Myndighet som ansvarar för beslutsförfarandet: Lantmäteriverket
Beslutsförfarande: Överföring av elektroniskt pantbrev
Beslutsdatum: 16.8.2024
Giltighet: 28.8.2024–31.10.2024
Uppgifter som ligger till grund för avgörandet: Fastighetsöverlåtelsetjänsten
1. Beslut
Lantmäteriverket har fattat ett i 28 d § i lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (informationshanteringslagen, 906/2019) avsett beslut om att införa ett automatiserat beslutsförfarande för att avgöra ansökningar om överföring av elektroniskt pantbrev. Endast ansökningar om överföring av elektroniskt pantbrev som har gjorts i det elektroniska inteckningssystem som upprätthålls av Lantmäteriverket (Fastighetsöverlåtelsetjänsten) väljs ut till det automatiserade beslutsförfarandet. Bland de ansökningar som har gjorts elektroniskt i Fastighetsöverlåtelsetjänsten tillämpas det automatiserade förfarandet endast på de ansökningar som med beaktande av fördefinierade behandlingsregler kan godkännas utan separat övervägande i det enskilda fallet. Som en del av det automatiserade beslutsförfarandet fastställs även den fasta ärendehanteringsavgiften för ansökan automatiskt.
2. Beslutsmotiveringar
2.1. Allmänt
Bestämmelser om införande och användning av ett automatiserat beslutsförfarande finns i förvaltningslagen (434/2003) och informationshanteringslagen. Bestämmelserna säkerställer att principerna för god förvaltning, transparens och tillräcklig kontroll tillämpas i det automatiserade beslutsfattandet. I det automatiserade beslutsförfarandet ska även beaktas kraven i dataskyddslagstiftningen när besluten gäller fysiska personer. Behandlingen och avgörandet av ärenden som gäller överföring av elektroniskt pantbrev sker med tillämpning av de stadganden om inskrivning som finns i jordabalken (540/1995).
2.2. Förutsättningar enligt förvaltningslagen och informationshanteringslagen
I 8 b kap. förvaltningslagen fastställs under vilka förutsättningar en myndighet kan avgöra förvaltningsärenden automatiserat. Enligt 53 e § 2 mom. i förvaltningslagen kan en myndighet avgöra ett ärende automatiserat, när det i ärendet inte ingår omständigheter som förutsätter prövning från fall till fall eller när de i ärendet ingående omständigheter som förutsätter prövning från fall till fall har bedömts av en tjänsteman eller någon annan som handlägger ärendet. Avgöranden ska basera sig på behandlingsregler som har utarbetats med stöd av tillämplig lag och förhandsprövning och som avses i 2 § 16 punkten i informationshanteringslagen. Vid Lantmäteriverket tillämpas automatiserat avgörande endast på ansökningar där alla lagstadgade förutsättningar för att avgöra ärendet genom att godkänna ansökan kan kontrolleras elektroniskt och automatiskt i förväg utifrån fördefinierade behandlingsregler.
En förutsättning för automatiserade avgöranden är enligt 53 f § i förvaltningslagen att den fysiska person som avgörandet avser får avgiftsfritt till alla delar får begära omprövning av avgörandet genom en omprövningsbegäran eller ett jämförbart rättsmedel. I ett avgörande som gäller överföring av ett elektroniskt pantbrev är det inte möjligt att begära omprövning. Eftersom det automatiska beslutsförfarandet gällande överföring av elektroniskt pantbrev har tagits i bruk före förvaltningslagens 53 f § har trätt i kraft, är det möjligt att fortsätta det automatiska beslutsförfarandet ända tills 31.10.2024 på basis av förvaltningslagens (487/2023) ändringsstadgande, fastän det inte har stiftats om omprövning.
Det automatiserade beslutsförfarandet används endast för att avgöra ansökningar som kan godkännas i enlighet med sökandes yrkande. Ansökningar som avslås eller på annat sätt avgörs på ett sätt som avviker från den sökandes yrkande avgörs inte automatiserat. Automatiserade beslut är endast aktuella i fall som avgörs på ett sätt som är positivt för parterna och där det material som inskrivningsmyndigheten beaktar å tjänstens vägnar inte indikerar någon begränsning av förfoganderätten och ingen annan som har del i inskrivningsärendet har motsatt sig beslutet.
I 53 g § förvaltningslagen stadgas om myndighetens skyldighet att underrätta parten om att ärendet har avgjorts automatiserat. Vid Lantmäteriverket informeras den sökande i samband med det automatiserade beslutsförfarandet om att ärendet har avgjorts automatiserat samt om var det beslut om införande som avses i 28 d § i informationshanteringslagen finns tillgängligt och vilken information det automatiserade avgörandet baserar sig på.
I 6a kap. i informationshanteringslagen finns stadganden om vilka krav som ställs vid införande och användning av ett automatiserat beslutsförfarande. I 28 a § 2 mom. i informationshanteringslagen finns stadganden om myndighetens skyldighet att säkerställa att behandlingsreglerna för det automatiserade beslutsförfarandet dokumenteras så tydligt och heltäckande att deras lagenlighet kan påvisas. Med behandlingsregler avses regler som har utarbetats på förhand av en fysisk person i syfte att styra automatisk databehandling. Reglerna styr behandlingen och avgörandet av förvaltningsärenden genom automatisk databehandling. Lantmäteriverket har upprättat och dokumenterat behandlingsreglerna för det automatiserade beslutsförfarandet på det sätt som informationshanteringslagen förutsätter. Behandlingsreglerna innehåller en beskrivning av den tillämpliga lagstiftningen och de skeden i förfarandet som är viktiga för avgörandet.
