Enligt lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999, s.k. offentlighetslagen) är myndighetshandlingar i princip offentliga. Offentlighetslagen tillämpas på offentligheten och hemlighållandet av de handlingar som innehas av Lantmäteriverket och de register som Lantmäteriverket ansvarar för, samt på utlämnandet av uppgifter som finns i dessa handlingar och register.
Det är möjligt att av Lantmäteriverket begära om hemlighållande av sina kontaktuppgifter. En sådan begäran grundar sig på 24 § 1 mom. 31 punkten i offentlighetslagen. Enligt denna punkt är följande myndighetshandlingar sekretessbelagda: handlingar som innehåller uppgift som någon har lämnat om sitt hemliga telefonnummer eller uppgift om läget för en mobilteleapparat samt handlingar som innehåller uppgift om en persons hemkommun och bostad där eller tillfälliga bostad samt telefonnummer och annan kontaktinformation, om personen har begärt att de ska hållas hemliga och har grundad anledning att misstänka att hens egen eller familjens hälsa eller säkerhet kan komma att hotas.
Med stöd av 31 § 2 mom. i offentlighetslagen är sekretesstiden för kontaktuppgifter 50 år räknat från det att den person som handlingen gäller avled eller, om uppgift om detta inte föreligger, i 100 år.
Enligt 29 § 2 mom. i offentlighetslagen kan Lantmäteriverket till en annan myndighet lämna ut adress- eller annan kontaktinformation då kontaktinformationen är sekretessbelagd.
Inlämnande av begäran och målsatt tid för handläggning
En begäran om hemlighållande som riktas till Lantmäteriverket kan vara fritt formulerad eller så kan begäran upprättas genom att använda en färdig blankett för begäran.
Begäran ska undertecknas. Var och en som framställer begäran måste göra en separat begäran till Lantmäteriverket. Den undertecknade begäran kan skannas och skickas per e-post till adressen registratorskontoret@lantmateriverket.fi, skickas per post till adressen Lantmäteriverket, PB 84, 00521 Helsingfors, eller lämnas in vid något av Lantmäteriverkets serviceställen. Se information om besöksadresserna Ioch öppethållningstiderna för Lantmäteriverkets serviceställen.
Om begäran avses skannas och skickas per e-post, ska begäran av datasäkerhetsskäl skickas som krypterat e-postmeddelande. Krypterade e-postmeddelanden kan skickas via tjänsten Turvaviesti till adressen registratorskontoret@lantmateriverket.fi. Se noggrannare anvisningar om hur du använder tjänsten Turvaviesti.
Begäran om hemlighållande av kontaktuppgifter och handläggningen av begäran vid Lantmäteriverket är avgiftsfria.
Beslut i ett sekretessärende meddelas utan dröjsmål. Den målsatta tiden för handläggning är två veckor räknat från det att ärendet blivit anhängigt eller om Lantmäteriverket begär om tilläggsutredning i ärendet, två veckor räknat från det att tilläggsutredningen är tillgänglig.
Om begäran om hemlighållande av kontaktuppgifter godkänns, antecknas i de register som Lantmäteriverket upprätthåller och som innehåller sådana kontaktuppgifter som begäran om hemlighållande gäller att dessa uppgifter är sekretessbelagda. Om begäran berör en viss handling som innehas av Lantmäteriverket och i vilken sekretessbelagda kontaktuppgifter ingår, stämplas handlingen som sekretessbelagd.
Hemlighållandet av kontaktuppgifter kan på basis av offentlighetslagen gälla endast sådana handlingar som innehas av Lantmäteriverket eller sådana register som upprätthålls av Lantmäteriverket, i vilka det finns kontaktuppgifter som är föremål för begäran om hemlighållande av kontaktuppgifter vid tidpunkten för anhängiggörandet av begäran.
Om en person lämnar in en ny handling med kontaktuppgifter till Lantmäteriverket efter att den tidigare nämnda begäran om hemlighållande av kontaktuppgifter har blivit anhängig eller om Lantmäteriverket inför kontaktuppgifter som härstammar från personen i fråga i ett register som upprätthålls av Lantmäteriverket efter att den tidigare nämnda begäran om hemlighållande av kontaktuppgifter har blivit anhängig, kan personen i fråga om hen så vill lämna in en ny begäran om hemlighållande av kontaktuppgifter till Lantmäteriverket beträffande handlingen eller registret i fråga.
