1. Yleistä
Näitä käyttöehtoja sovelletaan sellaiseen asunto-osakeyhtiöön tai keskinäiseen kiinteistöosakeyhtiöön, jonka osakeluetteloa on joko yhtiön perustamisesta saakka ylläpidetty huoneistotietojärjestelmässä tai jonka osakeluettelon ylläpito on siirretty Maanmittauslaitokselle ja jonka isännöintiä hoidetaan sellaisessa isännöintiä harjoittavan yhteisön, liikkeen tai luonnollisen henkilön käytössä olevassa isännöintijärjestelmässä, josta on järjestetty huoneistotietojärjestelmästä annetun lain (1328/2018, jäljempänä ”HTJL”) 20 §:n 1 momentissa tarkoitettu tekninen käyttöyhteys huoneistotietojärjestelmään (jäljempänä ”Taloyhtiö”).
HTJL 20 §:n 1 momentin nojalla Maanmittauslaitos päättää tietojen luovuttamisesta. Tiedot saadaan luovuttaa teknisen käyttöyhteyden avulla tai muuten sähköisessä muodossa, jos luovutuksen saajalle ja välittäjänä toimivalle myönnetään käyttölupa. Taloyhtiöllä on kuitenkin oikeus saada sellaisia tietoja, joita se tavanomaisessa toiminnassaan tarvitsee, ilman käyttölupaa. Huoneistotietojen kyselypalvelun isännöintijärjestelmä – tuotekokonaisuudella Taloyhtiö saa oikeuden vastaanottaa ja käsitellä kyseiseen huoneistotietojen tuotekokonaisuuteen sisältyviä, HTJL 20 §:n 1 momentissa tarkoitettuja ja yhtiön tavanomaiseen toimintaan tarvittavia osakkaiden henkilötietoja.
Nämä käyttöehdot koskevat Taloyhtiön HTJL 20 §:n 1 momentissa tarkoitetussa tavanomaisessa toiminnassa tarvittavia tietoja sekä niihin liittyviä henkilötunnuksia koskevaa, Huoneistotietojen kyselypalvelu isännöintijärjestelmille -nimistä palvelua (jäljempänä ”Palvelu”). Taloyhtiön tavanomaisessa toiminnassa tarvittavia tietoja sekä niihin liittyviä henkilötunnuksia, jotka toimitetaan Palvelun kautta, nimitetään jäljempänä ”Taloyhtiön tiedoiksi”.
Taloyhtiön tietoja tarjotaan Palvelun kautta huoneistotietojärjestelmästä HTJL 20 § 1 momentissa tarkoitetun välittäjän järjestämän teknisen käyttöyhteyden avulla Taloyhtiön isännöintiä hoitavan yhteisön, liikkeen tai luonnollisen henkilön käytössä olevaan, välittäjän tarjoamaan isännöintijärjestelmään tai sen osaan, jossa Taloyhtiön isännöintiä hoidetaan (jäljempänä ”Isännöintijärjestelmä”). Palvelun kautta Taloyhtiön tietoja Isännöintijärjestelmässä käsittelevää Taloyhtiön tietoja käsittelevää henkilöä kutsutaan Käyttäjäksi. ”Käsittelemisellä” ja ”Käsittelyllä” näissä käyttöehdoissa tarkoitetaan toimintoa tai toimintoja, joita kohdistetaan Taloyhtiön tietoihin tai niitä sisältäviin tietojoukkoihin joko automaattista tietojenkäsittelyä käyttäen tai manuaalisesti, kuten Taloyhtiön tietojen keräämistä, tallentamista, järjestämistä, jäsentämistä, säilyttämistä, muokkaamista tai muuttamista, hakua, kyselyä, käyttöä, luovuttamista siirtämällä, levittämällä tai asettamalla ne muutoin saataville, yhteensovittamista tai yhdistämistä, rajoittamista, poistamista, tuhoamista tai vastaanottamista.
Koska Käyttäjä edustaa Taloyhtiötä Käsitellessään Taloyhtiön tietoja Isännöintijärjestelmässä voimassa olevan isännöintisopimuksen ja asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 7 luvun 22 §:n 2 momentin tai varallisuusoikeudellisista oikeustoimista annetun lain (228/1929) 10 §:n 2 momentissa tarkoitetun asemansa perusteella, hän tai hänen mahdollisesti edustamansa Taloyhtiön isännöintiä hoitava yhteisö tai liike ei tarvitse Maanmittauslaitokselta erillistä käyttölupaa Taloyhtiön tietojen Käsittelemiseen Isännöintijärjestelmässä HTJL 20 § 1 momentin nojalla.
Palvelu toimii Osakeluettelon siirtopalvelun rinnalla ja hyödyntää sen toiminnallisuuksia. Sen vuoksi niiltä osin kuin näissä käyttöehdoissa ei ole asiasta muuta todettu, Palveluun sovelletaan, mitä kyseisen palvelun käyttöehtojen kohdissa 8. Immateriaalioikeudet ja 9. Henkilötietojen käsittely on todettu. Kun näissä käyttöehdoissa puhutaan Osakeluettelon siirtopalvelusta, tarkoitetaan myös Maanmittauslaitoksen mahdollisesti myöhemmin tarjoamaa muuta, Osakeluettelon siirtopalvelun korvaavaa palvelua.
Taloyhtiön tietojen Käsittely Palvelun kautta edellyttää jäljempänä kohdassa 2.1 määriteltyjen yleisten Taloyhtiön tietojen toimittamisen edellytysten toteutumista sekä kohdassa 2.2 määritellyn Valtuutusavaimen hakemista, voimassa oloa ja syöttämistä Isännöintijärjestelmään. Valtuutusavaimen hakijaa kutsutaan jäljempänä ”Hakijaksi”.
Hakijaa kehotetaan lukemaan huolellisesti nämä käyttöehdot. Hyväksymällä käyttöehdot Hakija ilmoittaa tutustuneensa niiden sisältöön ja hyväksyvänsä ne itsensä ja edustamansa Taloyhtiön puolesta.
Palvelu ja sitä koskeva kulloinkin voimassa oleva kuvaus löytyvät Maanmittauslaitoksen verkkosivuilta.
Maanmittauslaitoksella on oikeus muuttaa näitä käyttöehtoja. Mikäli käyttöehtoja tullaan muuttamaan, Maanmittauslaitos ilmoittaa asiasta tietojen välittäjälle vähintään yhtä (1) kuukautta ennen muutoksen voimaantuloa. Mikäli Hakija ei käy Osakeluettelon siirtopalvelussa hyväksymässä käyttöehtojen muutosta ennen muutoksen voimaantuloa, Taloyhtiön tietojen toimittaminen kyseisen Valtuutusavaimen perusteella Isännöintijärjestelmään päättyy.