Det automatiserade beslutsförfarandet uppfyller kraven i informationshanteringslagen, både vid behandlingen av ärenden och i samband med det tekniska genomförandet. Lantmäteriverket säkerställer genom tester att det automatiserade beslutsförfarandet uppfyller kraven. Att det automatiserade beslutsförfarandet är korrekt övervakas genom kvalitetskontroll. Lantmäteriverket har även utsett ansvariga personer för det automatiserade beslutsförfarandet i enlighet med kraven i informationshanteringslagen.
2.3. Förutsättningar enligt dataskyddslagstiftningen
I artikel 22 i EU:s allmänna dataskyddsförordning stadgas det att den registrerade har rätt att inte bli föremål för ett beslut som enbart grundar sig på automatiserad behandling och som har rättsverkningar för personen i fråga. Förbudet tillämpas dock inte om automatiserat beslutsfattande är tillåtet enligt lagstiftningen i en medlemsstat och denna lagstiftning även fastställer lämpliga åtgärder till skydd för den registrerades rättigheter, friheter och berättigade intressen. I Finland regleras förutsättningarna för automatiserat beslutsfattande inom den offentliga förvaltningen och därtill hörande skyddsåtgärder i 8 b kap. i förvaltningslagen och 6 a kap. i informationshanteringslagen.
I dataskyddsförordningen stadgas det att till skyddsåtgärderna för automatiserade beslut hör bland annat den registrerades rätt att kräva att en människa deltar i behandlingen av informationen samt rätt att uttrycka en åsikt och bestrida beslutet. Huvudsyftet med artikel 22 i dataskyddsförordningen är att skydda en person från automatiserat beslutsfattande där hens egenskaper bedöms på felaktiga grunder utan att någon människa har möjlighet att påverka denna bedömning. När en parts yrkande godkänns på det sätt som parten yrkar på kan hen inte anses ha behov av dataskyddsrättsligt skydd för att få beslutet behandlat av en människa. Den skyddsåtgärd som dataskyddsförordningen förutsätter genomförs i det beslutsförfarande som avses i detta beslut om införande genom att ansökningar endast avgörs automatiserat när beslutet fattas i enlighet med den sökandes yrkande.
Till skyddsåtgärderna vid automatiserat beslutsfattande hör enligt dataskyddsförordningens reglering dessutom att i rätt tid, klart och tydligt och på ett lättbegripligt sätt informera den registrerade om den behandling av personuppgifter som hänför sig till det automatiserade beslutsfattandet. Artiklarna 12, 13 och 14 i dataskyddsförordningen innehåller också stadganden om den personuppgiftsansvariges skyldighet att informera den registrerade om behandlingen av personuppgifter. En fysisk person får innan ansökan lämnas in information av Lantmäteriverket om att hens ärende kan avgöras automatiserat. Information om behandlingen av personuppgifter finns dessutom i Lantmäteriverkets dataskyddsbeskrivning, och mer information om det automatiserade beslutsfattandet finns på Lantmäteriverkets webbplats.
Artikel 35 i dataskyddsförordningen innehåller stadganden om konsekvensbedömning avseende dataskydd. Lantmäteriverket har utarbetat en konsekvensbedömning avseende dataskydd för det automatiserade beslutsförfarandet.
2.4. Andra legislativa förutsättningar
Utöver de särskilda krav på automatiserat beslutsfattande som har behandlats ovan har Lantmäteriverket i det automatiserade beslutsförfarandet även beaktat de allmänna krav som följer av förvaltningslagen och jordabalken och som bland annat innehåller kriterier om anhängiggörande av ansökningar och anteckningar om dem i registret, myndighetens undersöknings- och utredningsskyldighet, hörande av parter samt beslutsfattande och beslutets form.
I det automatiserade påförandet av avgift har beaktats de krav gällande fastställande av avgifter för offentligrättsliga prestationer som ingår i lagen om grunderna för avgifter till staten (150/1992). Fastighetsöverlåtelsetjänstens avgifter fastställs i en förordning utfärdad av jord- och skogsbruksministeriet.
3. Handlingar som ligger till grund för beslutet om införande
Handlingar:
• Dokumentation över behandlingsreglerna
• Behandlingsreglerna ger en mer detaljerad beskrivning av grunderna för och genomförandet av det automatiserade beslutsförfarandet
• Dokumentation över kvalitetssäkring och kvalitetskontroll
• Säkerställer korrektheten i det automatiserade beslutsförfarandet
• Konsekvensbedömning avseende dataskydd vid behandling av personuppgifter (MML 99872/00 06 10/2024)
• Säkerställer korrekt behandling av personuppgifter
4. Förvaringstid
Lantmäteriverket förvarar detta beslut om införande i minst fem år efter att det automatiska beslutsförfarandet har tagits ur bruk Tidsfristen räknas från början av det kalenderår som följer på upphörandet.
5. Sökande av ändring
Ändring i detta beslut om införande får inte sökas genom besvär (lagen om rättegång i förvaltningsärenden 808/2019, 6 § 2 mom.).
6. Beslutsfattare
Beslutet om införande har godkänts av direktör Stefan Nåhls.
Föredragande för detta beslut är utvecklingschef Tiina Lokka-Lepistö.
7. Mer information
Mer information om användningen av det automatiserade beslutsförfarandet lämnas av Lantmäteriverket, kontaktkanal: kundservice@lantmateriverket.fi.