ARKKI-järjestelmän käyttöohje Kiinteistötietopalvelun käyttäjille
ARKKI on Maanmittauslaitoksen sähköinen arkisto, jonne arkistoidaan maanmittaustoimituksissa ja hallinnollissa päätöksissä tuotetut asiakirjat ja kartat. Järjestelmään digitoidaan myös vanhempia toimitusasiakirjoja ja -karttoja, joita on syntynyt aina isojaosta alkaen. ARKKIin on viety myös kiinteistökirjaamiseen liittyviä asiakirjoja, kuten esimerkiksi asiakkaan esittämä hakemus liitteineen sekä viranomaisen ratkaisun osoittava päätösasiakirja. Aineisto on karttunut joulukuusta 1993 alkaen. Kiinteistötietopalvelun kautta ovat nähtävissä vain julkiset kirjaamisasiakirjat.
1. Maanmittausarkiston tietojen haku
Kiinteistötietopalvelun puolella haku voidaan käynnistää Rekisteripalvelut-toiminnallisuuden kautta. Hakuehtoina toimivat kiinteistö-, määräala- tai laitostunnus. Esimerkissä on käytetty kiinteistötunnusta 931-408-3-242.
Kun haluttu kiinteistö on löytynyt, saadaan sekä sen perus- että kiinteistönmuodostustiedoista näkyville arkistoviite (eli arkistotunnus), jonka perusteella ao. rekisteriyksikköön liittyvät tiedot löytää ARKKI-järjestelmästä.
Kiinteistönmuodostus-valikko avautuu linkkiä klikattaessa, ja sen alta voi avata Muodostumistietojen selaus (maksuton) -näkymän. Sekä Perustiedot että Muodostumistiedot avautuvat selaimessa uuteen välilehteen tai ikkunaan sen mukaan, millaiset asetukset käyttäjällä selaimessaan on.
1.1. Siirtyminen ARKKIin
Napautettaessa Arkistoviite-linkkiä (edellisen sivun Perustiedot ja Kiinteistönmuodostustiedot -kuvissa ympyröity MMLm/13588/33/2011), käyttäjä siirtyy hakemaan aineistoa ARKKI-järjestelmästä ja näytölle avautuu uuteen ikkunaan ARKKI-hakutulosnäkymä. Haun tuloksena näkyy listaus asiakirjoista ja kartoista, jotka liittyvät haetun rekisteriyksikön muodostukseen. Asiakirjan nimen lisäksi näytöllä näkyy myös sen sisäinen tunnistenumero, viimeisin muutospäivä, asiakirjan tyyppi sekä sininen painike, jolla pääsee katsomaan asiakirjan metatietoja.
Sinisellä alleviivattuina näkyvät ne dokumentit, joista on tallennettuna sähköinen versio (PDF-dokumentti). Lisäksi kiinteistöön saattaa liittyä pelkkiä metatietoja, joihin ei ole liitetty erillistä sähköistä asiakirjaa.
Dokumentin sisällön saa auki kilkkaamalla linkkejä.
Joskus arkistoviitteellä haku ei tuo oikeaa tulosta, koska esimerkiksi kuntatiedot ovat muuttuneet aikojen kuluessa. Jos haetaan esimerkiksi kiinteistötunnuksella 91-439-1-48, saadaan perustietojen kautta tietoon arkistoviite 10:8 (Sibbo), jolle ei tässä muodossa löydy vastinetta ARKKI-järjestelmässä. Tällaisessa tilanteessa aineistoa voi etsiä muokkaamalla hakuehtoja ja hakemalla uudelleen.
1.2. ARKKI-hakuehtojen muokkaus tai uusi haku
Hakuehtoja pääsee muokkaamaan napauttamalla hakutulosikkunan yläosassa olevaa Muokkaa hakua -linkkiä. Tällöin avautuu erillinen hakulomake, jolla aineistoa voidaan arkistoviitteen (arkistotunnus KR, eli kiinteistörekisterissä oleva arkistotunnus) lisäksi hakea arkistotunnus-, toimitusnumero- tai asiatunnus-tiedoilla ja kuntakoodilla. Järjestelmä tuo lomakkeelle automaattisesti ne ehdot, joilla alkuperäinen haku tehtiin.