2. Taloyhtiön tietojen toimittaminen Isännöintijärjestelmään Palvelun kautta
2.1 Yleiset edellytykset Taloyhtiön tietojen toimittamiselle Isännöintijärjestelmään
HTJL 19 §:n 1 momentin nojalla huoneistotietojärjestelmän julkisia tietoja saa luovuttaa vain 2 §:ssä tarkoitettuihin tarkoituksiin. HTJL 2 §:ssä säädetään, että huoneistotietojärjestelmä palvelee muun muassa yhtiön hallinnon tiedonsaannin tarpeita. Henkilötietoja saa luovuttaa vain sille, jolla on oikeus käsitellä niitä. Luovutettuja henkilötietoja saa käsitellä vain siihen tarkoitukseen, johon ne on luovutettu. HTJL 2 §:ssä säädetään, että huoneistotietojärjestelmä palvelee muun muassa yhtiön hallinnon tiedonsaannin tarpeita.
HTJL 20 §:n 1 momentin nojalla Maanmittauslaitos päättää huoneistotietojärjestelmän tietojen luovuttamisesta. Tiedot saadaan luovuttaa teknisen käyttöyhteyden avulla tai muuten sähköisessä muodossa, jos luovutuksen saajalle ja välittäjänä toimivalle myönnetään käyttölupa.
Edellä mainitusta HTJL 20 §:n 1 momentista johtuen ensimmäisenä Taloyhtiön tietojen toimittamisen edellytyksenä on, että Taloyhtiön tietojen välittäjällä on edellä mainittuun säännökseen perustuva Maanmittauslaitoksen myöntämä lupa Taloyhtiön tietojen välittämiseen Isännöintijärjestelmään. Toiseksi Huoneistotietojärjestelmän tietojen välittäminen Isännöintijärjestelmästä Taloyhtiölle edellyttää Isännöintijärjestelmän toimittajan ja Maanmittauslaitoksen välistä voimassa olevaa sopimusta Taloyhtiön tietojen välittämiseen käytettävästä rajapintapalvelusta. Kolmanneksi tietojen välittäjän on tullut järjestää säännöksessä tarkoitettu tekninen käyttöyhteys huoneistotietojärjestelmän ja Isännöintijärjestelmän välille.
Taloyhtiön tietojen toimittaminen Isännöintijärjestelmään Taloyhtiön tietoihin oikeuttavan valtuutusavaimen (jäljempänä ”Valtuutusavain”) perusteella edellyttää myös sitä, että Hakijan tai tämän edustaman tahon tiedot ovat kaupparekisterissä ajan tasalla. Tämä johtuu siitä, että jäljempänä kohdassa 2.2 kuvattu Valtuutusavaimen hakeminen on mahdollista vain, jos Palvelu pystyy tarkastamaan kaupparekisteristä, että Hakijalla tai tämän edustamalla taholla on oikeudet Taloyhtiön tietoihin kaupparekisterimerkintöjen mukaan siten kuin jäljempänä kohdassa 2.3 on todettu. Hakijan edustamalla taholla tarkoitetaan näissä käyttöehdoissa tilanteesta riippuen joko sitä yhteisöä, jonka puolesta yhteisön y-tunnukseen kytketty Valtuutusavain on haettu, tai, sikäli kuin Palvelussa on mahdollista valtuuttaa toinen hakemaan Valtuutusavain toisen puolesta, valtuuttajaa itseään silloin, kun on kyse valtuuttajan henkilötunnukseen kytketystä Valtuutusavaimesta, tai valtuuttajan edustamaa yhteisöä silloin, kun on kyse valtuuttajan edustaman yhteisön y-tunnukseen kytketystä Valtuutusavaimesta.
Edellä mainittujen edellytysten täyttymisen jälkeen Hakijan on kirjauduttava Osakeluettelon siirtopalveluun ja hänen tulee hyväksyä Osakeluettelon siirtopalvelun käyttöehdot ensimmäisen kirjautumiskerran yhteydessä. Tämän jälkeen Hakijan on vielä hyväksyttävä nämä käyttöehdot ennen kuin hän voi siirtyä jäljempänä kohdassa 2.2 kuvatun Valtuutusavaimen hakemiseen.
2.2 Valtuutusavaimen hakeminen ja syöttäminen Isännöintijärjestelmään
Ennen kuin Taloyhtiön tietoja voidaan alkaa Käsitellä Isännöintijärjestelmässä, Hakijan tulee hakea Valtuutusavain Osakeluettelon siirtopalvelusta. Valtuutusavain on Palvelun toiminnallisuus, jonka avulla Isännöintijärjestelmä saa vastaavat oikeudet Taloyhtiöiden tietoihin kuin Hakijalla tai tämän edustamalla taholla on kaupparekisterimerkintöjen perusteella siten kuin jäljempänä kohdassa 2.3on todettu.
Mikäli Taloyhtiön isännöitsijäksi on rekisteröity Taloyhtiön isännöintiä hoitava luonnollinen henkilö, voi ensinnäkin kyseinen henkilö hakea hänen henkilötunnukseensa kytketyn Valtuutusavaimen. Kyse voi olla esimerkiksi siitä, että kyseinen henkilö työskentelee jonkin isännöintiä harjoittavan yhteisön palveluksessa (mutta kyseistä yhteisöä ei ole rekisteröity Taloyhtiön isännöitsijäksi kaupparekisteriin) tai siitä, että kyseinen henkilö on yksityinen elinkeinonharjoittaja, joka toimii Taloyhtiön isännöitsijänä. Toiseksi tässä tilanteessa Valtuutusavaimen voi hakea Taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja (hänen henkilötunnukseensa kytketty Valtuutusavain). Mikäli Taloyhtiön hallitukseen ei ole valittu puheenjohtajaa AsOyL 7 luvun 8 §:n nojalla, ainoa Taloyhtiön hallituksen jäsen voi valtuuttaa itsensä hakemaan Valtuutusavain Palvelun käyttöohjeissa kuvatulla tavalla. Käyttöohjeissa on myös kuvattu kaikki tällaiseen Valtuutusavaimeen liittyvät toiminnallisuudet.
Mikäli Taloyhtiön isännöitsijäksi on rekisteröity Taloyhtiön isännöintiä hoitava yhteisö, tulee samalla kaupparekisteriin ilmoittaa kyseisen yhteisön palveluksessa oleva, AsOyL 7 luvun 21 §:ssä tarkoitettu päävastuullinen isännöitsijä. Kun kaupparekisteriin on Taloyhtiön osalta rekisteröity sekä Taloyhtiön isännöintiä hoitava yhteisö että päävastuullinen isännöitsijä, Valtuutusavaimen voi hakea kyseinen päävastuullinen isännöitsijä (hänen henkilötunnukseensa kytketty Valtuutusavain), tai, yksin kyseisen isännöintiyhteisön edustamiseen oikeutettu (esimerkiksi osakeyhtiömuotoisen isännöintiyhtiön toimitusjohtaja) kyseisen yhteisön puolesta (yhteisön y-tunnukseen kytketty Valtuutusavain) sikäli kuin tämä on Palvelun voimassa olevan kuvauksen mukaan mahdollista, taikka Taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja (hänen henkilötunnukseensa kytketty Valtuutusavain).
