Kiinteistökirjaamisen monihaarainen palvelupolku
Kiinteistökirjaamisen asioita hoitaessaan asiakas joutuu ensin selvittämään, miten juuri hänen tapauksessaan asia etenee helpoiten. Kanavia asian hoitamiseen on useita: Kiinteistövaihdannan palvelun tai Maanmittauslaitoksen Asiointipalvelun kautta saa tällä hetkellä ainoastaan osan asioista vireille, mutta sähköpostin ja käyntiasioinnin kautta kaikkien asioiden hoitaminen on mahdollista. Toisaalta sähköpostin kautta asiointiin liittyy asiakirjojen tietoturvaongelmia. Kun asiakirjat toimitetaan sähköisen asioinnin ja vahvan tunnistautumisen kautta, tietoturva-asiat ovat kunnossa, eikä kukaan voi esimerkiksi tekeytyä toiseksi henkilöksi.
Toinen ongelma liittyy ajantasaiseen tiedonjakoon. Tietoja, joita lainhuuto- ja kiinnitysrekisterissä on, hyödynnetään viranomaistoiminnassa, luotonannossa ja vaihdannassa. Tavoite on, että tietoa käytetään tulevaisuudessa entistä laajemmin eri toimialoilla, joten niiden reaaliaikaisuus on entistä tärkeämpää. Sähköpostin ja perinteisen maapostin kanssa työskentely vaatii viranomaiselta useita työvaiheita ja sitoo henkilöstöä viestien käsittelyyn sekä asioiden saamiseen lainhuuto- ja kiinnitysrekisteriin, hidastaen reaaliaikaisuutta.
Asioinnin haasteet toistuvat huoneistokirjaamisen parissa
Huoneistotietojärjestelmän tärkeimpiä tarkoituksia on luopua paperisista osakekirjoista ja siirtyä sähköisiin omistajamerkintöihin sekä saada huoneistojen tiedot vakioituun muotoon. Tämän myötä paperisen osakekirjan siirtäminen ja säilyttäminen jäävät pois, ja näin asuntokauppaprosessikin saattaa sujua nopeammin.
Omistus- ja panttaustiedot ovat vastaavantyyppistä rekisteritietoa kuin kiinteistöjen lainhuuto- ja kiinnitystiedot. Tällä hetkellä huoneistojen omistusten ja panttausten rekisteröintihakemukset toimitetaan Maanmittauslaitokselle sähköpostitse, postitse tai käyntiasioinnin kautta.
Tietoturvanäkökulmat sekä manuaalisen toiminnan hitaus ovat haaste myös huoneistojen omistuksen rekisteröinnissä. Manuaalisessa työssä lisähaasteita tuovat tilanteet, joissa tarvittavia tietoja puuttuu hakemuksesta. Kun asiakkaalta pyydetään lisäselvityksiä, hakemuksen käsittely keskeytyy ja käsittelyaika pitenee.
Tavoite: Asiakkaan ei pidä joutua tekemään turhaa työtä
Maanmittauslaitoksen digitaalisen asioinnin kehittäminen perustuu haluun tehdä asiat ihmiskeskeisesti niin, ettei asiakkaiden tarvitse nähdä turhaa vaivaa asiansa hoitamiseen.
Kiinteistöjen kirjaamisasioiden osalta tämä tarkoittaa sitä, että selkeytämme asiointikanaviamme: suljemme sähköpostin vuoden 2024 lopussa ja siirrämme kaikki asiat hoidettaviksi turvallisesti Asiointipalvelun, Kiinteistövaihdannan palvelun ja rajapintojen kautta. Asiointipalvelussa voi myös lähettää täydennyksiä hakemukseensa ja vastaanottaa täydennyspyyntöjä sekä päätöksiä.
