ilman ihmisen mahdollisuutta vaikuttaa tähän arvioon. Kun asianosaisen vaatimus hyväksytään vaaditulla tavalla, ei asianosaisella voida katsoa olevan tietosuojaoikeudellisen suojan tarvetta saada päätöstä ihmisen käsiteltäväksi. Tietosuoja-asetuksessa edellytetty suojatoimi toteutuu tässä käyttöönottopäätöksessä tarkoitetussa ratkaisumenettelyssä siten, että automaattisesti ratkaistaan ainoastaan hakemuksia, joissa ratkaisu tehdään kuten hakija on vaatinut.
Lisäksi automaattisen päätöksenteon suojatoimiin kuuluu tietosuoja-asetuksen sääntelyssä se, että rekisteröityä informoidaan automaattiseen päätöksentekoon liittyvästä henkilötietojen käsittelystä oikea-aikaisesti sekä helposti havaittavalla ja helposti ymmärrettävällä tavalla. Myös tietosuoja-asetuksen 12, 13 ja 14 artikloissa on säädetty rekisterin-pitäjän velvollisuudesta informoida rekisteröityä henkilötietojen käsittelystä. Luonnollinen henkilö saa Maanmittauslaitokselta ennen hakemuksensa tekemistä tiedon siitä, että hänen asiansa voidaan ratkaista automaattisesti. Tämän lisäksi henkilötietojen käsittelystä informoidaan Maanmittauslaitoksen tietosuojaselosteissa ja automaattisesta päätöksenteosta on saatavissa lisätietoa Maanmittauslaitoksen verkkosivuilla.
Tietosuoja-asetuksen 35 artiklassa säädetään tietosuojaa koskevasta vaikutustenarvioinnista. Maanmittauslaitos on laatinut vaikutustenarvioinnin tietosuojasta automaattisessa ratkaisumenettelyssä.
2.4. Muut lainsäädännölliset edellytykset
Edellä käsiteltyjen erityisten automaattisen päätöksenteon vaatimusten ohella Maanmittauslaitos on ottanut automaattisessa ratkaisumenettelyssä huomioon yleiset hallintolaista sekä maakaaresta tulevat vaatimukset, jotka sisältävät kriteerit muun muassa hakemusten vireilletulosta ja niistä rekisteriin tehtävistä merkinnöistä, viranomaisen tutkimis- ja selvittämisvelvollisuudesta, asianosaisten kuulemisesta sekä päätöksen tekemisestä ja muodosta.
Automaattisessa maksun määräämisessä on otettu huomioon valtion maksuperustelakiin (150/1992) sisältyvät julkisoikeudellisista suoritteista perittävien maksujen määräämisestä annetut vaatimukset. Kiinteistövaihdannan palvelun maksuista säädetään maa- ja metsätalousministeriön asetuksella.
3. Käyttöönottopäätöksen perusteena olevat asiakirjat
Asiakirjat:
- Käsittelysääntödokumentaatio
- Käsittelysäännöillä kuvataan tarkemmin automaattisen ratkaisumenettelyn perusteita ja toteutusta
- Laadunvarmistamista ja laadunvalvontaa koskeva dokumentaatio
- Varmistetaan automaattisen ratkaisumenettelyn virheettömyys
- Henkilötietojen käsittelyyn liittyvä tietosuojan vaikutustenarviointi (MML 99872/00 06 10/2024)
- Varmistetaan henkilötietojen asianmukainen käsittely
4. Säilytysaika
Maanmittauslaitos säilyttää tämän käyttöönottopäätöksen vähintään viisi vuotta automaattisen ratkaisumenettelyn käytöstä poistamisesta. Määräaika alkaa poistamista seuraavan kalenterivuoden alusta.
5. Muutoksenhaku
Tähän käyttöönottopäätökseen ei saa hakea muutosta (laki oikeudenkäynnistä hallinto-asioissa 808/2019, 6 § 2 mom.).
6. Päätöksentekijä
Käyttöönottopäätöksen on hyväksynyt johtaja Pia Aulio.
Tämän päätöksen esittelijä on kehityspäällikkö Tiina Lokka-Lepistö.
7. Lisätietoja
Lisätietoja automaattisen ratkaisumenettelyn käytöstä saa Maanmittauslaitokselta, yhteydenottokanava: maanmittauslaitos.fi/yhteydenotto.