Mikäli Taloyhtiön isännöitsijäksi on rekisteröity yhteisö, mutta ei jostain syystä lisäksi päävastuullista isännöitsijää, yksin isännöintiyhteisön edustamiseen oikeutettu (esimerkiksi osakeyhtiömuotoisen isännöintiyhtiön toimitusjohtaja) voi hakea yhteisön y-tunnukseen kytketyn Valtuutusavaimen isännöintiyhteisön puolesta sikäli kuin tämä on Palvelun voimassa olevan kuvauksen mukaan mahdollista. Valtuutusavaimen voi tässä tilanteessa hakea myös Taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja (hänen henkilötunnukseensa kytketty Valtuutusavain).
Lisäksi sikäli kuin Palvelussa on voimassa olevan kuvauksen mukaan mahdollisuus valtuuttaa toinen henkilö hakemaan Valtuutusavain toisen puolesta tai jollakin muulla on oikeus toimia Hakijana, myös valtuutetulla tai edellä tarkoitetulla Hakijalla on kelpoisuus hakea Valtuutusavain siten kuin Palvelun voimassa olevassa kuvauksessa on määritelty. Tällöin Palvelun mahdollistamat valtuuttajana tai Hakijana toimiva henkilö ja kyseisen Valtuutusavaimen toiminnallisuudet on kuvattu Palvelun voimassa olevassa kuvauksessa.
Samaan Isännöintijärjestelmään voidaan syöttää useamman eri Hakijoiden hakemia Valtuutusavaimia, jotka voivat olla myös saman Taloyhtiön tietoihin oikeuttavia Valtuutusavaimia. Tämä voi johtua esimerkiksi siitä, että edellisissä kappaleissa kuvattujen sääntöjen mukaan saman Taloyhtiön tietoihin oikeuttavia Valtuutusavaimia hakee useampi henkilö tai siitä, että Isännöintijärjestelmässä hoidetaan useamman Taloyhtiön isännöintiä ja edellisissä kappaleissa kuvattujen sääntöjen mukaan kaikkia isännöitäviä Taloyhtiöitä koskevaa Valtuutusavainta ei voi hakea yksi henkilö.
Valtuutusavaimen saa syöttää yhteen tai useampaan isännöitsijän tai isännöintiyhteisön käytössä olevaan Isännöintijärjestelmään. Valtuutusavaimen voi syöttää Isännöintijärjestelmään Hakija itse tai hän voi luovuttaa Valtuutusavaimen edelleen sellaiselle henkilölle, jolla on oikeus Käsitellä Taloyhtiön tietoja ja joka syöttää Valtuutusavaimen Isännöintijärjestelmään.
Saman Valtuutusavaimen saa syöttää vain yhteen Isännöintijärjestelmään kerrallaan. Kuitenkin silloin, jos Isännöintijärjestelmä vaihtuu toiseen, sovelletaan, mitä kohdassa 2.4.5 on todettu.
Hakija voi hakea uuden Valtuutusavaimen enimmillään kerran vuorokaudessa. Uuden valtuutusavaimen hakemisen yhteydessä Hakijan on aina hyväksyttävä myös nämä käyttöehdot. Uuden Valtuutusavaimen hakemisen yhteydessä saman Hakijan mahdollisesti aiemmin hakema Valtuutusavain lakkaa olemasta voimassa.
2.3. Taloyhtiön tietojen toimittaminen Isännöintijärjestelmään Valtuutusavaimen ollessa voimassa sekä Palvelun kautta tarjottavat tiedot
Palvelun kautta Taloyhtiön tietoja toimitetaan Isännöintijärjestelmään niin kauan, kuin kyseisen Taloyhtiön tietoihin oikeuttava Valtuutusavain on syötettynä Isännöintijärjestelmään, kyseinen Valtuutusavain on voimassa ja seuraavista kappaleista ilmenevällä taholla on kaupparekisterimerkintöjen perusteella oikeus kyseisen Taloyhtiön tietoihin.
Jos Hakijana on ollut kaupparekisteriin isännöitsijäksi rekisteröity luonnollinen henkilö, Palvelun kautta toimitetaan hänen henkilötunnuksensa perusteella niiden Taloyhtiöiden tiedot, joihin kyseinen luonnollinen henkilö on rekisteröity isännöitsijäksi luonnollisena henkilönä tai isännöitsijäksi rekisteröidyn yhteisön AsOyL 7 luvun 21 §:ssä tarkoitetuksi päävastuulliseksi isännöitsijäksi. Jos Hakijana on ollut päävastuullinen isännöitsijä, Palvelun kautta toimitetaan hänen henkilötunnuksensa perusteella niiden Taloyhtiöiden tiedot, joihin kyseinen henkilö on rekisteröity isännöitsijäksi rekisteröidyn yhteisön päävastuulliseksi isännöitsijäksi tai rekisteröity isännöitsijäksi luonnollisena henkilönä. Jos Hakijana on ollut Taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja, Palvelun kautta toimitetaan hänen henkilötunnuksensa perusteella sen Taloyhtiön tiedot, johon kyseinen henkilö on rekisteröity Taloyhtiön hallituksen puheenjohtajaksi (ainoastaan kyseisen Taloyhtiön tiedot).
Jos Hakijana on ollut yksin isännöitsijäksi rekisteröidyn yhteisön edustamiseen oikeutettu (esimerkiksi osakeyhtiömuotoisen isännöintiyhtiön toimitusjohtaja) isännöintiyhteisön puolesta (yhteisön y-tunnukseen kytketty Valtuutusavain), sikäli kuin tämä on Palvelun voimassa olevan kuvauksen mukaan mahdollista, Palvelun kautta toimitetaan kyseisen yhteisön y-tunnuksen perusteella niiden Taloyhtiöiden tiedot, joihin kyseinen yhteisö on rekisteröity Taloyhtiön isännöitsijäksi (merkitystä ei ole sillä, onko lisäksi rekisteröity päävastuullista isännöitsijää vai ei).
Lisäksi sikäli kuin Palvelussa on voimassa olevan kuvauksen mukaan mahdollisuus valtuuttaa toinen henkilö hakemaan Valtuutusavain toisen puolesta tai jollakin muulla on oikeus toimia Hakijana, Palvelun voimassa olevassa kuvauksessa on kuvattu Palvelun kautta toimitettavat Taloyhtiöiden tiedot kyseisiin Valtuutusavaimiin liittyen.
Palvelu tarkastaa edellisissä kappaleissa kuvatut oikeudet sekä Valtuutusavaimen voimassaolon jokaisen kyselyn yhteydessä. Jäljempänä kohdassa 2.3 käsitellään tilanteita, joissa Valtuutusavain lakkaa olemasta voimassa.
