Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999, ns. julkisuuslaki) mukaan viranomaisten asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia. Maanmittauslaitoksen hallussa olevien asiakirjojen ja Maanmittauslaitoksen pitämien rekisterien julkisuuteen ja salassapitoon sekä tiedon antamiseen näistä asiakirjoista ja rekistereistä sovelletaan julkisuuslakia.
Yhteystietojen salassapitoa voi pyytää Maanmittauslaitokselta. Tällainen pyyntö perustuu julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 31 kohtaan. Lainkohdan mukaan salassa pidettäviä viranomaisen asiakirjoja ovat asiakirjat, jotka sisältävät tiedon henkilön ilmoittamasta salaisesta puhelinnumerosta tai tiedon matka-viestimen sijaintipaikasta, samoin kuin asiakirjat, jotka sisältävät tiedon henkilön kotikunnasta ja hänen siellä olevasta asuinpaikastaan tai tilapäisestä asuinpaikastaan samoin kuin puhelinnumerosta ja muista yhteystiedoista, jos henkilö on pyytänyt tiedon salassapitoa ja hänellä on perusteltu syy epäillä itsensä tai perheensä terveyden tai turvallisuuden tulevan uhatuksi.
Julkisuuslain 31 §:n 2 momentin nojalla yhteystietojen salassapitoaika on 50 vuotta sen henkilön kuolemasta, jota asiakirja koskee tai, jollei tästä ole tietoa, 100 vuotta.
Lain 29 §:n 2 momentin mukaisesti Maanmittauslaitos voi antaa toiselle viranomaiselle tiedon yhteystietojen salassapidon kohteena olevista osoite- ja muista yhteystiedoista.
Pyynnön tekeminen ja tavoiteaika käsittelylle
Henkilö voi tehdä salassapitopyynnön joko vapaamuotoisesti tai käyttämällä pyyntölomaketta.
Pyyntö on allekirjoitettava. Jokaisen pyynnön esittäjän tulee tehdä erillinen pyyntö Maanmittauslaitokselle. Allekirjoitettu pyyntö voidaan skannata ja lähettää sähköpostitse osoitteeseen kirjaamo@maanmittauslaitos.fi, lähettää postitse osoitteeseen Maanmittauslaitos, PL 84, 00521 Helsinki, tai tuoda Maanmittauslaitoksen palvelupisteeseen. Katso palvelupisteiden käyntiosoitteet ja aukioloajat.
Jos pyyntö on tarkoitus skannata ja lähettää sähköpostitse, pyyntö tulee tietoturvasyistä lähettää salattuna sähköpostina. Salattua sähköpostia voi lähettää Maanmittauslaitokselle osoitteeseen kirjaamo@maanmittauslaitos.fi Turvaviesti-palvelun kautta. Katso tarkemmat ohjeet Turvaviesti-palvelun käyttöön.
Yhteystietojen salassapidon pyytäminen ja pyynnön käsittely Maanmittauslaitoksessa on maksutonta.
Päätös salassapitoasiassa annetaan viipymättä. Tavoiteaika käsittelylle on kaksi viikkoa asian vireille tulosta tai, mikäli asiassa pyydetään lisäselvitystä, kaksi viikkoa siitä, kun tarvittavat lisäselvitykset ovat käytettävissä.
Mikäli yhteystietojen salassapitopyyntö hyväksytään, henkilön yhteystiedot merkitään salassa pidettäviksi tiedoiksi niihin Maanmittauslaitoksen pitämiin rekistereihin, joihin yhteystietojen salassapitoa koskevan pyynnön kohteena olevia yhteystietoja sisältyy. Jos pyyntö kohdistuu tiettyyn Maanmittauslaitoksen hallussa olevaan asiakirjaan, johon näitä yhteystietoja sisältyy, kyseinen asiakirja merkitään salassa pidettäväksi.
Yhteystietojen salassapito voi julkisuuslain perusteella koskea vain sellaista Maanmittauslaitoksen hallussa olevaa asiakirjaa tai Maanmittauslaitoksen pitämää rekisteriä, johon sisältyy salassapitopyynnön kohteena olevia yhteystietoja pyynnön vireilletulohetkellä.
Jos henkilö toimittaa Maanmittauslaitokselle uuden yhteystietoja sisältävän asiakirjan edellä olevan salassapitopyynnön vireilletulon jälkeen, tai jos Maanmittauslaitos tallentaa henkilöltä peräisin olevia yhteystietoja Maanmittauslaitoksen pitämään rekisteriin edellä olevan salassapitopyynnön vireilletulon jälkeen, kyseinen henkilö voi halutessaan toimittaa Maanmittauslaitokselle uuden salassapitopyynnön koskien kyseistä asiakirjaa tai rekisteriä.
