Kanske inte en riktigt lika uppskattad roll som den tidigare, men den är utmanande och intressant. I möten har jag kanske “några gånger” orsakat förvirring genom att till exempel nämna att i förvaltning och bostadsaktiemarknad är inget så entydigt att inte någon skulle kunna göra det på lite annat sätt.
Jag ska nu dela några tankar om bostadsdatasystemet med hjälp av disponentperspektivet.
Några aktuella puffar med anknytning till mötesperioden
Disponenten är ett branschproffs på vars kunskap, kompetens, förmåga och problemlösning mötesdeltagarna litar. I stort sett alla saker i anslutning till bolagsstämman är som tidigare. Det som förändrats är den part som upprätthåller aktie- och adressuppgifter. De officiella uppgifterna om aktieägarna och deras adresser finns numera i Lantmäteriverkets register. De dagsaktuella uppgifterna där är det som gäller.
Representanter för disponentprogramvaror har deltagit i utvecklingsprojektet. Programvarorna och den hjälp de utgör för mötesförberedelserna fungerar alltså i huvudsak som tidigare år. Dock har det kommit några förändringar och programleverantörerna har säkert informerat om dessa. Långt ifrån alla disponenter har ett särskilt system och en påminnelse om att aktieboken, aktiegruppsbeteckningar och aktieägarnas kontaktuppgifter finns i överföringstjänsten på osakehuoneistorekisteri.fi. Avgiftsbelagda utskrifter som aktieägare behöver och mycket annan nyttig information, speciellt för aktieägare, finns på maanmittauslaitos.fi.
Lagen om bostadsaktiebolag och lagen om ett bostadsdatasystem bestämmer till vem kallelsen till bolagsstämman skickas, vem som får delta i mötet och framför allt vem som får rösta på mötet. I anslutning till mötets genomförande är det dock tillåtet att använda huvudet och ofta till och med rekommenderat. Kom också ihåg att fullmakt har betydelse, speciellt när det gäller köp och dödsbon.
Bostadsdatasystemet har utvecklats och utvecklas vidare i samarbete med såväl Fastighetsförbundet som Disponentförbundet. Via förbunden får man omfattande information om bostadsdatasystemet, liksom andra frågor gällande bolagsstämman.
För närvarande är det en beklagligt lång fördröjning för överföring och registrering av aktieböcker i elektronisk form. Fördröjningarna gäller dock enstaka aktiegrupper och det dessa förorsakar, liksom även övriga överraskande saker som kommer fram i möten, bör alltid hanteras ett fall i taget. Då kan man få sakerna att fungera som de ska i sinom tid.
Mer allmänt om bostadsdatasystemet
Bostadsdatasystemet grundar sig på lag (Lag om ett bostadsdatasystem 28.12.2018/1328), där ansvaret för genomförande har lagts på Lantmäteriverket. Genomförandet har två, eller i viss mening till och med tre faser. Den första fasen avslutades 2023. Tack vare disponenternas starka spurt kunde den största delen (mer än 92 procent) av drygt 87 000 husbolag och 1,8 miljoner aktiegrupper överföras till det elektroniska registret när det gäller bostads- och aktieuppgifter inom den tidsfrist som lagen ställer.
Fortsättningen på den första fasen, det vill säga överföringen av aktieböckerna till elektronisk form, sker sedan en aktiegrupp i taget under de kommande 10 åren. Det är ju egentligen ingen brådska med saken, men det är nog så att speciellt äldre människor har som vana att göra saker med en gång så det inte glöms bort. Och troligtvis tar de flesta av resten tag i saken först när det är ett absolut måste, antingen vid ägarbyte eller, först om cirka 10 år när tidsfristen går ut.
Nu är det i praktiken den första våren då vi får testa bostadsdatasystemets funktion också under bolagsstämmoperioden. Och visst fungerar det. Det avviker ju inte nämnvärt från det otal system som tidigare använts för att förvalta husbolag. Aktieägarnas uppgifter har upprätthållits redan under decennier. Till en början med penna och papper och senare genom att stapla en sned hög bittar för att skapa text och lite annat på skärmen. Jag vill påstå att i varje sätt och system har det funnits goda och dåliga sidor, som man sedan har försökt korrigera lite i taget. I bakgrunden finns ofta en människa, som i brådskan har registrerat fel, glömt att registrera något, eller som kanske aldrig ens har fått viss information att registrera. Inte heller detta system skiljer sig från de tidigare. Utmaningar har man stött på och man strävar efter att reagera på saker inom ramen för möjligheter och resurser.
En sak som kan vara lite okänd för den stora allmänheten är att bostadsdatasystemet är långt ifrån klart. Förberedelserna för den andra fasen som följer på överföringen har redan kommit långt. I fortsättningen är avsikten att utöver de administrativa uppgifterna samla husbolagens och aktieägarnas renoverings- och låneuppgifter i registret. När det gäller reparationer matas först redan genomförda reparationer med kanske färre uppgifter och sedan nya renoveringar mycket noggrannare. Egentligen kommer mer omfattande anmälan och uppföljning av lån som en helt ny sak, kopplad till det positiva kreditupplysningsregistret som togs i bruk 1.4.2024. Genom att utnyttja de insamlade uppgifterna kommer man förhoppningsvis att mer omfattande kunna sätta sig in i såväl husbolagens renoveringsskuld som husbolagens och aktieägarnas skuldbörda.
När även det här senare projektet har kommit i mål om drygt ett par år så är en mycket omfattande husbolagsteknikrenovering gjord. Nästan alla husbolags uppgifter har då sparats i en standardiserad, strukturerad form. En elektronisk informationsgrund har skapats som kan ge upphov till tjänster vi ännu inte känner till.
Jag vill också konstatera att visst har det här bostadsdatasystemet gett upphov till massor av jobb för många olika parter. Och fortsätter att göra. Som i många stora frågor så syns bara isbergets topp för den stora allmänheten. Nyttan, speciellt för disponenter, märks först efter en tid. Jag önskar lycka till under våren till de disponenter som jobbar på gränsen till sin förmåga, och naturligtvis även till alla andra som har läst ända hit.
Jarmo Pekkarinen
Skribenten är expert vid Lantmäteriverket.