Tämä on ohje, kuinka turva-asiakirjojen säilyttäjänä ilmoitat osakehuoneiston omistajat, panttaukset ja rajoitukset.
Yleistä hakemuksesta
Turva-asiakirjojen säilyttäjän on ilmoitettava osakeryhmien uudet omistajat sekä mahdolliset panttaukset ja rajoitukset (esim. lesken hallintaoikeus). RS-rajoitus poistetaan rekisteristä viran puolesta samassa yhteydessä. Myymättömien huoneistojen osalta omistajatiedoksi jää Patentti- ja rekisterihallitukselta saatu tieto perustajaosakkaasta. Turva-asiakirjojen säilyttäjän on ilmoitettava RS-rajoituksen poistamisesta näiden huoneistojen osalta.
Tiedot ilmoitetaan Excel-lomakkeella, jonka välilehdille täytetään tarvittavat tiedot. Täytä ensin perustiedot. Ilmoita osakeryhmien omistajat ja panttaukset sivulla Tiedot osakeryhmistä. Ulkomaalaiselle omistajalle ja pantinsaajalle on oma välilehti. Lisätietoja -välilehdellä ilmoitetaan mahdolliset erityistiedot ja rajoitukset. Esimerkki-välilehdellä on malleja osakeryhmätietojen täyttämiseen.
Ilmoituksen perustiedot
Ilmoituksen perustiedot -välilehdellä tulee ilmoittaa kohdeyhtiön tiedot, luovuttajan tiedot sekä turva-asiakirjojen säilyttäjän yhteys- ja laskutustiedot. Sähköpostiosoite on merkittävä Maanmittauslaitoksen yhteydenottoa ja asian ratkaisusta tiedottamista varten. Huomioittehan, että lähetämme laskun vain turva-asiakirjojen säilyttäjälle.
Ensimmäinen sivu tulee allekirjoittaa käsin ja lähettää skannattuna. Mikäli suostumusta asiakirjojen sähköiseen tiedoksiantoon ei haluta antaa, tulee suostumuksen antamista koskeva lause yliviivata.
Tiedot osakeryhmistä
Osakeryhmien tiedot
Ilmoita huoneiston numero (esim. A1) ja osakkeiden numerot (esim. 1-100). Mikäli osakeryhmä jää perustajaosakkaalle, rastita sarake RS-rajoitus pyydetään poistamaan. Tällöin muita tietoja ei tarvitse täyttää kyseisen huoneiston osalta.
Omistajien tiedot
Ilmoita kaikkien omistajien nimet, henkilötunnukset tai Y-tunnukset, omistusosuus (murtolukuna esim. ½) ja omistajan huoneistotietojärjestelmään merkittäväksi tarkoittama sähköpostiosoite omille riveilleen. Sähköpostiosoite annetaan vain taloyhtiön käyttöön, eikä sitä merkitä osakeluetteloon tai anneta ulkopuolisille. Turvakiellossa olevan henkilön yhteystietojen ilmoittamisen osalta ks. kohta Lisätietoja.
Mikäli osakeryhmällä on useampi omistaja ja kauppa on tehty samalla kauppakirjalla riittää, että kauppakirjan päiväys merkitään ensimmäisen omistajan kohdalle. Huomioithan, että jos kauppakirja on allekirjoitettu sähköisesti, kauppakirjan päiväys on viimeisenä allekirjoittaneen ostajan allekirjoituspäiväys.
Jakamattoman kuolinpesän osakkaat tulee ilmoittaa omille riveilleen vainajan nimen alle. Jokaisesta osakkaasta tulee ilmoittaa henkilötunnus. Vainajan sähköpostitietoihin ilmoitetaan vähintään yhden osakkaan sähköpostiosoite taloyhtiötä varten. Turvakiellossa olevan henkilön yhteystietojen ilmoittamisen osalta ks. kohta Lisätietoja.
Panttausten tiedot
Ilmoita pantinsaajan nimi ja Y-tunnus.
Mikäli pantinsaajia on useita, merkitse etusija pankin nimen perään. Jos koko osakeryhmä pantataan samalla panttauksella samalle pantinsaajalle, rastita tämä sarake. Jos osakkeenomistajat panttaavat osakeryhmän samalla panttauksella riittää, että panttaus rastitetaan ensimmäisen omistajan kohdalle. Huom. Mikäli jostain syystä pantataan yhden omistajan omistama osuus (esim. ½), merkitse tähän sarakkeeseen kyseinen omistusosuus.
Valitse pantataanko osakeryhmä sen koko arvosta vai euromääräisesti rajattuna
Tiedot osakeryhmistä (ulkom.)
Tämä välilehti täytetään, mikäli osakeryhmällä on ulkomaalainen omistaja tai pantinsaaja. Yllä mainittujen tietojen lisäksi huomioi seuraavat asiat:
- Ilmoita ulkomaalaisesta omistajasta syntymäaika, ellei suomalaista henkilötunnusta ole.
- Ilmoita myös omistajan kansalaisuus sekä osoitetiedot.
- Mikäli omistajana tai pantinsaajana on ulkomaalainen yritys tai yhteisö, ilmoita rekisteri, johon se on merkitty sekä yrityksen kotipaikka ja kotimaa.
Lisätietoja
Tällä välilehdellä ilmoitetaan osakeryhmää koskevat erityistiedot ja rajoitukset. Aloita täyttämällä osakeryhmien tiedot ja omistajan nimi, jota lisätiedot koskevat.
Mikäli tiedossasi on omistajalla oleva Digi- ja väestötietoviraston myöntämä väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista annetun lain 36 §:n mukainen turvakielto, rastita tämä sarake. Tällöin hakemus ja sen mahdolliset liiteasiakirjat määrätään salassa pidettäviksi viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 24 §:n 1 momentin 31 kohdan nojalla. Huom! Ennen turvakiellossa olevan henkilön minkään yhteystiedon ilmoittamista varmista häneltä, että ilmoitettavaksi aiottu postiosoite ja/tai sähköpostiosoite on turvallinen osoite ja että hän haluaa yhteystiedon ilmoitettavaksi. Turvallinen osoite on yleensä sellainen, josta ei ilmene omistajan asumistiedot kuten kotiosoite. Omistaja määrittää itse sen, minkä yhteystiedon katsoo turvalliseksi. Turvakiellossa oleva henkilö voi ilmoittaa yhteystietonsa myös suoraan taloyhtiölle.
Osakeluetteloon merkittävä omistajan postiosoite haetaan ensisijaisesti väestötietojärjestelmästä (VTJ) tai yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (YTJ). Ilmoita, jos tiedossasi on, että omistaja haluaa osakeluetteloon tästä poikkeavan osoitteen. Osoitetta käytetään mm. yhtiökokouskutsun lähettämiseen. Huomaathan, että poikkeavan osoitetiedon ilmoittamisen jälkeen mahdolliset osoitteenmuutokset on ilmoitettava Maanmittauslaitoksen asiakaspalveluun kirjallisesti.
Rajoitukset
Ilmoita osakeryhmään kohdistuva lesken hallintaoikeus, testamenttiin perustuva käyttöoikeus tai muu hallintaoikeus. Merkitse sarake rastilla sekä ilmoita haltijan nimi ja henkilötunnus. Jos osakeryhmä on ulosmitattu, siihen kohdistuu turvaamistoimenpide, konkurssi- tai yrityssaneerausmenettely, rastita sarake.
Esimerkkejä
Tältä välilehdeltä löydät esimerkkejä muutamista erilaisista tilanteista omistuksen ja panttauksen ilmoittamiseksi.