Palvelu toimittaa Taloyhtiön tietoja Valtuutusavaimen perusteella tietojen välittäjän järjestämin väliajoin ja tavoin siten, että Taloyhtiön tietoja voidaan toimittaa automaattisesti toteutetun tai Käyttäjän Isännöintijärjestelmästä tekemän kyselyn perusteella. Taloyhtiön tietojen toimittaminen Isännöintijärjestelmään Valtuutusavaimen perusteella jatkuu niin kauan, kuin Valtuutusavain on voimassa ja kunnes Palvelu havaitsee, että Hakijan tai tämän edustaman tahon oikeus Taloyhtiön tietoihin on lakannut kaupparekisterimerkintöjen perusteella siten kuin jäljempänä kohdassa 2.4on määritelty.
HTJL 10 §:n 3 momentin mukaan yhtiölle annetaan maksutta tiedoksi todistus osakkeen saannon kirjaamisesta rekisteriin. Hakija hyväksyy Taloyhtiön puolesta, että HTJL 10 §:n 3 momentissa tarkoitettu Maanmittauslaitoksen velvollisuus ilmoittaa todistusta vastaavat tiedot osakkeiden omistusmuutoksista voidaan toteuttaa Taloyhtiölle Palvelun avulla. Kuitenkin silloin, jos todistus koskee sellaista osakkeenomistajaa, jolle on merkitty väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista annetun lain (661/2009) 36 §:ssä tarkoitettu turvakielto tai, jonka huoneistotietojärjestelmässä olevat yhteystiedot on määrätty salassa pidettäviksi viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 24 §:n 1 momentin 31 kohdan perusteella, todistusta vastaavia tietoja ei toimiteta Palvelun avulla, vaan ne toimitetaan turvasähköpostitse Taloyhtiön yhteisötietojärjestelmään ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen tai postitse Taloyhtiön yhteisötietojärjestelmään ilmoittamaan postiosoitteeseen. Edellä tarkoitetussa turvasähköpostitse tai postitse toimitettavassa todistuksessa osakkeen saannon kirjaamisesta rekisteriin ei kuitenkaan ilmoiteta osakkaan henkilötunnusta.
Palvelun avulla Taloyhtiölle voidaan ilmoittaa myös muista sen tavanomaisessa toiminnassa tarvittavia tietoja koskevista muutoksista.
Toisaalta Palvelun avulla voidaan tehdä kysely, jonka avulla Taloyhtiön tiedot voidaan pyytää Isännöintijärjestelmään. Lisäksi Palvelun avulla voidaan tehdä kysely ajantasaisista Taloyhtiön huoneistotietojärjestelmään rekisteröidyistä osakkaista ja näiden yhteystiedoista. Nämä tiedot sisältävät osakkaiden henkilötunnukset.
Jos Taloyhtiön osakkaalle on merkitty väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista annetun lain 36 §:ssä tarkoitettu turvakielto tai, jos Taloyhtiön osakkaan huoneistotietojärjestelmässä olevat yhteystiedot on määrätty salassa pidettäviksi viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 24 §:n 1 momentin 31 kohdan perusteella, kyseisen osakkaan tai tämän omistaman osakkeen muiden yhteisomistajien henkilötunnuksia tai muita henkilötietoja ei toimiteta Taloyhtiölle Palvelun kautta kyseisen osakkaan omistuksen rekisteröinnin yhteydessä tai myöhemmin. Edellä tarkoitetun osakkaan omistuksen rekisteröinnistä ilmoittaminen on kuvattu edellä tässä kohdassa 2.3. Edellä tarkoitetun osakkaan henkilötunnus voidaan luovuttaa vain erillisestä perustellusta pyynnöstä, jossa on esitetty hyväksytty peruste henkilötunnuksen saamiselle.
Palvelun kautta toimitettavat Taloyhtiön tiedot ja niiden vastaanottaminen Isännöintijärjestelmään on kuvattu tarkemmin Palvelun voimassa olevassa kuvauksessa Maanmittauslaitoksen verkkosivuilla.
2.4 Taloyhtiön tietojen toimittamisen päättyminen ja Valtuutusavaimen voimassaolon lakkaaminen
2.4.1. Yleistä
Kuten edellä kohdassa 2.2 on todettu, Palvelu tarkastaa edellä kohdassa 2.3 selostetun tahon kaupparekisterimerkintöihin perustuvat oikeudet Taloyhtiön tietoihin sekä Valtuutusavaimen voimassa olon jokaisen kyselyn yhteydessä.
Taloyhtiön tietojen toimittaminen Isännöintijärjestelmään Valtuutusavaimen perusteella päättyy välittömästi, mikäli Palvelu havaitsee, että Hakijan tai tämän edustaman tahon oikeus Taloyhtiön tietoihin on lakannut kaupparekisterimerkintöjen perusteella. Lisäksi, mikäli nämä käyttöehdot ovat muuttuneet, eikä Hakija ole hyväksynyt muuttuneita käyttöehtoja ennen muutoksen voimaan tuloa, Taloyhtiön tietojen toimittaminen kyseisen Valtuutusavaimen perusteella päättyy siten kuin edellä kohdassa 1on todettu.
Mikäli Isännöintijärjestelmässä on kuitenkin vielä voimassa yksi tai useampi Taloyhtiön tietoihin oikeuttava Valtuutusavain, Taloyhtiön tietojen toimittaminen Isännöintijärjestelmään jatkuu. Lisäksi, mikäli Hakijalla tai hänen edustamallaan taholla on kaupparekisterimerkintöjen perusteella oikeus useamman Taloyhtiön tietoihin siten kuin edellä kohdassa 2.3 on kuvattu ja edellä mainitun tahon oikeus jonkun Taloyhtiön tietoihin on lakannut, Valtuutusavaimen voimassaolo ei lakkaa, joten sen perusteella toimitetaan yhä muiden Taloyhtiöiden tietoja.
Valtuutusavaimen voimassaolo voidaan lakkauttaa ensinnäkin Maanmittauslaitoksen päätöksellä. Maanmittauslaitoksella on oikeus lakkauttaa Valtuutusavaimen toiminta, jos on ilmeistä, että Hakija tai Käyttäjä rikkoo näitä käyttöehtoja tai jos tietojen välittäjä rikkoo sille myönnetyn käyttöluvan ehtoja tai sen ja Maanmittauslaitoksen välisen rajapintapalvelua koskevan sopimuksen ehtoja. Valtuutusavaimen voimassaolon voi lakkauttaa myös Taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja jäljempänä kohdissa 2.4.2 ja 2.4.3 tarkoitetuissa tilanteissa. Edellä kohdassa 2.2 on todettu, että mikäli Hakija hakee uuden Valtuutusavaimen, hänen aiemmin hakemansa Valtuutusavaimen voimassa olo lakkaa. Mikäli Palvelu havaitsee, että Valtuutusavaimen voimassaolo on lakkautettu, Taloyhtiön tietojen toimittaminen Isännöintijärjestelmään Valtuutusavaimen perusteella päättyy.