Esimerkkitapauksessa poistetaan arkistotunnus KR -hakuehdosta (Sibbo)-teksti ja korjataan kunta-koodiksi Helsingin (091) sijaan Sipoon oma kuntakoodi (753). Kuntakoodin voi hakea Kunta-kentän vieressä olevan painikkeen takaa avautuvalta Kunta-listalta.
Kun haku käynnistetään (Suorita haku -toiminnolla) näillä ehdoilla, saadaan esille haluttu lopputulos.
Kiinteistöillä on usein muitakin tapahtumia kuin sen muodostumisen tapahtuma eli toimitus, jossa se muodostettiin. ARKKI-järjestelmän kautta voi hakea kaikenlaisia toimituksia esim. rajankäyntejä, yksityistietoimituksia, yleistietoimituksia ym., joita yksiköllä on vuosien varrella tehty. Hakuehtoina tulee tuolloin antaa vähintään kaksi yksilöivää tietoa: joko toimitusnumero ja kuntakoodi tai arkistoviite ja kuntakoodi.
1.3. Kuntakoodin haku
Kuntakoodin voi hakea Kuntalistalta. Käyttäjän ei tarvitse tietää kuntakoodia, vaan hän voi hakea haluamansa kunnan koodin sen nimen avulla. Suodatuskentän hakuehdoksi valitaan joko kuntakoodi (Kunta) tai kunnan nimi (Nimitys). Tämän jälkeen hakukenttään kirjoitetaan hakukohde (esim. Kiikala tai 252) tai merkkijono hakukohteen nimen alusta esim. kii. Käytä-painike tuo hakutuloksen.
1.4. Hakuvinkkejä
Haun muokkausta tarvitaan usein silloin, kun haku kohdistuu vanhaan aineistoon (ns. MML1-arkistoon, eli materiaaliin isojaosta vuoden 1997 loppuun). Vanhojen läänien maanmittauskonttoreissa oli käytössä erilaisia arkistointitapoja ja arkistotunnukset ovat näin ollen hyvin moninaisia muodoltaan. Yleisin arkistotunnus on muotoa luku:luku, esim. 3:200 tai 1:25, mutta se voi olla myös esim. 232-XII-12, 619/A C=86 AS tai C.24.298. Oikean hakuehdon löytäminen voi joskus vaatia useita yrityksiä.
Jos tarkalla arkistotunnuksella haettaessa ei löydy tuloksia ja arkistotunnus on pitkä, voidaan hakuehtoa lyhentää tähti-katkaisumerkillä (*). Jos esimerkiksi tunnuksen lopussa on C=numero (nk. konvoluuttitunnus) ja vielä lisätarkenteita (esim. 619/A C=86 AS), voidaan hakuehdoksi syöttää 619/A C=86*.
Joissain tapauksissa arkistotunnuksessa oleva roomalainen numero on voitu tallennusvaiheessa korvata vastaavalla arabialaisella numerolla. Joten haettaessa roomalaisia numeroita sisältävällä tunnuksella, voi samaa hakua kokeilla myös muuttamalla roomalainen numero arabialaiseksi.
Aineistossa voi olla myös kirjoitusvirheitä, jolloin esimerkiksi ylimääräinen välilyönti saattaa aiheuttaa sen, että haluttua tietoa ei löydy.
Vuosilta 1998 - 2004 olevan aineiston (MML2) arkistotunnukset ovat muotoa kuntakoodi:vuosiluku:juokseva numero, esim. 291:1999:2. Tätä aineistoa digitoidaan koko ajan, mutta kaikkea aineistoa ei ole vielä sähköisesti saatavilla. Tavoite on, että vuoden 2015 lopussa koko MML2 aineisto on sähköisessä muodossa.