Aikaisempi salassapitopyyntö ja siihen annettu ratkaisu koskevat edellä olevan mukaisesti vain pyynnön vireilletulohetkellä Maanmittauslaitoksen hallussa olleita asiakirjoja ja tietoja.
Salassapitopyynnön perusteet
Määrätäkseen yhteystiedot salassa pidettäviksi Maanmittauslaitoksen tulee saada pyynnön esittäjältä selvitys siitä, että hänellä on perusteltu syy epäillä yhteystietojensa luovuttamisen uhkaavan hänen omaa tai perheensä terveyttä tai turvallisuutta. Maanmittauslaitoksen on selvitettävä, onko salassapidolle laissa tarkoitettu perusteltu syy.
Salassapitoa hakevan ei kuitenkaan tarvitse toimittaa Maanmittauslaitokselle kirjallisia todisteita, joista terveyteen tai turvallisuuteen kohdistuva uhka ilmenee. Hakijan tulee kuitenkin vedota niihin konkreettisiin seikkoihin, joiden perusteella uhan olemassaolo on Maanmittauslaitoksessa päätöksen harkintavaiheessa objektiivisin perustein arvioitavissa.
Salassapidon kohde
Maanmittauslaitoksen pitämiä keskeisiä valtakunnallisia rekistereitä ovat lainhuuto- ja kiinnitysrekisteri, kiinteistörekisteri, yksityistierekisteri, kaupanvahvistajarekisteri, kiinteistöjen kauppahintarekisteri ja osakehuoneistorekisteri. Lainhuuto- ja kiinnitysrekisteriin merkitään muun muassa tiedot kiinteistöjen omistuksesta, kiinnityksistä ja erityisistä oikeuksista, kiinteistörekisteriin merkitään tiedot kiinteistöistä, yksityistierekisteriin merkitään tiedot yksityisistä teistä, kaupanvahvistajarekisteriin merkitään tiedot kaupanvahvistajista, kiinteistöjen kauppahintarekisteriin merkitään tiedot kiinteistöjen luovutuksista ja osakehuoneistorekisteriin merkitään muun muassa tiedot osakehuoneistojen omistuksesta, rajoituksista ja panttauksista.
Lainhuuto- ja kiinnitysrekisterin, kiinteistörekisterin ja yksityistierekisterin tiedoista annetaan tietopalvelua kiinteistötietojärjestelmästä ja siitä tuotettavasta tietopalvelusta annetussa laissa (453/2002) tarkoitetun kiinteistötietojärjestelmän kautta. Kaupanvahvistajarekisteristä luovutetaan tietoja siten kuin kaupanvahvistajista annetussa laissa (573/2009) säädetään. Kiinteistöjen kauppahintarekisterin tiedoista annetaan tietopalvelua siten kuin kiinteistöjen kauppahintarekisteristä annetussa laissa (552/1980) säädetään. Osakehuoneistorekisterin tiedoista annetaan tietopalvelua siten kuin huoneistotietojärjestelmästä annetussa laissa (1328/2018) säädetään.
Lainhuuto- ja kiinnitysrekisterin, kiinteistörekisterin, yksityistierekisterin, kaupanvahvistajarekisterin, kiinteistöjen kauppahintarekisterin ja osakehuoneistorekisterin tiedot ovat lähtökohtaisesti julkisia asianomaisen rekisterilain tai sitä täydentävän julkisuuslain perusteella. Siltä osin kuin näihin rekistereihin sisältyy voimassa olevan lainsäädännön perusteella salassa pidettäviä tietoja, rekistereihin sisältyvät tiedot ovat kuitenkin salassa pidettäviä. Kyseisiin rekistereihin voidaan tarvittaessa tallentaa henkilöiden yhteystietoja.
Henkilöiden yhteystietoja saattaa sisältyä myös muihin Maanmittauslaitoksen pitämiin rekistereihin. Vaikka näistä muista rekistereistä ei varsinaisesti anneta tietopalvelua, koskee julkisuuslaki myös niitä. Maanmittauslaitos luovuttaa tietoja pitämistään rekistereistään voimassa olevan lainsäädännön perusteella.
Julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 31 kohdan mukainen salassapito voi julkisuuslain 5 §:ään sisältyvän asiakirjan määritelmän mukaisesti kohdistua viranomaisen hallussa olevaan asiakirjaan tai viranomaisen pitämään rekisteriin. Pyynnön esittäjän vastuulla on yksilöidä se laissa tarkoitettu asiakirja tai rekisteri, johon yhteystietojen salassapito kohdistetaan. Salassapito on asiakirja- tai rekisterikohtainen, ja sitä noudatetaan vain kyseisestä asiakirjasta tai rekisteristä yhteystietoja luovutettaessa. Salassapitopyyntö on mahdollista kohdistaa esimerkiksi kaikkiin Maanmittauslaitoksen pitämiin rekistereihin.