Den tidigare begäran om hemlighållande av uppgifter och det avgörande som har getts med anledning av begäran gäller enligt det som har nämnts tidigare endast sådana handlingar och uppgifter som innehas av Lantmäteriverket vid tidpunkten för anhängiggörandet av begäran.
Grunder för begäran om hemlighållande
För att kunna utfärda ett beslut om hemlighållande av kontaktuppgifter behöver Lantmäteriverket en utredning av den som framställt begäran om att hen har grundad anledning att misstänka att hens egen eller familjens hälsa eller säkerhet kan komma att hotas om kontaktuppgifterna lämnas ut. Lantmäteriverket måste utreda om det finns en sådan grundad anledning för hemlighållande som avses i lagen.
Den som ansöker om hemlighållande behöver dock inte till Lantmäteriverket skicka skriftliga bevis på ett hot mot hälsa eller säkerhet. Sökanden ska dock hänvisa till sådana konkreta fakta som gör det möjligt för Lantmäteriverket att på objektiva grunder bedöma existensen av ett hot i beslutets prövningsskede.
Föremålet för hemlighållande
Centrala landsomfattande register som Lantmäteriverket upprätthåller är lagfarts- och inteckningsregistret, fastighetsregistret, registret över enskilda vägar, köpvittnesregistret, köpeskillingsregistret över fastigheter och aktielägenhetsregistret. I lagfarts- och inteckningsregistret antecknas bland annat uppgifter om fastigheternas ägare, inteckningar och särskilda rättigheter, i fastighetsregistret antecknas uppgifter om fastigheter, i registret över enskilda vägar antecknas uppgifter om enskilda vägar, i köpvittnesregistret antecknas uppgifter om köpvittnen, i köpeskillingsregistret över fastigheter antecknas uppgifter om fastighetsöverlåtelser och i aktielägenhetsregistret antecknas bland annat uppgifter om aktielägenheternas ägare, begränsningar och pantsättningar.
Informationstjänster ges om uppgifter i lagfarts- och inteckningsregistret, fastighetsregistret och registret över enskilda vägar via ett fastighetsdatasystem som avses i lagen om ett fastighetsdatasystem och anslutande informationstjänster (453/2002). Ur köpvittnesregistret ges uppgifter i enlighet med bestämmelserna i lagen om köpvittnen (573/2009). Informationstjänster ges om uppgifter i köpeskillingsregistret över fastigheter i enlighet med bestämmelserna i lagen om köpeskillingsregister över fastigheter (552/1980). Informationstjänster ges om uppgifter i aktielägenhetsregistret i enlighet med bestämmelserna i lagen om ett bostadsdatasystem (1328/2018).
Uppgifterna i lagfarts- och inteckningsregistret, fastighetsregistret, registret över enskilda vägar, köpvittnesregistret, köpeskillingsregistret över fastigheter och aktielägenhetsregistret är som utgångspunkt offentliga i enlighet med vederbörande registerlag eller offentlighetslagen som kompletterar den samma. Till den del dessa register innehåller uppgifter som enligt gällande lagstiftning är sekretessbelagda, är uppgifterna dock sekretessbelagda. I dessa register kan man vid behov lagra personers kontaktuppgifter. Det kan ingå personers kontaktuppgifter även i andra register som upprätthålls av Lantmäteriverket. Trots att inga informationstjänster i egentlig mening ges ur dessa register, gäller offentlighetslagen även dem. Lantmäteriverket ger ut uppgifter ur de register som tillhandahålls av Lantmäteriverket i enlighet med gällande lagstiftning.
Hemlighållande som avses i 24 § 1 mom. 31 punkten kan i enlighet med definitionen på en handling i 5 § i offentlighetslagen gälla en handling som innehas av en myndighet eller ett register som upprätthålls av en myndighet. Den som framställer begäran är ansvarig för identifieringen av den handling eller det register som avses i lagen och som ska hemlighållas. Hemlighållandet gäller för en handling eller ett register och följs endast vid överlåtande av kontaktinformation från handlingen eller registret ifråga. Det är möjligt att begäran om hemlighållande riktas till exempelvis alla Lantmäteriverkets register.
