I en digitaliserad värld domineras verksamhetskulturen av samarbete, nätverk och teamarbete. Enligt några uppskattningar kommer till och med allt sådant arbete en individ kan utföra ensam i framtiden att ersättas av automation och robotisering, och människor kommer att koncentrera sig på arbete som utförs tillsammans.
Inte fokus på teknik, utan på verksamhetskultur
Vi var på Lantmäteriverket för att inleda ett projekt för att modernisera vår digitala arbetsmiljö just när pandemin bröt ut. Pandemin innebar också nya utmaningar för vårt program, och behovet av en förändring blev säkert klart för de flesta. Vi hade redan en mycket flexibel modell för ett aktivitetsbaserat arbete, men tyvärr hade inga verktyg för aktivitetsbaserat arbete på ett övergripande plan tagits fram för hela inrättningen. Dessutom hade man inte kommit överens om hur verktygen skulle användas. ”De gamla verktygen” och ”de gamla metoderna” användes därför inte på ett optimalt sätt i inrättningens interna samarbete och det arbete som utförs i partnernätverken.
Den gemensamma informationshanteringen, idéerna och interaktionen lyckades inte på bästa möjliga sätt, eftersom verksamheten och kommunikationen främst utgick från e-post, filer på nätdiskar och omfattande anvisningspaket på ett intranät som redan var vid mogen ålder. Tidsenlighet, fokus på mobila lösningar, smidighet och enkelhet, vilka många har vant sig vid i de sociala mediernas lösningar i det personliga livet, förverkligades verkligen inte hos oss. I fjol rekryterade vi omkring 170 nya experter till Lantmäteriverket, och det var framför allt de nya medarbetarna som ofta gav respons på våra föråldrade verktyg och arbetsrutiner.
Under hela programmet för förändring av vår digitala arbetsmiljö har vi understrukit att vi inte förnyar oss med fokus på teknik, utan på verksamhetskultur. Vi skapar först en vision om ett modernt arbete för inrättningen liksom en hustavla och sedan mer konkreta spelregler för verktyg. Reglerna ska stöda visionen och fastställa hur arbetet utförs hos oss. I visionen läggs fokus på att stärka kompetensen genom att dela med sig av sin expertis, på att förbättra informationsdelningen och på att lära sig nytt.
Förändringen är kontinuerlig även i framtiden
För att kunna förnya den digitala arbetsmiljön behöver vi utbildning i många teman. Lantmäteriverkets förändringsprogram har särskilt satsat på utbildningen och digitalkompisnätverket. För att öka kompetensen är det också viktigt att information behandlas korrekt i olika verktyg så att kraven på informationssäkerhet och dataskydd uppfylls och vi alla känner till kraven på vårt dagliga arbete. Spelreglerna innehåller ramar för lösningar för inrättningens arbete, gruppernas arbete och det egna arbetet, och dessa spelregler förbinder vi oss till tillsammans.
Förnyelsen av den digitala arbetsmiljön är ett första steg i genomförandet av Lantmäteriverkets molnstrategi som godkändes sommaren 2021. Det har varit en glädje att se att vi inte är ensamma i statsförvaltningen. Liknande förnyelser som i allt högre grad stöder samarbetet och det aktivitetsbaserade arbetet pågår i många partnerämbetsverk.
Under vårt program har det säkert blivit klart för alla inom Lantmäteriverket att förändringen i verksamhetskulturen, arbetsrutinerna och verktygen är kontinuerlig. Till denna del ska arbetslivskunskapen kontinuerligt uppdateras.
Marja Rantala
Författaren är dataförvaltningsdirektör vid Lantmäteriverket.
I Lantmäteriverkets blogg behandlar olika skribenter aktuella frågor vid Lantmäteriverket.