Salassapito ei toisaalta koske kaikkia henkilötietoja vaan ainoastaan julkisuuslaissa tarkoitettuja tietoja luonnollisen henkilön kotikunnasta ja hänen siellä olevasta asuinpaikastaan tai tilapäisestä asuinpaikastaan samoin kuin puhelinnumerosta ja muista yhteystiedoista. Näin ollen edellä tarkoitettu yhteystietojen salassapito ei voi kohdistua esimerkiksi lainhuuto- ja kiinnitysrekisterin tiedoista annettavalta lainhuutotodistukselta ilmenevään henkilön nimeen, syntymäaikaan tai henkilötunnukseen. Jos henkilölle on myönnetty yhteystietojen salassapito, henkilön nimi ja syntymäaika ilmenevät suppealta lainhuutotodistukselta. Henkilön nimi ja henkilötunnus ilmenevät laajalta lainhuutotodistukselta. Henkilötunnus voidaan luovuttaa vain silloin, kun vastaanottajalla on perusteltu oikeus käsitellä luovutettavaa henkilötunnusta. Henkilön osoite ei ilmene kummaltakaan lainhuutotodistukselta silloin, kun henkilölle on myönnetty yhteystietojen salassapito. Jos yhdelle lainhuudon haltijoista on myönnetty yhteystietojen salassapito, muidenkaan lainhuudon haltijoiden osoitteet eivät ilmene näiltä lainhuutotodistuksilta.
Edellä selostettu koskee myös osakehuoneistorekisterin ja huoneistotietojärjestelmän tiedoista annettavalta osakehuoneistotulosteelta ja taloyhtiön käyttöön tarkoitetusta osakeluettelosta ilmenevää henkilön nimeä, syntymäaikaa ja henkilötunnusta. Jos henkilölle on myönnetty yhteystietojen salassapito, henkilön nimi ja syntymäaika ilmenevät suppealta osakehuoneistotulosteelta. Henkilön nimi ja henkilötunnus ilmenevät laajalta osakehuoneistotulosteelta. Henkilötunnus voidaan luovuttaa vain silloin, kun vastaanottajalla on perusteltu oikeus käsitellä luovutettavaa henkilötunnusta. Lisäksi henkilön nimi ja syntymäaika ilmenevät taloyhtiön käyttöön tarkoitetusta osakeluettelosta. Sen sijaan osakeluettelosta annettavalta julkiselta osakeluettelotulosteelta tai sen otteelta ei ilmene henkilön nimeä, syntymäaikaa tai henkilötunnusta silloin, kun henkilölle on myönnetty yhteystietojen salassapito. Henkilön osoite ei ilmene taloyhtiön käyttöön tarkoitetusta osakeluettelosta tässä tapauksessa. Henkilön osoite ja sähköpostiosoite eivät myöskään ilmene taloyhtiön käyttöön tarkoitetusta osakkaiden yhteystietoluettelosta. Henkilön yhteystiedot ilmenevät näiltä taloyhtiön käyttöön tarkoitetuilta tulosteilta vain, jos henkilö on ilmoittanut yhteystiedokseen turvallisen osoitteen. Muihin osakehuoneistorekisterin ja huoneistotietojärjestelmän tiedoista annettaviin tulosteisiin ei sisälly henkilön yhteystietoja. Jos henkilölle on myönnetty yhteystietojen salassapito, tästä henkilöstä osakeluetteloon merkittyjä tietoja saa luovuttaa asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 2 luvun 15 §:n 5 momentin nojalla vain viranomaiselle ja sille, joka osoittaa oikeutensa sitä vaativan.
Turvakielto
Edellä selostettu julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 31 kohdan mukainen salassapito koskee vain sitä viranomaista, jolle henkilö on esittänyt pyynnön yhteystietojensa salassapidosta. Kyseisen salassapidon tarkoittamasta yhteystietojen luovutusrajoituksesta on erotettava Digi- ja väestötietoviraston turvakieltomääräys. Väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista annetun lain (661/2009) 36 §:n 1 momentin mukaan Digi- ja väestötietovirasto voi tallettaa väestötietojärjestelmään henkilön kohdalle turvakiellon, jos henkilöllä on perusteltu ja ilmeinen syy epäillä itsensä tai perheensä terveyden tai turvallisuuden tulevan uhatuksi.
