Osakeluettelon siirto

Ennen vuotta 2019 perustetuilla taloyhtiöllä oli määräaika siirtää osakeluettelot huoneistotietojärjestelmään vuoden 2023 loppuun mennessä. Kaikki vuonna 2019 tai sen jälkeen perustetut asunto-osakeyhtiöt ja keskinäiset kiinteistöosakeyhtiöt ovat suoraan huoneistotietojärjestelmässä.

Jos taloyhtiö ei ole vielä siirtynyt huoneistotietojärjestelmään, voit tehdä sen osakeluettelon siirtopalvelussa. Siirto on maksullinen.

Taloyhtiöt, joiden isännöitsijällä on käytössä isännöintijärjestelmä, voivat tuoda osakeluettelon tietoja siirtotiedostona suoraan isännöintijärjestelmästä huoneistotietojärjestelmään.

Mitä taloyhtiön tulee tehdä ennen siirtoa?

Usein kysyttyä osakeluettelon siirrosta

Apua osakeluettelon siirtoon

Osakeluettelo ja osakkaiden yhteystiedot

Kun taloyhtiö on huoneistotietojärjestelmässä, taloyhtiö voi hakea maksutta osakeluettelon siirtopalvelusta yhtiön käyttöön osakeluettelon ja osakkaiden yhteystiedot.

Osakeluettelosta on kaksi versiota:

• Julkinen osakeluettelo sisältää perustiedot taloyhtiöstä, osakehuoneistoista ja niiden omistajista.
• Taloyhtiön osakeluettelo, jossa näkyvät omistajien nimien lisäksi omistajien osoitteet ja syntymäajat.

Osakkaiden yhteystiedot

• Taloyhtiön osakeluettelo ei sisällä osakkaiden sähköpostiosoitteita. Sähköpostiosoitteet saat osakkaiden yhteystiedot -listasta.
• Jos osakkaalla on turvakielto tai hän on kieltänyt yhteystietojensa luovuttamisen, yhteystiedot näkyvät taloyhtiön osakeluettelossa ja osakkaiden yhteystiedot -listassa vain silloin, kun osakas on ilmoittanut huoneistotietojärjestelmään turvallisen osoitteen. Osakkaan nimi ja syntymäaika näkyvät taloyhtiön osakeluettelossa ja yhteystietolistassa kuten muidenkin osakkaiden.

Palveluun kirjaudutaan Suomi.fi-tunnistuspalvelun kautta. Palveluun voi tunnistautua suomalaisilla pankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai Digi- ja väestötietoviraston myöntämällä sähköisellä henkilö- tai toimikortilla.  Ulkomaalaisen tunnistustavat eivät ole palvelussa käytössä.

Palveluun voi kirjautua vain kaupparekisteriin merkitty:

• taloyhtiön isännöitsijä
• taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja
• isännöitsijäksi rekisteröidyn yhteisön päävastuullinen henkilöisännöitsijä tai yksin edellä mainitun yhteisön edustamiseen oikeutettu henkilö (esimerkiksi osakeyhtiömuotoisen isännöintiyhtiön toimitusjohtaja)
• henkilö, jolle on suomi.fi-valtuudet-palvelussa annettu valtuus palvelun käyttöön. Oikea valtuus on nimeltään "Taloyhtiön osakeluettelon tietojen käsittely ja siirron hyväksyminen".

Valtuutusavain rajapintakäyttöä varten

Palvelusta saa osakeryhmätunnukset ja valtuutusavaimen, joita tarvitaan tietojen välittämisessä huoneistotietojärjestelmästä isännöintijärjestelmään. 

Saadaksesi valtuutusavaimen, sinun tulee hyväksyä Huoneistotietojärjestelmän kyselypalvelu isännöitsijöille -palvelun käyttöehdot.

Osakeluettelon siirtopalvelun käyttäjän (pelkkä osakeluettelon siirto) tulee hyväksyä siirtopalvelun käyttöehdot. 

Jos haetaan myös valtuutusavainta isännöintijärjestelmän tietopalvelua varten, tulee käyttäjän lisäksi hyväksyä Huoneistotietojärjestelmän kyselypalvelu isännöitsijöille -palvelun käyttöehdot.