Hakija ymmärtää, että Taloyhtiön tiedot ovat saattaneet muuttua huoneistotietojärjestelmässä, mikäli Isännöintijärjestelmässä käsitellään Taloyhtiön tietoja silloin, kun Taloyhtiön tietojen toimittaminen Isännöintijärjestelmään on päättynyt tai Valtuutusavaimen voimassaolo on lakannut. Mikäli Taloyhtiön tietojen toimittaminen Isännöintijärjestelmään on päättynyt tai Valtuutusavaimen voimassaolo on lakannut, Hakijalla on velvollisuus tiedottaa Taloyhtiön hallitusta sekä kaikkia Käyttäjiä siitä, mitä tämä merkitsee.
2.4.2 Isännöintisopimuksen päättyminen
Mikäli Taloyhtiön isännöintiä hoitavan yhtiön, liikkeen tai luonnollisen henkilön isännöintisopimus Taloyhtiön kanssa on päättymässä, eikä Taloyhtiö ole solmimassa tai solminut uutta isännöintisopimusta sellaisen isännöintiä hoitavan yhtiön, liikkeen tai luonnollisen henkilön kanssa, jolla on käytössään isännöintijärjestelmä, Taloyhtiön tietojen toimittaminen Isännöintijärjestelmään päättyy välittömästi sen jälkeen, kun Palvelu on havainnut, että Valtuutusavaimen voimassaolo on lakannut tai kun Hakijalla tai tämän edustamallaan taholla ei enää ole oikeuksia yhdenkään Taloyhtiön tietoihin kaupparekisterimerkintöjen perusteella siten kuin seuraavissa kappaleissa on kuvattu. Hakijan tulee pyrkiä huolehtimaan siitä, että Taloyhtiön kaupparekisteriin merkityt tiedot Hakijasta tai tämän edustamasta tahosta ovat ajan tasalla.
Mikäli Taloyhtiön isännöitsijäksi on rekisteröity isännöintiä harjoittava yhteisö ja mahdollisesti lisäksi AsOyL 7 luvun 21 §:ssä tarkoitettu päävastuullinen isännöitsijä ja Isännöintijärjestelmään on syötetty sellainen yhteisön y-tunnukseen kytketty Valtuutusavain, jonka on hakenut yksin kyseisen isännöintiyhteisön edustamiseen oikeutettu (esimerkiksi osakeyhtiömuotoisen isännöintiyhtiön toimitusjohtaja) kyseisen isännöintiyhteisön puolesta sikäli kuin tämä on Palvelun voimassa olevan kuvauksen mukaan mahdollista, Taloyhtiön tietojen toimittaminen Isännöintijärjestelmään päättyy Valtuutusavaimen perusteella, kun Palvelu havaitsee y-tunnukseen perustuvan tarkastuksen yhteydessä, että kyseistä isännöintiyhteisöä ei enää ole merkitty kaupparekisteriin Taloyhtiön isännöitsijäksi.
Mikäli Taloyhtiön isännöitsijäksi on rekisteröity yhteisö ja sen lisäksi AsOyL 7 luvun 21 §:ssä tarkoitettu päävastuullinen isännöitsijä tai vaihtoehtoisesti isännöitsijäksi on rekisteröity ainoastaan Taloyhtiön isännöintiä hoitava luonnollinen henkilö ja Valtuutusavaimen on hakenut joko ensimmäisessä tapauksessa kyseinen päävastuullinen isännöitsijä tai toisessa tapauksessa kyseinen luonnollinen henkilö, Taloyhtiön tietojen toimittaminen Isännöintijärjestelmään päättyy kyseisen Hakijan henkilötunnukseen kytketyn Valtuutusavaimen perusteella, kun Palvelu havaitsee Hakijan henkilötunnukseen perustuvan tarkastuksen yhteydessä, että Taloyhtiön isännöitsijäksi on rekisteröity joku muu henkilö kuin kyseinen henkilö.
Jos edellä mainitussa tilanteessa Valtuutusavaimen on hakenut Taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja, Taloyhtiön tietojen toimittaminen Isännöintijärjestelmään päättyy hänen henkilötunnukseensa kytketyn Valtuutusavaimen perusteella, kun Palvelu havaitsee, että Taloyhtiön hallituksen puheenjohtajaa ei ole enää rekisteröity Taloyhtiön hallituksen puheenjohtajaksi. Tämän vuoksi isännöintisopimuksen päättymisen yhteydessä Taloyhtiön hallituksen puheenjohtajan tulee lakkauttaa itse hakemansa Isännöintijärjestelmään syötetty Valtuutusavain käyttöohjeissa kuvatulla tavalla. Vaihtoehtoisesti Taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja voi hakea uuden Valtuutusavaimen, jolloin aiemmin hänen hakemansa Valtuutusavain lakkaa.
Lisäksi sikäli kuin Palvelussa on voimassa olevan kuvauksen mukaan mahdollisuus valtuuttaa toinen henkilö hakemaan Valtuutusavain toisen puolesta tai jollakin muulla on oikeus toimia Hakijana, Taloyhtiön tietojen toimittamisen päättyminen kyseisen Valtuutusavaimen perusteella ja mahdollinen valtuutetun velvollisuus tai mahdollisuus lakkauttaa Valtuutusavain on kuvattu Palvelun voimassa olevassa kuvauksessa.
Mikäli Hakijaa tai tämän edustamaa tahoa koskevat tiedot eivät ole kaupparekisterissä ajan tasalla, mistä syystä tietoja edelleen toimitetaan aiempaan Isännöintijärjestelmään voimassa olevan Valtuutusavaimen perusteella, Käyttäjä ei kuitenkaan saa käsitellä Taloyhtiön tietoja isännöintisopimuksen päättymisen jälkeen.
Muutoin Valtuutusavaimen lakkauttaminen tapahtuu Palvelun käyttöohjeissa kuvatulla tavalla.
Mikäli Taloyhtiö on välittömästi isännöintisopimuksen päättymisen jälkeen solminut uuden isännöintisopimuksen sellaisen isännöintiä harjoittavan yhtiön, liikkeen tai luonnollisen henkilön kanssa, jolla on käytössään isännöintijärjestelmä, tulee toimia jäljempänä kohdassa 2.4.3 tai 2.4.4 kuvatulla tavalla.
2.4.3 Isännöitsijän vaihtaminen
Tässä kohdassa käsitellään tilannetta, jossa Taloyhtiö vaihtaa Taloyhtiön isännöintiä hoitavan yhteisön, liikkeen tai luonnollisen henkilön toiseen isännöintiä harjoittavaan luonnolliseen henkilöön, liikkeeseen tai isännöintiyhteisöön. Päävastuullisen isännöitsijän vaihtamista saman isännöintiyhteisön sisällä käsitellään jäljempänä kohdassa 2.4.4.
