Disponentförbundet har varit med på resan ända sedan Lantmäteriverket inledde utvecklingsarbetet och bland annat gett sina medlemmar utbildning, anvisningar och aktuell information för att bistå disponenterna i övergången.
– Jag uppfattar att utbildningarna och kommunikationen har påskyndat överföringarna. De kom igång bra när Lantmäteriverket och disponentsystemleverantörerna fick sina system i ordning, säger utvecklingschef Ira Tenhunen från Disponentförbundet.
Retta Isännöinti fixade förutsättningarna och kompletterade aktieboksuppgifterna
Husbolag med professionellt disponentskap har överlag varit snabbare i aktieboksöverföringarna än små husbolag. Ett av Finlands största disponentföretag, Retta Isännöinti, har överfört drygt 95 % av klienthusbolagens aktieböcker till Lantmäteriverkets elektroniska bostadsdatasystem. De har 5000 husbolag och 200 000 aktielägenheter som berörs av överföringen.
Retta förberedde sig noga på bostadsdatasystemets ankomst genom att under flera år proaktivt komplettera aktieboksuppgifterna och fixa förutsättningarna för överförings- och gränssnittstjänsten. Under åren informerades även husbolagens styrelser och delägare om systemets ankomst. Alla delägare vars aktieregistreringar behövde kompletteras kontaktades innan överföringarna började. När bolagets aktiebok hade överförts fick delägarna information om vilka åtgärder som krävs efter överföringen.
– Aktiv kommunikation har haft en betydelsefull roll under hela projektet. Jag skulle säga att tillgången till bra anvisningar varit viktig för framgången. Vi fick också bra hjälp från både Lantmäteriverket och fastighetssystemleverantören när det uppstod problem. Därför gick dataöverföringen smidigt, till och med fortare än den ursprungliga tidtabellen. Själva dataöverföringsarbetet sköttes av ett specialiserat projektteam, säger utvecklingsdirektör Linda Koivunen från Retta.
Lantmäteriverket har bistått disponentföretagen i aktieboksöverföringarna. Överföringen från disponentsystemen till Lantmäteriverkets bostadsdatasystem har bland annat säkerställts genom tekniskt samarbete.
Ett led i digitaliseringen av fastighetsbranschen
Disponentförbundet och Retta ser bostadsdatasystemet som ett positivt led i fastighetsbranschens utveckling och en bredare digitalisering av branschen.
– Systemet ger branschen en efterlängtad gemensam informationsstandard samt ett centralt datalager som tillsammans lägger grunden för den framtida utvecklingen. Disponentskapet drar nytta av bostadsdatasystemet till exempel då husbolaget byter disponentskap eller då disponentföretaget överväger att byta ut sina system, säger Ira Tenhunen.
– Det centrala registret bidrar till en systematisk förvaltning av fastighetstillgångarna och effektiviserar aktörernas tidsanvändning. Rutinarbete försvinner och tid frigörs för tjänster som ger mervärde samt för kundservice, tillägger Linda Koivunen.
Tenhunens uppfattning är att merparten av aktieböckerna hinner överföras före årsskiftet när det gäller husbolag med professionellt disponentskap.
68,2 procent av landets husbolag har redan övergått till bostadsdatasystemet. Bostadsägarna har ingen brådska att lämna sina aktiebrev till Lantmäteriverket för elektrifiering. De kan vänta till efter årsskiftet när belastningen blir jämnare. Aktiebrevet ska dock elektrifieras inom 10 år.
Mer information:
Suvi Väärälä, servicechef, Lantmäteriverket, 050 568 0990, fornamn.efternamn@lantmateriverket.fi
Ira Tenhunen, utvecklingschef, Disponentförbundet, 040 578 5640, fornamn.efternamn@isannointiliitto.fi
Linda Koivunen, utvecklingsdirektör, Retta Isännöinti, 044 501 2991, fornamn.efternamn@retta.fi