Däremot gäller hemlighållandet inte alla personuppgifter utan endast sådana uppgifter om en persons hemkommun och bostad där eller tillfälliga bostad samt telefonnummer och annan kontaktinformation som avses i offentlighetslagen. Därmed kan det tidigare avsedda hemlighållandet inte gälla exempelvis namn, födelsedatum och personnummer som framgår av ett lagfartsbevis som baserar sig på uppgifter i lagfarts- och inteckningsregistret. Om en person har beviljats hemlighållande av kontaktuppgifter, framgår personens namn och födelsedatum av det begränsade lagfartsbeviset. Personens namn och personnummer framgår av det omfattande lagfartsbeviset. Personnummer kan utlämnas endast när mottagaren har en grundad rätt att behandla det personnummer som ska utlämnas. Personens adress framgår inte av någotdera lagfartsbeviset när personen har beviljats hemlighållande av kontaktuppgifter. Om en av lagfartsinnehavarna har beviljats hemlighållande av kontaktuppgifter, framgår inte de övriga lagfartsinnehavarnas adresser heller av dessa lagfartsbevis.
Det tidigare framförda gäller också en persons namn, födelsetid och personnummer som framgår av en aktielägenhetsutskrift eller aktieboken för husbolagets behov och som baserar sig på uppgifter i aktielägenhetsregistret och bostadsdatasystemet. Om en person har beviljats hemlighållande av kontaktuppgifter, framgår personens namn och födelsedatum av den begränsade aktielägenhetsutskriften. Personens namn och personnummer framgår av den omfattande aktielägenhetsutskriften. Personnummer kan utlämnas endast när mottagaren har en grundad rätt att behandla det personnummer som ska utlämnas. Dessutom framgår personens namn och födelsedatum av aktieboken för husbolagets behov. Däremot framgår inte personens namn, födelsedatum eller personnummer av den offentliga utskrift ur aktieboken eller dess utdrag som baserar sig på aktieboken när personen har beviljats hemlighållande av kontaktuppgifter. Personens adress framgår inte av aktieboken för husbolagets behov i detta fall. Personens adress och e-postadress framgår inte heller av förteckningen över aktieägarnas kontaktuppgifter för husbolagets behov. Personens kontaktuppgifter framgår av dessa utskrifter för husbolagets behov endast om personen har meddelat en trygg adress som sin kontaktuppgift. I övriga utskrifter som baserar sig på uppgifter i aktielägenhetsregistret och bostadsdatasystemet ingår inga sådana kontaktuppgifter. Om en person har beviljats hemlighållande av kontaktuppgifter, får uppgifterna om denna person som har införts i aktieboken med stöd av 2 kap. 15 § 5 mom. i lagen om bostadsaktiebolag (1599/2009) endast ges ut till myndigheter och till den som visar att dennas rättighet kräver det.
Spärrmarkering
Hemlighållande enligt 24 § 1 mom. 31 punkten i offentlighetslagen som beskrivs ovan gäller endast den myndighet, till vilken personen har framställt begäran om hemlighållande av sina kontaktuppgifter. En begränsning av utlämnande av kontaktuppgifter enligt ovan nämnda hemlighållande är inte detsamma som en av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata beviljad spärrmarkering. Enligt 36 § 1 mom. i lagen om befolkningsdatasystemet och de certifikattjänster som tillhandahålls av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (661/2009) kan personens kontaktuppgifter förses med spärrmarkering på ansökan i befolkningsdatasystemet om en person har grundad och uppenbar anledning att misstänka att hans eller hennes eller familjens hälsa eller säkerhet är hotad.