Taloyhtiön tietojen toimittaminen jonkun muun kuin Taloyhtiön hallituksen hakeman Valtuutusavaimen perusteella päättyy aiemman isännöitsijänä toimineen yhteisön, liikkeen tai luonnollisen henkilön käytössä olevaan Isännöintijärjestelmään, kun Taloyhtiön isännöitsijää koskevat kaupparekisterimerkinnät ovat muuttuneet vastaavalla tavalla kuin edellä kohdassa 2.4.2on kuvattu. Jos Taloyhtiön tietoja toimitetaan vanhaan Isännöintijärjestelmään Taloyhtiön hallituksen puheenjohtajan hakeman, hänen henkilötunnukseensa kytketyn Valtuutusavaimen perusteella, hänen tulee lakkauttaa Valtuutusavain käyttöohjeissa kuvatulla tavalla, mikäli hän ei hae uutta Valtuutusavainta. Tämä johtuu siitä, että kun Hakija hakee uuden Valtuutusavaimen, hänen aiemmin hakeman Valtuutusavaimen voimassa olo lakkaa, kuten edellä kohdassa 2.2on kuvattu.
Sikäli kuin Palvelussa on voimassa olevan kuvauksen mukaan mahdollisuus valtuuttaa toinen henkilö hakemaan Valtuutusavain toisen puolesta tai jollakin muulla on oikeus toimia Hakijana, Taloyhtiön tietojen toimittamisen päättyminen edellä mainitun Valtuutusavaimen perusteella on kuvattu Palvelun voimassa olevassa kuvauksessa.
Sen jälkeen, kun uudeksi Taloyhtiön isännöitsijäksi rekisteröitävä luonnollinen henkilö, liike tai isännöintiyhteisö on rekisteröity kaupparekisteriin Taloyhtiön isännöitsijäksi, uusi Valtuutusavain haetaan siten kuin edellä kohdassa 2.2on kuvattu. Tämän jälkeen uusi Valtuutusavain syötetään uuden isännöitsijän käytössä olevaan Isännöintijärjestelmään, minkä jälkeen Taloyhtiön tietojen toimittaminen alkaa uuden Valtuutusavaimen perusteella.
Mikäli Taloyhtiön isännöitsijän vaihtumiseen liittyvistä käytännön syistä Taloyhtiön tietoja tarvitaan kahteen Isännöintijärjestelmään samanaikaisesti eli ennen isännöintisopimuksen loppumista aiemman isännöitsijän kanssa, vielä rekisteröimättömän, tulevan isännöitsijän käyttämää isännöintijärjestelmää varten tulee hakea uusi Valtuutusavain. Uuden Valtuutusavaimen voi hakea ainoastaan sellainen Hakija, joka ei ole hakenut sitä Valtuutusavainta, jonka perusteella Taloyhtiön tietoja toimitetaan aiempaan Isännöintijärjestelmään. Tämä johtuu siitä, että kun Hakija hakee uuden Valtuutusavaimen, aiemman Valtuutusavaimen voimassa olo lakkaa, kuten edellä kohdassa 2.2 on kuvattu.
Muutoin uuden Valtuutusavaimen hakeminen ja syöttäminen isännöintijärjestelmään tapahtuu käyttöohjeissa selostetulla tavalla. Uuden Valtuutusavaimen saa syöttää uuteen Isännöintijärjestelmään tai luovuttaa uudelle Taloyhtiön isännöintiä hoitavan yhteisön tai liikkeen edustajalle tai isännöintiä hoitavalle luonnolliselle henkilölle syötettäväksi uuteen Isännöintijärjestelmään vasta sen jälkeen, kun kyseisellä uudella isännöitsijällä on oikeus käsitellä Taloyhtiön tietoja Taloyhtiön hallituksen tai yhtiökokouksen tekemän päätöksen perusteella.
2.4.4. Päävastuullisen isännöitsijän vaihtaminen Taloyhtiön isännöintiä hoitavan yhteisön sisällä
Mikäli Taloyhtiö vaihtaa Taloyhtiön isännöitsijäksi rekisteröidyn yhteisön päävastuullisen isännöitsijän sellaiseen päävastuulliseen isännöitsijään, joka työskentelee saman Taloyhtiön isännöintiä hoitaneen yhteisön palveluksessa kuin aiempi päävastuullinen isännöitsijä, tulee menetellä tässä kohdassa selostetulla tavalla.
Mikäli Isännöintijärjestelmään on syötetty sellainen yhteisön y-tunnukseen kytketty Valtuutusavain, jonka on hakenut yksin kyseisen isännöintiä harjoittavan yhteisön edustamiseen oikeutettu (esimerkiksi osakeyhtiömuotoisen isännöintiyhtiön toimitusjohtaja) sikäli kuin tämä on Palvelun voimassa olevan kuvauksen mukaan mahdollista, tai hallituksen puheenjohtajan hakema, hänen henkilötunnukseensa kytketty Valtuutusavain, Valtuutusavain on edelleen voimassa isännöitsijän vaihdoksen rekisteröinnin jälkeen, eikä erillisiä toimenpiteitä tarvita.
Mikäli Isännöintijärjestelmään on syötetty sellainen Hakijan henkilötunnukseen kytketty Valtuutusavain, jonka on hakenut isännöitsijäksi rekisteröidyn yhteisön päävastuullinen isännöitsijä, päävastuullisen isännöitsijän vaihtotilanteessa on useampia vaihtoehtoisia menettelytapoja. Ensimmäinen vaihtoehto on se, että yksin nykyisen isännöintiyhteisön edustamiseen oikeutettu (esimerkiksi osakeyhtiömuotoisen isännöintiyhtiön toimitusjohtaja) henkilö hakee uuden, yhteisön y-tunnukseen kytketyn Valtuutusavaimen isännöintiyhteisön puolesta sikäli kuin tämä on Palvelun voimassa olevan kuvauksen mukaan mahdollista, ja se syötetään Isännöintijärjestelmään. Taloyhtiön tietoja toimitetaan Isännöintijärjestelmään kyseisen Valtuutusavaimen perusteella niin kauan, kuin kyseinen isännöintiyhteisö on rekisteröity Taloyhtiön isännöitsijäksi ja Valtuutusavain on voimassa. Toinen vaihtoehto on se, että uuden, kyseisen Hakijan henkilötunnukseen kytketyn Valtuutusavaimen hakee isännöitsijäksi rekisteröidyn isännöintiyhteisön uudeksi päävastuulliseksi isännöitsijäksi rekisteröity henkilö. Tällaisen Valtuutusavaimen perusteella Taloyhtiön tietoja toimitetaan niin kauan, kuin kyseinen henkilö on rekisteröity Taloyhtiön isännöitsijäksi rekisteröidyn yhteisön päävastuulliseksi isännöitsijäksi ja Valtuutusavain on voimassa.
Sikäli kuin Palvelussa on voimassa olevan kuvauksen mukaan mahdollisuus valtuuttaa toinen henkilö hakemaan Valtuutusavain toisen puolesta tai jollakin muulla on oikeus toimia Hakijana, Palvelun voimassa olevassa kuvauksessa on kuvattu Valtuutusavaimen toiminta tällaisessa tilanteessa.
2.4.5 Isännöintijärjestelmän vaihtuminen
Taloyhtiön isännöintiä hoitavan yhteisön, liikkeen tai luonnollisen henkilön käytössä olevaa Isännöintijärjestelmää voi olla tarvetta vaihtaa siten, että Taloyhtiön tietoja tarvitaan samanaikaisesti sekä uuteen Isännöintijärjestelmään että vanhaan Isännöintijärjestelmään.
