Huoneistotietojärjestelmän käsittelyn aikataulut ja ruuhkat ovat olleet tapetilla ja esillä mediassa. Tällä hetkellä osakekirjan sähköistämisen käsittelyaika on reilu 9 kuukautta. Me maanmittauslaiset olemme olleet hieman yllättyneitä kansalaisten innokkuudesta sähköistää oma osakekirjansa.
Epävirallisissa ”ovensuukyselyissä” asiakkaamme ovat kertoneet halustansa hoitaa asia pois alta, jottei se jää tulevien sukupolvien hoidettavaksi tai jää tekemättä kokonaan. Aikaahan osakekirjan sähköistämiselle on kymmenen vuotta siitä, kun taloyhtiön osakeluettelo on siirretty sähköiseksi.
Oma työnkuvani Maanmittauslaitoksella koostuu pääasiassa huoneistotietojärjestelmän jatkokehittämisestä. Päivät menevät suurimmaksi osin vuorovaikutuksessa sidosryhmiemme, asiakkaittemme, kollegoiden sekä muiden tahojen kanssa. Nyt olemme luomassa pohjaa sähköiselle rekisterille, jotta saamme tulevaisuudessa mm. tasalaatuista ja helposti saavutettavaa tietoa hyödynnettyä.
Välillä kuitenkin otan tuon huoneistotietojärjestelmän kehittäjän hatun pois päästä ja hyppään hieman erilaiseen mielenmaisemaan; omistusten rekisteröintihakemuksiin. Osa henkilöstöstämme, kuten minäkin, osallistumme vapaaehtoisesti kiireapuna osakekirjojen sähköistämishakemusten ratkaisemiseen. Eli teemme ratkaisuja, jotta osakekirja muutetaan sähköiseen muotoon. Varsinaiset hakemuskäsittelijämme ovat todella hyvin asiansa osaavia ammattilaisia. He käsittelevät pääsääntöisesti haastavampia ja laajempia hakemuskokonaisuuksia, joihin saattaa vierähtää myös ajallisesti pidempi tovi.
Mitä omistuksen rekisteröinti sitten tarkoittaa käytännössä?
Koko prosessi lähtee liikkeelle siitä, että asiakas haluaa saada siirrettyä paperisen osakekirjansa sähköiseksi. Asiakas toimittaa meille hakemuksen rekisteröintiä varten joko postitse, sähköpostitse tai palvelupisteeseemme. Hakemuksen liitteenä täytyy toimittaa alkuperäinen osakekirja, joten jos itse hakemus on tehty sähköpostitse ja osakekirja toimitettu postitse tai palvelupoisteeseen voi näiden yhteen saattamiseen kulua tovi.
Hakemus sekä osakekirja skannataan kirjaamisjärjestelmäämme. Käsittelijä, kuten minä, otamme hakemuksen käsittelyymme tarkemmin tarkasteltavaksi. Jokainen käsittelijä käsittelee hakemuksia huolellisesti ja perusteellisesti. Tärkein ja aikaa vievin osa on huomioida ja vertailla tietojen paikkansapitävyyttä hakemuksen, osakekirjan, osakeluettelon ja osakehuoneistotulosteen kesken. Mikäli tiedot ovat keskenään eriäviä tai osa tiedoista puuttuu, tulee tämä asia selvittää ennen käsittelyn jatkamista ja vaatii myös toisinaan yhteydenottoa asiakkaankin suuntaan.
Hyvin usein tiedoissa on eroavaisuuksia inhimillisten syiden takia. Hakemuksessa saattaa olla painovirhe taikka virhelyönti. Joskus hakemuksesta saattaa puuttua toinen sivu taikka osakekirjasta on toimitettu Maanmittauslaitokselle vain pelkkä kopio. Tämäkään ei estä hakemuksen käsittelyä, se hieman viivästyttää sitä, mutta saadaan kuitenkin ratkaistua, kunhan tarvittavat dokumentit on hakemuksen täydennykseksi toimitettu Maanmittauslaitokselle.
Aloittaessani kiireapuna ohjeviidakko tuntui melkoiselta, miten toimitaan, jos tiedot eivät täsmää tai osa tiedoista puuttuu. Sekin vaikuttaa, onko hakemukset lähetetty meille sähköisesti vai postitse tai tuotu palvelupisteeseen. Ja ai niin, pitikö osakekirja palauttaa asiakkaalle takaisin ja olikohan jo maksut peritty hakemuksesta.
Täysin tyhjentävää ohjeistusta erilaisten hakemustapausten suhteen on haastavaa tehdä. Jokainen asiakas on erilainen ja vaatii oman aikansa. Onneksi kuitenkin käytössämme on hyvät ohjeet sekä kultaakin kalliimmat ammattilaiset, joiden puoleen kääntyä avun tarpeessa. Hetki piti ottaa itselle jäsentäessä toimivin tapa toimia.
Käytännön tekemisessä näkee myös oman kehittymisensä. Ensimmäisessä hakemuksessani meni aikaa reippaasti, onneksi se on lyhentynyt roimasti kokemuksen karttuessa lisää. Päivittäin useita hakemuksia ratkaiseva hakemuskäsittelijä on melkoisen nopea toimissaan. Työntekemiseen kehittyy rutiini ja tietynlainen ote, joka tulee vain tekemällä ja kokemalla.
Itse en varmasti ole nopeimmasta, enkä kokeneimmasta päästä, mutta ajattelen, että jokainen ratkaistu tapaus vie meitä eteenpäin.
Emilia Kiuru
Kirjoittaja on Maanmittauslaitoksen huoneistotietojärjestelmän kehittämisen asiantuntija.
Maanmittauslaitoksen blogissa eri kirjoittajat käsittelevät Maanmittauslaitoksen ajankohtaisia asioita.