Lainsäädäntö antaa raamit automaation hyödyntämiselle
Emme voi automatisoida ja laittaa koneen tehtäväksi ihan mitä tahansa. Viime vuonna voimaan tullut uusi lainsäädäntö antaa meille raamit, missä asioissa voimme hyödyntää automaatioratkaisuja. Laki määrittelee tarkasti myös sen, miten automaattisten ratkaisujen käyttöönotto ja toteutus tulee dokumentoida. Dokumentoinnin tulee olla asiakkaiden saatavilla ja selkeästi kirjoitettu. Uuden lain siirtymäaika päättyy lokakuussa 2024, jolloin dokumentoinnin ja asiakkaan informoinnin täytyy olla lainsäädännön mukaisia.
Maanmittauslaitoksessa on tehty automaattisia ratkaisuja jo pitkään
Maanmittauslaitoksessa kiinteistöjen kirjaamisasioissa on tehty automaattisia ratkaisuja jo useamman vuoden ajan. Kiinteistövaihdannan palvelun suorittamat tarkistukset ovat mahdollistaneet päätöksen saamisen sekunneissa, kun hakemus on koskenut kiinnitystä tai sähköisen panttikirjan siirtoa. Tämähän on viranomaistyötä parhaimmillaan, koska asiakas saa päätöksen ilman odottelua.
Viranomaistoiminnassa laki ohjaa vahvasti tekemistämme. Laki määrää, missä asioissa voimme hyödyntää automaattista päätöksentekoa. Kun uusi lainsäädäntö tuli voimaan, aloitimme pohtimalla perusasioita, eli mitkä ovat hallintopäätöksiä ja mitä hallintopäätöksiä meillä tehdään. Ylläpitämiemme rekisterien osalta voidaan yleisellä tasolla todeta, että kaikki rekisteriin tehtävät merkinnät ovat omalla tavallaan hallintopäätöksiä, mutta niissäkin voi nähdä sävyeroja. Esimerkiksi jonkin asian merkitseminen määräaikaisesti rekisteriin on hallintopäätös, mutta tämän merkinnän poistaminen automaation avulla voi olla tämän hallintopäätöksen täytäntöönpanoa eikä enää oma erillinen hallintopäätöksensä. Tulkintaeroja nousi esiin ja pohdintaa tehtiin yhdessä muiden viranomaisten kanssa sekä Maanmittauslaitoksessa sisäisesti. Sujuvan vuoropuhelun ansiosta meillä on toimiva toimintamalli tulevaisuuden automaattisia päätöksiä varten. Mutta mikä on toimintamalli?
Automatisointi jatkuu tulevaisuudessa
Uuden automaattisen päätöksenteon lainsäädännön perusteella suunnittelimme toimintamallin, joka ohjaa automaattisten päätösten käyttöönottoa meillä Maanmittauslaitoksessa. Koska meillä on jo tehty automaattisia päätöksiä, pääsimme tämän ensimmäisen vaiheen kenties helpommalla, vaikka rehellisyyden nimissä emme olleet dokumentoineet kaikkea niin tarkasti ja selkeästi kuin uusi lainsäädäntö edellyttää.
Laista tuleva siirtymäaika päättyy lokakuussa 2024. Tähän nähden olemme Maanmittauslaitoksessa todella hyvässä vaiheessa. Olemme laatineet vaaditut dokumentit nykyisistä automaatiopäätöksestä ja järjestelmäkehitystä on edistetty siten, että tuotantoon viennit tarvittaville pienille muutoksille tehdään elokuussa 2024. Toimintamallin ja asiakirjapohjien avulla voimme seuraavaksi siirtyä suunnittelemaan uusia automaatiopäätöksiä.
Maailma muuttuu – ollaan rohkeasti kehityksessä mukana
Työ on vaatinut uudenlaista rohkeutta tehdä ja tulkita asioita, mutta samalla tunnustaa tosiasiat sen suhteen, että isossa talossa tehdään asioita todella monella eri tavalla. Vaikka yleislainsäädäntö on meille kaikille sama, erityislainsäädäntömme ohjaa tekemistämme omalla tavallaan, jossa tulkinnat ovat erityisen tärkeässä roolissa. Uudenlainen maailma vaatii uudenlaista toimintaa monissa asioissa. Automaattinen päätöksenteko on oiva väline tehostaa toimintaa ja tuottaa tärkeimmälle eli asiakkaallemme nopeasti haluttu lopputulos, jotta hän pääsee jatkamaan asiansa kanssa eteenpäin. Me mahdollistamme unelmien toteutumista: tunnemme Maan ja turvaamme tulevaisuutta.
Tiina Lokka-Lepistö
Kirjoittaja on Maanmittauslaitoksen kiinteistöjen omistuksen palveluiden kehityspäällikkö ja automaattisten ratkaisumenettelyjen käyttöönottoprojektin ohjausryhmän puheenjohtaja.
Maanmittauslaitoksen blogissa eri kirjoittajat käsittelevät Maanmittauslaitoksen ajankohtaisia asioita.
Lue lisää:
Uudella lainsäädännöllä tekstissä viitataan hallintolain ja tiedonhallintalain uusiin säännöksiin: Valtiovarainministeriön esitys Automaattinen ratkaisumenettely – tiedonhallintalain muutokset