Tällaisessa tilanteessa Hakijan tai Hakijoiden tulee hakea uudet Valtuutusavaimet tai vaihtoehtoisesti tietojen välittäjän tulee hakea vanhat Valtuutusavaimet vanhasta Isännöintijärjestelmästä, minkä jälkeen kyseiset Valtuutusavaimet syötetään uuteen Isännöintijärjestelmään. Tässä yhteydessä voidaan tarvittaessa tehdä edellä kohdassa 2.3 tarkoitettu kysely, jonka avulla Taloyhtiön tiedot voidaan pyytää uuteen Isännöintijärjestelmään.
2.4.6 Valtuutusavaimen hakeneen tai hakemiseen valtuuttaneen Taloyhtiön hallituksen puheenjohtajan vaihtuminen
Mikäli hallituksen puheenjohtaja on hakenut omaan henkilötunnukseensa kytketyn Valtuutusavaimen, Taloyhtiön tietojen toimittaminen kyseisen Valtuutusavaimen perusteella päättyy, kun Palvelu havaitsee, että Taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja on vaihtunut kaupparekisterimerkintöjen mukaan. Uudeksi Taloyhtiön hallituksen puheenjohtajaksi rekisteröity henkilö voi tarvittaessa hakea hänen henkilötunnukseensa kytketyn Valtuutusavaimen syötettäväksi Isännöintijärjestelmään. Tässä tilanteessa voidaan aina hyödyntää muiden Hakijoiden hakemia Valtuutusavaimia (ks. edellä kohta 2.2).
Sikäli kuin hallituksen puheenjohtaja voi Palvelun voimassa olevan kuvauksen mukaan valtuuttaa toisen henkilö hakemaan Valtuutusavaimen toisen puolesta, Taloyhtiön tietojen toimittamisen päättyminen tällaisen Valtuutusavaimen perusteella on kuvattu Palvelun voimassa olevassa kuvauksessa.
3. Palvelun maksuttomuus
HTJL 10 §:n 3 momentin nojalla yhtiölle annetaan maksutta tiedoksi todistus osakkeen saannon kirjaamisesta rekisteriin. HTJL 23 §:n 2 momentin nojalla yhtiöltä ei peritä maksua 20 §:n 1 momentissa tarkoitetusta, ilman käyttölupaa tapahtuvasta tietojen luovuttamisesta.
Edellä olevan perusteella Palvelu on maksuton, mikäli Palvelua käytetään näiden käyttöehtojen mukaisesti.
Mikäli Palvelua käytetään muuhun kuin näiden käyttöehtojen mukaiseen käyttötarkoitukseen, Maanmittauslaitoksella on oikeus laskuttaa käyttöehtojen vastaisesti tehdyistä kyselyistä käyttäen laskutusperusteena kulloinkin voimassa olevaa Maanmittauslaitoksen maksuista sekä kaupanvahvistuksesta perittävistä maksuista ja korvauksista koskevaa maa- ja metsätalousministeriön asetusta soveltuvilta osin.
4. Palvelun kieli
Palvelun koodistot tarjotaan sekä suomen että ruotsin kielellä voimassa olevan kuvauksen mukaisesti.
5. Hakijan velvollisuudet ja vastuu
Hakija on velvollinen noudattamaan Palvelun kautta toimitettavien Taloyhtiön tietojen käsittelyssä kulloinkin voimassa olevia säännöksiä tietosuojasta ja tietoturvallisuudesta, kuten esimerkiksi luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) N:o 2016/679 (jäljempänä ”EU:n yleinen tietosuoja-asetus”) ja tietosuojalain säännöksiä.
Mikäli Hakijasta tulee huoneistotietojärjestelmästä saatujen tietojen osalta EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 4 artiklan 7 kohdassa tarkoitettu rekisterinpitäjä, Hakijan on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 5 artiklan perusteella käsiteltävä luovutettavia henkilötietoja lainmukaisesti, asianmukaisesti ja rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi. Hakija saa kerätä henkilötietoja vain näissä käyttöehdoissa tarkoitettua käyttötarkoitusta varten, eikä Hakija saa käsitellä henkilötietoja myöhemmin tämän käyttötarkoituksen kanssa yhteensopimattomalla tavalla. Hakijan on varmistettava, että henkilötiedot ovat asianmukaisia, olennaisia, käyttötarkoitukseen rajoitettuja sekä täsmällisiä ja tarvittaessa päivitettyjä. Hakija saa säilyttää henkilötietoja tunnistettavassa muodossa ainoastaan käyttötarkoitukseen nähden tarpeellisen ajan, ja Hakijan on varmistettava henkilötietojen käsittelyn asianmukainen turvallisuus teknisin ja organisatorisin toimenpitein.
Hakijan tulee huolehtia huoneistotietojärjestelmästä saatujen Taloyhtiön tietojen suojauksesta siten, että vain tietojen käsittelyyn oikeutetuilla on pääsy niihin.
Koska Hakijana toimiminen edellyttää sitä, että Hakijan tai hänen edustamansa tahon edustamisoikeus käy ilmi kaupparekisteristä Valtuutusavainta haettaessa, Hakijan tulee pyrkiä huolehtimaan siitä, että Hakijan tai tämän edustaman tahon tiedot ovat kaupparekisterissä ajan tasalla siten kuin edellä kohdassa 2.3 on määritelty.
Hakijana saa toimia Taloyhtiön isännöitsijäksi rekisteröity luonnollinen henkilö, Taloyhtiön isännöitsijäksi rekisteröidyn yhteisön päävastuulliseksi isännöitsijäksi rekisteröity henkilö tai, sikäli kuin tämä on Palvelun voimassa olevan kuvauksen mukaan mahdollista, Taloyhtiön isännöitsijäksi rekisteröidyn yhteisön yksin edustamiseen oikeutettu. Edellä mainituilla henkilöillä on AsOyL 7 luvun 22 §:n 2 momenttiin ja voimassa olevaan isännöintisopimukseen perustuva oikeus hakea Valtuutusavain. Hakijana saa myös toimia Taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja. Sikäli kuin Palvelussa on voimassa olevan kuvauksen mukaan mahdollisuus valtuuttaa toinen henkilö hakemaan Valtuutusavain toisen puolesta tai jollakin muulla on oikeus toimia Hakijana, myös valtuutettu tai edellä tarkoitettu henkilö saa toimia Hakijana siten kuin Palvelun voimassa olevassa kuvauksessa on määritelty.
