Aktieägarnas kontaktuppgifter uppdateras mellan myndighetsregister
Rekommendationen är att det i bostadsdatasystemet ska finnas en postadress som motsvarar aktieägarens adress i befolkningsdatasystemet (BDS) eller företags- och organisationsdatasystemet (FODS). När aktieägarens adress i BDS/FODS ändras, uppdateras den automatiskt i bostadsdatasystemet.
Om aktieägaren i bostadsdatasystemet som kontaktuppgift vill ha en e-postadress eller någon annan adress än den som automatiskt uppdateras ur myndighetsregister, ska Lantmäteriverket underrättas om dessa i samband med registrering av ägande eller med blanketten Anmälan om aktieägarens kontaktuppgifter i husbolagets aktiebok.
För närvarande är aktieägarens kontaktuppgift i bostadsdatasystemet den postadress och den eventuella e-postadress som husbolaget meddelat i samband med överföringen av aktieboken. I början av 2024 jämförs postadresser i bostadsdatasystemet som avviker från aktieägarnas adresser i BDS eller FODS med aktieägarnas uppdaterade postadresser i BDS/FODS. Om postadresserna är identiska, ändras postadressen till en BDS/FODS-postadress som automatiskt uppdateras i bostadsdatasystemet. I jämförelsen görs inte ändringar i aktieägares e-postadresser som finns i bostadsdatasystemet.
Hur får husbolag aktieägarnas kontaktuppgifter?
Ett husbolag som ingår i bostadsdatasystemet får avgiftsfritt aktieboken och en förteckning över aktieägarnas kontaktuppgifter från tjänsten för överföring av aktiebok. Om disponentföretaget har ett disponentsystem, kan den egna systemleverantören frågas om informationstjänster.
Merparten av aktieägarna får kallelser till bolagsstämma till sin BDS/FODS-postadress eller e-postadress. De aktieägare som i bostadsdatasystemet har en e-postadress eller en postadress som avviker från adressen i BDS eller FODS, får kallelser till bolagsstämma till den e-post eller avvikande postadress som de meddelat. Om både en vanlig postadress och en e-postadress finns i bostadsdatasystemet, kan husbolaget själv bestämma enligt lagen om bostadsaktiebolag och bolagsordningen hur kallelser skickas. E-post är ett enkelt, kostnadseffektivt och snabbt sätt att nå aktieägare.
Bostadsdatasystemet och dess tjänster utvecklas stegvis. I ett senare skede kan aktieägare kontrollera och uppdatera sina kontaktuppgifter i Lantmäteriverkets e-tjänst.
Läs mer om informationstjänster för husbolag och vanliga frågor.
Mer information
Suvi Väärälä, servicechef, Lantmäteriverket, 050 568 0990, fornamn.efternamn@lantmateriverket.fi