Uusin aineisto (MML3 ja MML4, vuodesta 2005 eteenpäin), joilla tunnus alkaa ”MMLm/” löytyy aina ilman hakuehdon muokkaustarvetta ja se on kokonaan sähköisessä muodossa. Tämän ajanjakson maanmittaustoimituksissa tunnuksen muoto on MMLm/juokseva numero/33/vuosiluku (esim. MMLm/1244/33/2013) ja rekisterinpitäjän hallinnollisissa päätöksissä MMLm/juokseva numero/44/vuosiluku (esim. MMLm/1250/44/2013). Uusimman aineiston yhteydessä hakuehdoksi riittää pelkkä asiatunnus (sama kuin arkistotunnus), koska ne ovat järjestelmän sisällä yksilöiviä.
Hakuongelmia esiintyy yleisesti niissä tapauksissa, joissa kunta on lakannut olemasta ja yhdistynyt toiseen tai kokonaan uuteen kuntaan ja saanut uuden kuntanumeron. Näissä tapauksissa kiinteistötietopalvelun tarjoama nykyinen kuntakoodi ei tuo oikeaa tulosta (kuten aiemmin käytetyssä esimerkissä, jossa Sipoon arkistotunnusta ei löytynyt Helsingin kuntakoodilla), vaan hakuehtoa pitää muokata niin, että haussa käytetään alkuperäistä (arkistointiajankohdan) kuntakoodia.
Kiinteistörekisterissä ja kiinteistötietojärjestelmässä käytettävä arkistotunnusten erotinmerkki, pilkku (,) toimii erotinmerkkinä myös ARKKI-haussa. Jos siis haetaan useammalla arkistotunnuksella, on niiden väliin pantava pilkku, esimerkiksi 2:300,2:301,2:302.
2. Kirjaamisasioiden haku Kiinteistötietopalvelussa
Kiinteistötietopalvelussa on käytettävissä kirjaamisasiakirjat tietyin rajoituksin. Käyttäjä voi tutkia vain julkisia asiakirjoja. Salassa pidettävien asiakirjojen osalta saatavilla ovat vain niiden metatiedot ja itse asiakirjojen tietopalvelua voi pyytää MML:n asiakaspalvelusta.
Maanmittauslaitoksessa säilytetään kirjaamisaineistoja alkaen 1.12.1993. Aineistot jakautuvat kolmeen osa-arkistoon.
Ensimmäinen osa, Kirjaamisarkisto 1, on syntynyt eri käräjäoikeuksissa vuodesta 1993 vuoden 2009 loppuun mennessä. Toinen osa, Kirjaamisarkisto 2, on syntynyt alueellisesti Maanmittauslaitoksen maanmittaustoimistoissa vuodesta 2010 toukokuuhun 2013 mennessä. Kolmas osa, Kirjaamisarkisto 3, syntyy valtakunnallisesti Maanmittauslaitoksessa. Taannehtivaa digitointia tehdään Kirjaamisarkisto 1 ja 2 osalta. Kirjaamisarkisto 3 syntyy digitaalisena.
Käräjäoikeuden tai maanmittaustoimiston ratkaisuissa on asialla arkistoviitteenä Arkistotunnus ja Maanmittauslaitoksen ratkaisuissa Asiatunnus. Hakukortissa arkistotunnus ja asiatunnus ovat erillisiä kenttiä, ja käyttäjän on valittava käytettävä kenttä tilannekohtaisesti. Arkistotunnus on muodoltaan erilainen kuin Asiatunnus.
Arkistotunnus sisältää kaikki asiaan liittyvät asiakirjat. Asiatunnukseen liittyy Hakemustunnus, jolle on arkistoitu hakemus ja sen yhteydessä toimitetut tai esitetyt liitteet. Hakemustunnuksen ja asiatunnuksen välillä on aina liitos, joten käyttäjän ei tarvitse selvittää sitä erikseen.
Asian arkistoviite tai asiatunnus löytyy linkkinä henkilötunnuksen sisältävästä lainhuutotodistuksesta tai rasitustodistuksesta. Linkillä voi siirtyä suoraan ARKKI-järjestelmän hakutulokseen.
2.1. Esimerkkejä
Esimerkki 1: Arkistoviitteen hakeminen lainhuutotodistukselta tai rasitustodistukselta (ilman henkilötunnusta).