Käyttäjänä saa toimia Taloyhtiön isännöitsijäksi rekisteröity luonnollinen henkilö, Taloyhtiön isännöitsijäksi rekisteröidyn yhteisön päävastuulliseksi isännöitsijäksi rekisteröity henkilö tai, sikäli kuin tämä on Palvelun voimassa olevan kuvauksen mukaan mahdollista, Taloyhtiön isännöitsijäksi rekisteröidyn yhteisön yksin edustamiseen oikeutettu. Edellä mainituilla henkilöillä on AsOyL 7 luvun 22 §:n 2 momenttiin ja voimassa olevaan isännöintisopimukseen perustuva oikeus Käsitellä Taloyhtiön tietoja. Lisäksi Käyttäjänä saa toimia Taloyhtiön isännöintiä hoitavan yhteisön tai liikkeen palveluksessa oleva ja Taloyhtiön isännöintiin liittyvää tehtävää hoitava henkilö, jolla on voimassa olevaan isännöintisopimukseen ja varallisuusoikeudellisista oikeustoimista annetun lain (228/1929) 10 §:n 2 momentissa tarkoitettuun asemaan perustuva oikeus Käsitellä Taloyhtiön tietoja.
Hakija vastaa sekä omalta että Käyttäjän osalta siitä, että Palvelun kautta toimitettavia Taloyhtiön tietoja Käsitellään vain silloin, jos henkilöllä on edellä mainittuihin säännöksiin ja voimassa olevaan isännöintisopimukseen perustuva oikeus Käsitellä Taloyhtiön tietoja. Mikäli henkilön oikeus Käsitellä Taloyhtiön tietoja lakkaa esimerkiksi työtehtävien vaihtumisen tai työsuhteen irtisanomisen tai päättymisen vuoksi tai henkilön asema Taloyhtiössä muuttuu siten, ettei hänellä ole enää oikeutta Käsitellä Taloyhtiön tietoja, henkilön tulee lopettaa Taloyhtiön tietojen Käsitteleminen välittömästi. Tällöin Hakijan tulee huolehtia tai hänen tulee valtuuttaa toinen henkilö huolehtimaan siitä, että edellä mainitun henkilön oikeus Käsitellä Taloyhtiön tietoja poistetaan välittömästi tai viimeistään seuraavana päivänä siitä, kun oikeus Taloyhtiön tietojen Käsittelyyn on lakannut.
Palvelun kautta toimitettavat Taloyhtiön tiedot sisältävät tietoa osakeryhmistä, niiden omistajista sekä osakeryhmiin kohdistuvista rajoituksista. Palvelun kautta toimitettavia Taloyhtiön tietoja saa käyttää ainoastaan HTJL 20 §:n 1 momentissa tarkoitettuun Taloyhtiön tavanomaiseen toimintaan. Taloyhtiön tavanomaiseksi toiminnaksi katsotaan HTJL:a koskevan hallituksen esityksen (HE 127/2018 s. 65) mukaan erityisesti yhtiölle AsOyL:ssa säädettyjä, yhtiön päätöksenteon järjestämiseen, lunastusmenettelyn toteutukseen ja juoksevaan hallintoon kuuluvia tehtäviä. Tavanomaiseen toimintaan ei lueta Taloyhtiön mahdollisesti harjoittamaa huoneiston vuokraustoimintaa, osakkaaseen kohdistettuja perintätoimenpiteitä tai huoneiston hallintaan ottamista. Edellä mainittuja tavanomaisesta toiminnasta poikkeavia toimintoja varten tarvittavat tiedot tulee hankkia Maanmittauslaitokselta.
Palvelun kautta toimitettavia henkilötunnuksia saa käyttää ainoastaan Taloyhtiön osakkaiden yksiselitteistä yksilöimistä tietosuojalain 29 §:n perusteella. Henkilötunnusten käsittelyssä on muutoinkin noudatettava Taloyhtiölle myönnetyn käyttöluvan ehtoja.
Palvelun kautta toimitettavia Taloyhtiön tietoja ei saa luovuttaa tai siirtää edelleen eikä hyödyntää suhteessa kolmanteen osapuoleen, ellei ole kyse AsOyL 7 luvun 27 §:ssä tarkoitetusta isännöitsijäntodistukseen sisältyvien tietojen luovuttamisesta kyseisen pykälän 1 momentissa tarkoitetuille tahoille. Edellä mainittu merkitsee sitä, että Palvelun kautta toimitettavia Taloyhtiön tietoja ei missään tilanteessa saa esimerkiksi jälleenmyydä, ellei ole kyse isännöitsijäntodistuksen luovuttamisesta AsOyL 7 luvun 27 §:n 1 momentissa tarkoitetulle taholle. Palvelun kautta toimitettaviin Taloyhtiön tietoihin sisältyviä henkilötietoja ei saa käyttää esimerkiksi suoramarkkinointiin, mielipide- tai markkinatutkimukseen tai yksityisyyden suojaa loukkaavaan tekoon tai toimintaan.
Hakija on velvollinen toimimaan näiden käyttöehtojen, voimassa olevan lainsäädännön, viranomaismääräysten ja Maanmittauslaitoksen antamien ohjeiden mukaisesti. Hakija on myös velvollinen huolehtimaan siitä, että Käyttäjä toimii näiden käyttöehtojen mukaisesti sekä noudattaa voimassa olevaa lainsäädäntöä, viranomaismääräyksiä sekä Maanmittauslaitoksen antamia ohjeita.
Palvelun luotettavuutta ja turvallisuutta pyritään takaamaan mm. Hakijan vahvan tunnistamisen avulla. Maanmittauslaitos ei vastaa niiden laitteiden, ohjelmistojen sekä viestintä- ja tietoliikenneyhteyksien toimivuudesta ja turvallisuudesta, joilla Hakija käyttää Palvelua. Palvelun muu kuin tavanomaisiin tarkoituksiin ja tavanomaisilla laitteilla, ohjelmistoilla ja yhteyksillä tapahtuva käyttö on kielletty.
Palvelun kautta toimitettaviin Taloyhtiön tietoihin sisältyy henkilötietoja. Taloyhtiö ja Hakija vastaavat yhteisesti siitä, että henkilötietoja käytetään vain EU:n yleinen tietosuoja-asetuksen mukaiseen hyväksyttävään tarkoitukseen. Palvelun kautta toimitettavat henkilötiedot on luovutettu käsiteltäviksi ainoastaan Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen sisällä. Maanmittauslaitos voi luovuttaa Taloyhtiölle tai tämän edustamalle taholle huoneistotietojärjestelmästä henkilötietoja käsiteltäväksi Euroopan unionin alueen ja Euroopan talousalueen ulkopuolella vain, jos EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen V luvussa henkilötietojen siirtämiselle asetetut edellytykset täyttyvät. Siirtämisellä tarkoitetaan myös pääsyn mahdollistamista henkilötietoihin esimerkiksi hallinta- ja valvontayhteyden välityksellä. Lupa henkilötietojen luovuttamiseen huoneistotietojärjestelmästä Euroopan unionin alueen ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle on haettava erikseen Maanmittauslaitokselta. Mikäli Hakija tai Käyttäjä toimii näiden käyttöehtojen vastaisesti, Maanmittauslaitos voi joko lopettaa Taloyhtiön tietojen toimittamisen Hakijan hakeman Valtuutusavaimen perusteella tai estää Tietojen toimittamisen siihen Isännöintijärjestelmään, johon Valtuutusavain on syötetty.