Huoneistojen omistuksen rekisteröinnissä uudistuksissa lähdetään liikkeelle ammattitoimijoita varten kehitettävistä rajapintapalveluista ja tavoitteesta saada hakemukset liikkumaan mahdollisimman digitaalisesti. Rajapintapalveluiden kautta tieto siirtyy automaattisesti ammattitoimijalta, kuten pankilta, viranomaiselle. Automatisoinnin myötä vakuuksien hallintaan liittyvät tiedot pysyvät ajan tasalla, mikä hyödyttää pankkeja ja kiinteistövälittäjiä.
Digitaalisia uudistuksia on määrä tehdä myös huoneiston myyjän prosessiin. Huoneiston uuden omistajan rekisteröinti perustuu myyjän suostumukseen. Lähitulevaisuudessa myyjän suostumus voidaan toimittaa sähköisesti, jolloin aidosti digitaalinen huoneistokauppa- sekä hakemusprosessi tulevat mahdollisiksi.
Tulevaisuuden tavoitetilassa automaattinen hakemuskäsittely ja päätöksenteko ovat mahdollisia ja huoneistotietojärjestelmästä saatava tieto on aina ajan tasalla. Huoneistojen kaupan ja panttauksen valmistelut ja toimenpiteet tehdään huoneistokauppaan liittyvissä palveluissa, jossa myös myyjä ja ostaja antavat tarvittavat valtuutukset ja suostumukset kaupan vaiheisiin ja rekisteröinteihin. Kun kauppa on tehty ja pankki on valmis hakemaan uudelle ostajalle omistuksen ja panttauksen rekisteröintiä, lähettää pankki sähköisiä suostumuksia sisältävät hakemukset rajapinnan kautta Maanmittauslaitokselle.
Myös perinteinen käyntiasiointi säilyy sekä huoneistojen että kiinteistöjen kirjaamisasioissa digiasioinnin rinnalla, jotta palvelua voidaan tarjota saavutettavasti heillekin, jotka eivät syystä tai toisesta kykene käyttämään digitaalisia asiointikanavia.
Tulevaisuudessa nopeampaa ja sujuvampaa asiointia
Miksi huoneisto- ja kiinteistöasioita sitten kirjataan eri palveluiden kautta? Eikö viisainta olisi kehittää palveluja samanaikaisesti?
Lainsäädäntö vaikuttaa asioiden käsittelyyn ja kehittämiseen muun muassa siten, ettei Maanmittauslaitos pysty edistämään kiinteistökirjaamisen ja huoneistokirjaamisen asioita täysin samaan muottiin samanaikaisesti – ainakaan vielä.
Maanmittauslaitoksen tavoitteena on
- että tulevaisuudessa asiakkaiden ei tarvitse tietää, liittyykö omistus tai panttaus huoneistoon vai kiinteistöön, vaan kirjaamisasiat hoidetaan digitaalisessa muodossa olevien asiakirjojen ja tietojen perusteella.
- että tulevaisuudessa ammattitoimijat toimittavat hakemukset Maanmittauslaitokselle rajapinnan kautta ja asiakkaat Asiointipalvelun kautta. Näiden kahden kanavan kautta oman asian edistymistä voi myös seurata ja siitä voi viestiä käsittelijän kanssa.
- laajentaa automaattista päätöksentekoa sekä kiinteistöjen että huoneistojen kirjaamisasioissa.
- keskittyä ihmiskeskeisen toimintamallin rakentamiseen yhteistyöverkostojemme kanssa, asiointitarpeen vähentämiseen ja asiakkaiden tarpeiden ennakointiin.
Mikäli olet kiinnostunut Maanmittauslaitoksen digipalveluiden kehittämisen teemoista, tutustu 5.9.2024 järjestettävän Digipäivän ohjelmaan tapahtuman nettisivuilta ja ilmoittaudu mukaan!
Tiina Lokka-Lepistö ja Pauliina Heikkilä
Tiina Lokka-Lepistö työskentelee kehityspäällikkönä ja Pauliina Heikkilä johtavana asiantuntijana Maanmittauslaitoksessa.
Maanmittauslaitoksen blogissa eri kirjoittajat käsittelevät Maanmittauslaitoksen ajankohtaisia asioita.