Jos henkilöllä on Digi- ja väestötietoviraston myöntämä turvakielto, väestötietojärjestelmästä ei välity Maanmittauslaitoksen pitämiin rekistereihin ja järjestelmiin turvakiellon kohteena olevia yhteystietoja. Näin ollen henkilön väestötietojärjestelmään merkitty osoite ei välity esimerkiksi lainhuuto- ja kiinnitysrekisteriin, eikä se siten myöskään ilmene lainhuuto- ja kiinnitysrekisterin tiedoista annettavilta lainhuutotodistuksilta. Jos yhdellä lainhuudon haltijoista on turvakielto, muidenkaan lainhuudon haltijoiden osoitteet eivät ilmene lainhuutotodistuksilta. Turvakiellossa olevan henkilön nimi ja syntymäaika ilmenevät suppealta lainhuutotodistukselta siten kuin edellä on esitetty yhteystietojen salassapidosta. Vastaavasti turvakiellossa olevan henkilön nimi ja henkilötunnus ilmenevät laajalta lainhuutotodistukselta siten kuin edellä on esitetty yhteystietojen salassapidosta. Henkilötunnus voidaan luovuttaa vain silloin, kun vastaanottajalla on perusteltu oikeus käsitellä luovutettavaa henkilötunnusta.
Vastaavasti osoite ei myöskään välity osakehuoneistorekisteriin, eikä turvakiellossa olevan henkilön osoite ilmene taloyhtiön käyttöön tarkoitetusta osakeluettelosta. Turvakiellossa olevan henkilön osoite ja sähköpostiosoite eivät myöskään ilmene taloyhtiön käyttöön tarkoitetusta osakkaiden yhteystietoluettelosta. Turvakiellossa olevan henkilön yhteystiedot ilmenevät näiltä taloyhtiön käyttöön tarkoitetuilta tulosteilta vain, jos henkilö on ilmoittanut yhteystiedokseen turvallisen osoitteen. Muihin osakehuoneistorekisterin ja huoneistotietojärjestelmän tiedoista annettaviin tulosteisiin ei sisälly henkilön yhteystietoja. Turvakiellossa olevan henkilön nimi ja syntymäaika ilmenevät suppealta osakehuoneistotulosteelta siten kuin edellä on esitetty yhteystietojen salassapidosta. Turvakiellossa olevan henkilön nimi ja henkilötunnus ilmenevät laajalta osakehuoneistotulosteelta siten kuin edellä on esitetty yhteystietojen salassapidosta. Henkilötunnus voidaan luovuttaa vain silloin, kun vastaanottajalla on perusteltu oikeus käsitellä luovutettavaa henkilötunnusta. Henkilön nimi ja syntymäaika ilmenevät taloyhtiön käyttöön tarkoitetusta osakeluettelosta siten kuin edellä on esitetty yhteystietojen salassapidosta. Sen sijaan osakeluettelosta annettavalta julkiselta osakeluettelotulosteelta tai sen otteelta ei ilmene turvakiellossa olevan henkilön nimeä, syntymäaikaa tai henkilötunnusta. Jos henkilölle on myönnetty turvakielto, tästä henkilöstä osakeluetteloon merkittyjä tietoja saa luovuttaa asunto-osakeyhtiölain 2 luvun 15 §:n 5 momentin nojalla vain viranomaiselle ja sille, joka osoittaa oikeutensa sitä vaativan.
Muut väestötietojärjestelmään merkityt yhteystietojen luovutuskiellot eivät kuitenkaan välity väestötietojärjestelmästä lainhuuto- ja kiinnitysrekisteriin ja osakehuoneistorekisteriin.
Lisätietoja turvakiellosta löytyy Digi- ja väestötietoviraston verkkosivuilta.
Turvakiellosta huolimatta Maanmittauslaitoksen sähköiseen arkistoon saattaa sisältyä asiakirjoja, joihin sisältyy henkilön yhteystietoja. Maanmittauslaitoksen pitämään rekisteriin tai järjestelmään saattaa myös sisältyä asiakirjasta, henkilöltä itseltään tai kolmannelta henkilöltä peräisin olevia yhteystietoja. Näitä yhteystietoja edellä selostettu turvakielto ei koske. Riippumatta siitä, onko henkilöllä turvakieltoa vai ei, henkilö voi pyytää yhteystietojensa salassapitoa tietyn rekisterin tai asiakirjan osalta edellä selostetun mukaisesti.
Yhteystietoja ei luovuteta suoramarkkinointia tai mielipide- tai markkinatutkimuksia varten
Julkisuuslain 16 §:n 3 momentin mukaan Maanmittauslaitos ei saa luovuttaa tietoja suoramarkkinointia ja mielipide- tai markkinatutkimusta varten, ellei tietojen luovuttamisesta näihin tarkoituksiin säädetä erityislaissa eikä henkilö ole itse antanut suostumustaan tietojen luovuttamiseen näihin tarkoituksiin.
Julkisuuslain 16 §:n 3 momentin mukainen tietojen luovutuskielto koskee myös niitä henkilöitä, jotka eivät ole pyytäneet yhteystietojensa salassapitoa. Maanmittauslaitos ei näin ollen lähtökohtaisesti luovuta yhteystietoja hallussaan olevista asiakirjoista tai pitämistään rekistereistä edellä mainittuihin tarkoituksiin.