Lagstiftningen skapar de ramar för hur vi kan utnyttja automation

Vi kan inte automatisera och låta maskinen sköta precis vad som helst. Den nya lagstiftningen som trädde i kraft i fjol skapar de ramar som avgränsar de ärenden inom vilka vi kan utnyttja automation. Lagen definierar även exakt hur ibruktagandet och genomförandet av automatiska lösningar ska dokumenteras. Dokumentationen ska vara tillgänglig för kunderna och tydligt skriven. Den nya lagens övergångsperiod tar slut i oktober 2024 och då ska dokumenteringen och informeringen av kunder vara enhetliga med lagstiftningen.

Lantmäteriverket har fattat automatiska beslut redan länge

Lantmäteriverket har fattat automatiska beslut i fastighetsinskrivningsärenden redan i flera års tid. De granskningar som Fastighetsöverlåtelsetjänsten utfört har gjort det möjligt att få ett beslut inom några sekunder då ansökan har gällt en inteckning eller en överföring av ett elektroniskt pantbrev. Det här är ju myndighetsverksamhet av det bästa slaget eftersom kunden får beslutet utan att behöva vänta. 

Inom myndighetsverksamheten är det lagen som bestämmer vad vi gör. I lagen finns bestämmelser om de ärenden som vi kan utnyttja automatiskt beslutsfattande i. När den nya lagstiftningen trädde i kraft började vi med att fundera på de grundläggande frågorna, alltså vilka beslut som är förvaltningsbeslut och vilka förvaltningsbeslut som fattas hos oss. I anslutning till de register som vi upprätthåller kan man på ett allmänt plan konstatera att alla registeranteckningar på sitt sätt är förvaltningsbeslut, men att man kan se nyansskillnader i dem också. Exempelvis är antecknandet av ett ärende i registret för en viss tid ett förvaltningsbeslut, men en automatisk borttagning av anteckningen kan vara genomförande av detta förvaltningsbeslut och inte ett separat förvaltningsbeslut. Det uppstod tolkningsskillnader och man har funderat på dessa frågor tillsammans med andra myndigheter och inom Lantmäteriverket. Tack vare den lediga dialogen har vi en fungerande verksamhetsmodell i väntan på automatiska beslut i framtiden. Vilken verksamhetsmodell?

Automatiseringen fortsätter i framtiden

Med stöd av den nya lagstiftningen om automatiskt beslutsfattande har vi tagit fram en verksamhetsmodell som styr ibruktagandet av automatiskt beslutsfattande vid Lantmäteriverket. Eftersom vi redan har fattat automatiska beslut, har det första skedet kanske varit enklare för oss än vissa andra, även om vi ärligt talat inte har dokumenterat allt så noggrant och tydligt som den nya lagstiftningen kräver.

Övergångsperioden som härrör från lagen upphör i oktober 2024. Med tanke på detta så har vi kommit långt vid Lantmäteriverket. Vi har uppgjort de dokument över de nuvarande automatiska besluten som lagen kräver och främjat systemutvecklingen så att de små ändringar som behövs kan genomföras i produktionen i augusti 2024. Med hjälp av verksamhetsmodellen och dokumentmallarna kan vi ta följande steg och börja planera nya automatiska beslut.

Världen förändras – vi är modigt med i utvecklingen

Detta har krävt ett nytt slags mod att göra och tolka saker, men samtidigt godkänna fakta i det att saker görs på många olika sätt i en stor organisation. Trots att den allmänna lagstiftningen är lika för alla så styrs vår verksamhet av speciallagstiftning i vilken tolkningarna spelar en särskilt viktig roll. Världen har förändrats och förutsätter nya typer av verksamhet i många fall. Automatiskt beslutsfattande är ett bra sätt att effektivisera verksamheten och att ge våra kunder det önskade slutresultatet så att kunden kan fortsätta sköta sitt ärende. Vi gör det möjligt för drömmar att gå i uppfyllelse: vi känner Jorden och tryggar framtiden.

Tiina Lokka-Lepistö

Skribenten är Lantmäteriverkets utvecklingschef för tjänster om ägande av fastigheter och ordförande för ledningsgruppen för projektet för ibruktagande av förfaranden för automatiskt beslutsfattande.

I Lantmäteriverkets blogg behandlar olika skribenter aktuella frågor vid Lantmäteriverket.

Läs mer:

I texten avses med ny lagstiftning de nya bestämmelserna i förvaltningslagen och lagen om informationshantering: Finansministeriets presentation (på finska): Automaattinen ratkaisumenettely – tiedonhallintalain muutokset