Om en persons kontaktuppgifter omfattas av en spärrmarkering som beviljats av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata, förmedlas dessa kontaktuppgifter inte från befolkningsdatasystemet till Lantmäteriverkets register eller system. Därmed förmedlas inte personens adress från befolkningsdatasystemet till exempelvis lagfarts- och inteckningsregistret och framgår inte heller av lagfartsbevisen som baserar sig på uppgifterna i lagfarts- och inteckningsregistret. Om en av lagfartsinnehavarna har spärrmarkering, framgår inte de övriga lagfartsinnehavarnas adresser heller av lagfartsbevisen. Namnet och födelsedatumet för den person som har spärrmarkering framgår av det begränsade lagfartsbeviset i enlighet med det som framförts ovan gällande hemlighållande av kontaktuppgifter. På motsvarande sätt framgår namnet och personnumret för den person som har spärrmarkering av det omfattande lagfartsbeviset i enlighet med det som framförts ovan gällande hemlighållande av kontaktuppgifter. Personnummer kan utlämnas endast när mottagaren har en grundad rätt att behandla det personnummer som ska utlämnas.
På motsvarande sätt förmedlas adressen inte heller till aktielägenhetsregistret och adressen för den person som har spärrmarkering framgår inte av aktieboken för husbolagets behov. Adressen och e-postadressen för den person som har spärrmarkering framgår inte heller av förteckningen över aktieägarnas kontaktuppgifter för husbolagets behov. Kontaktuppgifterna för den person som har spärrmarkering framgår av dessa utskrifter för husbolagets behov endast om personen har meddelat en trygg adress som sin kontaktuppgift. I övriga utskrifter som baserar sig på uppgifter i aktielägenhetsregistret och bostadsdatasystemet ingår inga sådana kontaktuppgifter. Namnet och födelsedatumet för den person som har spärrmarkering framgår av den begränsade aktielägenhetsutskriften i enlighet med det som framförts ovan gällande hemlighållande av kontaktuppgifter. På motsvarande sätt framgår namnet och personnumret för den person som har spärrmarkering av den omfattande lägenhetsutskriften i enlighet med det som framförts ovan gällande hemlighållande av kontaktuppgifter. Personnummer kan utlämnas endast när mottagaren har en grundad rätt att behandla det personnummer som ska utlämnas. Namnet och födelsedatumet för personen i fråga framgår av aktieboken för husbolagets behov i enlighet med det som framförts ovan gällande hemlighållande av kontaktuppgifter. Däremot framgår inte namnet, födelsedatumet eller personnumret för den person som har spärrmarkering av den offentliga utskrift ur aktieboken eller dess utdrag som baserar sig på aktieboken. Om en person har spärrmarkering, får uppgifterna om denna person som har införts i aktieboken med stöd av 2 kap. 15 § 5 mom. i lagen om bostadsaktiebolag (1599/2009) endast ges ut till myndigheter och till den som visar att dennas rättighet kräver det.
Andra förbud som antecknats i befolkningsdatasystemet mot att lämna ut kontaktuppgifter förmedlas dock inte från befolkningsdatasystemet till lagfarts- och inteckningsregistret och aktielägenhetsregistret.
Mera information om spärrmarkering finns på Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas webbplats.
Trots en spärrmarkering kan det i Lantmäteriverkets elektroniska arkiv finnas handlingar, i vilka ingår personens kontaktuppgifter som omfattas av spärrmarkeringen. I Lantmäteriverkets register eller system kan även finnas kontaktuppgifter som härrör från en handling, personen själv eller en tredje person. Spärrmarkeringen gäller inte sådana kontaktuppgifter. Oavsett om personens kontaktuppgifter omfattas av spärrmarkering eller inte, kan personen begära om hemlighållande av sina kontaktuppgifter i ett visst register eller en viss handling enligt beskrivningen ovan.
Kontaktuppgifter lämnas inte ut för direktmarknadsföring eller opinions- eller marknadsundersökningar
Enligt 16 § 3 mom. i offentlighetslagen får Lantmäteriverket endast lämna ut personuppgifter för direktmarknadsföring och för opinions- eller marknadsundersökningar om det särskilt föreskrivs eller om den registrerade har samtyckt till detta.
Förbudet mot att lämna ut personuppgifter enligt 16 § 3 mom. i offentlighetslagen gäller även personer som inte har begärt om hemlighållande av sina kontaktuppgifter. Lantmäteriverket lämnar därmed inte i princip ut kontaktuppgifter som ingår i handlingar som innehas av Lantmäteriverket eller som finns i verkets register.