Rasitustodistuksesta löytyy erityisen oikeuden kirjaus, joka koskee vuokraoikeutta. Vuokraoikeuteen on merkitty asianumero ja arkistoviite. Jälkimmäistä käytetään arkistohauissa.
Rasitustodistuksesta voi siis kopioida arkistoviitteen 747:2005:KI:8184, jossa
- 747 on Porin käräjäoikeuden tunnus
- 2005 vireilletulovuosi
- KI tarkoittaa erityisen oikeuden kirjaamista (kiinnitystä) ja
- asianumero on 8184.
Henkilötunnuksen sisältävässä rasitustodistuksessa arkistoviite on linkkinä.
Käytetään hakukortin Arkistotunnus-kenttää.
Hakutuloksessa näkyvät haettu arkistoviite sekä toinen siihen liittyvä arkistoviite. Käräjäoikeuden ja maanmittaustoimistojen ratkaisuissa on arkistoitu kolmen eri tyypin asiakirjoja. Päätösasiakirja sisältää viranomaisen ratkaisun digitaalisen kopion. Hakemus on digitaalinen kopio hakijan toimittamasta hakemuksesta (mikäli hakemus on esitetty kirjallisena). Päätösasiakirjan liitteet sisältävät digitaaliset kopiot hakijan toimittamista asiakirjoista, joihin päätös perustuu. Osa asiakirjoista voi olla salassa pidettäviä (ks. ”Salassa pidettävien asiakirjojen tietopalvelu”).
Lainhuudoissa ja selvennyslainhuudoissa arkistoviitteen kirjainosa on LH.
Selvennyslainhuudossa ei ole välttämättä arkistoitu muita digitaalisia kopioita kuin ratkaisu. Se voi olla myös konekielinen, jolloin erillisiä asiakirjoja ei ole. Konekielisessä selvennyslainhuudossa ei siten ole arkistoviitettäkään.
Maanmittauslaitoksen ratkaisuissa on arkistoitu hakemus ja päätösasiakirja, mutta liitteillä ei ole yhteistä yleisnimeä (kuten päätösasiakirjan liitteet). Kirjaamisarkisto 3 liiteasiakirjat on nimetty itse asiakirjan perusteella, esim. kauppakirja, testamentti tms.
Esimerkki 2: Asiakirjoja ei ole vielä digitoitu ARKKI-järjestelmään.
Rasitustodistuksesta voi painaa linkkiä tai kopioida arkistoviitteen: 715:2000:KI:2324.
Arkistoviite liitetään hakukenttään Arkistotunnus ja painetaan ”Suorita haku”.
Hakutuloksesta selviää, ettei asian asiakirjoja ole vielä digitoitu. Tällöin tulee tehdä arkistotilaus MML:n asiakaspalvelun kautta.
Esimerkki 3: Asiakirjat ovat Kansallisarkistossa.
Omistusoikeuden asiakirjojen asiaviitteet löytyvät lainhuutotodistukselta:
Tässä tapauksessa asiakirjat ovat Kansallisarkisto Jyväskylän toimipisteessä, josta tietopalvelua saa paikan päältä tai asiakaspalvelusta. Kansallisarkistossa olevia asiakirjoja ei voi tutkia Kiinteistötietopalvelun kautta.
Esimerkki 4: Maanmittauslaitoksen tekemä ratkaisu.
Kunta on ostanut kiinteistön ja saanut lainhuudon.
Ratkaisun arkistoviite on asiatunnus MML/29418/71/2021, jossa
- MML eli Maanmittauslaitos
- asianumero on 29418
- 71 on päätös lainhuudosta
- 2021 on vireilletulovuosi
Lainhuutotodistuksesta kopioidaan arkistoviite ja liitetään se hakukortilla asiatunnuskenttään. Versiosta Lainhuutotodistus (henkilötunnus) voi siirtyä suoraan linkin kautta.
