Osakkeenomistajan yhteystiedot päivittyvät viranomaisten rekisterien välillä
Suositus on, että huoneistotietojärjestelmässä on osakkeenomistajan väestötietojärjestelmän (VTJ) tai yritys- ja yhteisötietojärjestelmän (YTJ) mukainen postiosoite. Kun osakkeenomistajan VTJ/YTJ-postiosoite muuttuu, päivittyy se automaattisesti huoneistotietojärjestelmään.
Jos osakkeenomistaja haluaa huoneistotietojärjestelmään yhteystiedokseen sähköpostiosoitteen tai jonkin muun kuin viranomaisten rekistereistä automaattisesti päivittyvän postiosoitteen, ilmoitetaan ne Maanmittauslaitokselle omistuksen rekisteröinnin yhteydessä tai lomakkeella Ilmoitus osakkeenomistajan yhteystiedosta taloyhtiön osakeluetteloon.
Tällä hetkellä osakkeenomistajan yhteystietona huoneistotietojärjestelmässä on se postiosoite ja mahdollinen sähköpostiosoite, jonka taloyhtiö on sinne osakeluettelon siirron yhteydessä ilmoittanut. Alkuvuodesta 2024 huoneistotietojärjestelmässä olevia osakkeenomistajien VTJ:stä tai YTJ:stä poikkeavia postiosoitteita verrataan osakkeenomistajien ajantasaisiin VTJ/YTJ-postiosoitteisiin. Jos postiosoite on sama, muutetaan postiosoite automaattisesti huoneistotietojärjestelmään päivittyväksi VTJ/YTJ-postiosoitteeksi. Vertailussa ei tehdä muutoksia huoneistotietojärjestelmässä oleviin osakkeenomistajien sähköpostiosoitteisiin.
Miten taloyhtiö saa osakkeenomistajien yhteystiedot?
Huoneistotietojärjestelmässä oleva taloyhtiö saa osakeluettelon ja osakkeenomistajien yhteystietolistan maksutta osakeluettelon siirtopalvelusta. Jos isännöintiyrityksellä on käytössä isännöintijärjestelmä, tietopalveluista voi kysyä omalta järjestelmätoimittajalta.
Suurin osa osakkeenomistajista saa yhtiökokouskutsun VTJ/YTJ-postiosoitteeseensa tai sähköpostiinsa. Ne osakkeenomistajat, joilla on huoneistotietojärjestelmässä sähköpostiosoite tai VTJ:stä tai YTJ:stä poikkeava postiosoite, saavat yhtiökokouskutsun ilmoittamaansa sähköpostiin tai poikkeavaan postiosoitteeseen. Jos huoneistotietojärjestelmässä on sekä perinteinen postiosoite että sähköpostiosoite, taloyhtiö voi itse päättää asunto-osakeyhtiölakiin ja yhtiöjärjestykseen perustuen lähetystavan. Sähköposti on helppo, kustannustehokas ja nopea tapa tavoittaa osakkeenomistajat.
Huoneistotietojärjestelmää ja sen palveluita kehitetään vaiheittain. Myöhemmässä vaiheessa osakkeenomistaja voi tarkistaa ja päivittää omat yhteystietonsa Maanmittauslaitoksen sähköisessä palvelussa.
Lue lisää tietopalveluista taloyhtiöille ja usein kysytyistä kysymyksistä.
Lisätietoa
Palvelupäällikkö Suvi Väärälä, Maanmittauslaitos, 050 568 0990, etunimi.sukunimi@maanmittauslaitos.fi