Asiatunnuksella tehty haku näyttää päätöksen ja siihen liittyvän hakemustunnuksen, jolle on arkistoitu hakemus ja saantoasiakirjat liitteineen. Hakemustunnus on nk. 70-sarjaa. Se kertoo, asian tai päätöksen lajin (70 = hakemus, 71 = lainhuuto, 72 = kiinnitys, 73 = erityinen oikeus, 74 = muistutus, 75 = korjaaminen). Liittyvää asiaa ei tarvitse hakea erikseen vaan se näkyy hakutuloksessa automaattisesti.
Käräjäoikeuden ja maanmittaustoimistojen ratkaisuissa hakemukset, asiakkaan toimittamat asiakirjat sekä päätös ovat kaikki samalla arkistotunnuksella.
Esimerkki 5: Arkistotunnusten erot.
Käräjäoikeuden ja maanmittaustoimistojen arkistotunnukset poikkeavat sekä Maanmittauslaitoksen asiatunnuksista että hieman toisistaan. Erona on käräjäoikeuden tunnus ja maanmittaustoimiston tunnus, joka on asianumeron ja arkistotunnuksen ensimmäinen, kolminumeroinen osa. Numeron voi tarkistaa tästä pdf-tiedostosta.
Jokaisella käräjäoikeudella ja maanmittaustoimistolla on oma tunnuksensa. Käräjäoikeuden tunnus (ns. 700-sarjaa) on sama sekä kiinteistötietojärjestelmässä että ARKKI-järjestelmässä. Maanmittaustoimiston tunnus (ns. 500-sarjaa) kiinteistötietojärjestelmässä on eri kuin ARKKI-järjestelmässä.
2.2. Salassa pidettävien asiakirjojen tietopalvelu
ARKKI-järjestelmään on arkistoitu salassa pidettäviä asiakirjoja, joita on erityisesti kirjaamisarkistossa. Salassa pidettävä asiakirja näkyy Kiinteistötietopalvelun hakutuloksessa, mutta sitä ei voi avata. Järjestelmä antaa virheilmoituksen.
Salassa pidettävän asiakirjan metatietoja voi kuitenkin katsella. Metatietokortilta selviää tiedot asiakirjan julkisuudesta.
Salassa pidettävistä asiakirjoista voi pyytää tietoja MML:n ulkoisesta asiakaspalvelusta.
Järjestelmää on päivitetty vaiheittain vuoden 2010 jälkeen, kun kirjaamistehtävät siirtyivät Maanmittauslaitokselle. Tämän vuoksi salassa pidettävien asiakirjojen metatiedot ovat hieman erilaisia riippuen digitointiajankohdasta sekä siitä, onko kyseessä käräjäoikeudessa, maanmittaustoimistossa vai Maanmittauslaitoksessa ratkaistu asia.
Vuoteen 2020 mennessä taannehtivasti digitoitujen asiakirjojen nimekkeeseen on merkitty ”salassa pidettävä”. Lisäksi asiakirjan metatietokortilla julkisuusluokka on määritelty ”235 Salassa pidettävä”, ja merkitty ”Suojattu asiakirja”.
Vuoden 2020 jälkeen taannehtivasti digitoitujen asiakirjojen metatietokortilla on edellä mainittujen merkintöjen lisäksi mainittu salassapitoaika ja -syy.
Kevään 2022 jälkeen taannehtivasti digitoitujen asiakirjojen nimekkeessä ei enää lue ”salassa pidettävä”, vaan tieto selviää joko klikkaamalla asiakirjalinkkiä (jolloin järjestelmä antaa virheilmoituksen) tai tarkistamalla metatietokortin tiedot.
Kirjaamisarkisto 3, eli digitaalisena syntynyt aineisto, on alusta alkaen merkitty eri tavalla. Asiatunnuksille ja hakemustunnuksille liitetyissä salassa pidettävien asiakirjojen nimekkeissä ei lue ”salassa pidettävä”. Muilta osin asiakirjan metatiedot vastaavat vuoden 2022 jälkeen taannehtivasti digitoitujen asiakirjojen metatietoja (julkisuusluokka, salassapitoaika ja -syy, suojattu asiakirja).