Villkor för disponentsystem som använder Informationstjänsten (förfrågningstjänst) för lägenhetsuppgifter

1. Allmänt

Dessa användningsvillkor tillämpas på ett sådant bostadsaktiebolag eller ömsesidigt fastighetsaktiebolag (nedan "Husbolaget") vars aktiebok antingen har administrerats i bostadsdatasystemet ända sedan bolaget bildades eller vars aktiebok har överförts till Lantmäteriverket för administration, och vars fastighetsförvaltning hanteras i ett sådant system som används av en sammanslutning, ett företag eller fysisk person som bedriver fastighetsförvaltning och för vilket det har ordnats en teknisk anslutning till bostadsdatasystemet enligt 20 § 1 mom. i lagen om bostadsdatasystemet (1328/2018).

Med stöd av 20 § 1 mom. lagen om ett bostadsdatasystem beslutar Lantmäteriverket om utlämnande av uppgifter. Uppgifter får lämnas ut med hjälp av en teknisk anslutning eller på något annat sätt i elektronisk form, om den som tar emot och den som förmedlar uppgifterna beviljas användningstillstånd. Ett bolag har dock rätt att – utan användningstillstånd – få sådana uppgifter som det behöver i dess sedvanliga verksamhet. Med stöd av regeringens proposition till lag om ett bostadsdatasystem (RP 127/2018 rd) förutsätter utlämnande av mer omfattande uppgifter än vad som avses ovan, till exempel utlämnande av personbeteckning, ansökan om och beviljande av användningstillstånd för att säkerställa att det finns en sådan grund för behandling av personbeteckningar som avses i 29 § i dataskyddslagen (1050/2018).

Dessa användningsvillkor gäller uppgifter som behövs för Husbolagets sedvanliga verksamhet enligt 20 § 1 mom. lagen om ett bostadsdatasystem samt Informationstjänsten (förfrågningstjänst) för lägenhetsuppgifter (nedan Tjänsten), som omfattar personbeteckningar. De uppgifter som behövs för ett husbolags sedvanliga verksamhet och tillhörande personbeteckningar som överförs via Tjänsten kallas nedan Husbolagets uppgifter.

Husbolagets uppgifter tillhandahålls via Tjänsten ur bostadsdatasystemet med hjälp av en teknisk anslutning som ordnas av en förmedlare som avses i 20 § 1 mom. i lagen om ett bostadsdatasystem till ett disponentsystem eller en del av det som ordnas av förmedlaren och används av den sammanslutning, det företag eller den fysiska person som har hand om Husbolagets förvaltning (nedan Disponentsystemet). Den som behandlar Husbolagets uppgifter via Tjänsten kallas Användare. Med Behandla och Behandling avses i dessa användningsvillkor en funktion eller flera funktioner som riktar sig till Husbolagets uppgifter eller sådana kategorier av uppgifter som innehåller dessa uppgifter, antingen med hjälp av automatisk databehandling eller manuellt, såsom insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning eller ändring, framtagning, läsning, användning, utlämning genom överföring, spridning eller tillhandahållande på annat sätt, justering eller sammanförande, begränsning, radering eller förstöring eller mottagande av Husbolagets uppgifter.

Eftersom Användaren företräder Husbolaget vid Behandlingen av Husbolagets uppgifter i Disponentsystemet utifrån sin ställning i enlighet med ett gällande avtal om fastighetsförvaltning och i enlighet med 7 kap. 22 § 2 mom. i lagen om bostadsaktiebolag (1599/2009) eller 10 § 2 mom. i lagen om rättshandlingar på förmögenhetsrättens område (228/1929), behöver Användaren eller den sammanslutning eller det företag som har hand om Husbolagets fastighetsförvaltning och som Användaren eventuellt företräder enligt 20 § 1 mom. i lagen om ett bostadsdatasystem inget särskilt användningstillstånd från Lantmäteriverket för att behandla Husbolagets uppgifter i Disponentsystemet.

Tjänsten fungerar parallellt med Tjänsten för överföring av aktiebok och den drar fördel av funktionerna i den. I den utsträckning inget annat har konstaterats i dessa användningsvillkor tillämpas därför på Tjänsten vad som anges i punkt 8. Immateriella rättigheter och 9. Behandlingen av personuppgifter i användningsvillkoren för Tjänsten för överföring av aktiebok. När det i dessa användningsvillkor talas om Tjänsten för överföring av aktiebok avses även en tjänst som Lantmäteriverket eventuellt senare tillhandahåller och som ersätter den nuvarande överföringstjänsten.

Behandling av Husbolagets uppgifter via Tjänsten förutsätter att de allmänna villkoren för utlämnande av Husbolagets uppgifter enligt punkt 2.1 uppfylls samt att den Behörighetsnyckel som anges i punkt 2.2 har ansökts om är i kraft och registrerad i Disponentsystemet. Den som ansöker om Behörighetsnyckeln kallas nedan Sökande.

Sökanden uppmanas att läsa dessa villkor noggrant. Genom att godkänna användningsvillkoren meddelar Sökanden att hen har tagit del av innehållet i dem och godkänner dem för egen del och för det Husbolag som hen företräder.

Tjänsten och en gällande beskrivning av den finns på Lantmäteriverkets webbplats.

Lantmäteriverket har rätt att ändra dessa användningsvillkor. Om användningsvillkoren ändras ska Lantmäteriverket underrätta förmedlaren av uppgifterna om detta minst en (1) månad innan ändringen träder i kraft. Om Sökanden inte godkänner ändringen i användningsvillkoren i Tjänsten för överföring av aktiebok innan ändringen träder i kraft, upphör överföringen av Husbolagets uppgifter till Disponentsystemet med stöd av Behörighetsnyckeln i fråga.

2. Överföring av Husbolagets uppgifter till Disponentsystemet via Tjänsten

2.1 Allmänna förutsättningar för överföring av Husbolagets uppgifter till Disponentsystemet

Med stöd av 19 § 1 mom. lagen om ett bostadsdatasystem får offentliga uppgifter i bostadsdatasystemet lämnas ut för de ändamål som avses i 2 §. Personuppgifter får endast lämnas ut till den som har rätt att behandla dem. Utlämnade personuppgifter får behandlas endast för det syfte som de lämnats ut. I 2 § lagen om ett bostadsdatasystem föreskrivs att bostadsdatasystemet bland annat betjänar bolagsförvaltningens behov av information.

Med stöd av 20 § 1 mom. lagen om ett bostadsdatasystem beslutar Lantmäteriverket om utlämnande av uppgifter i bostadsdatasystemet. Uppgifter får lämnas ut med hjälp av en teknisk anslutning eller på något annat sätt i elektronisk form, om den som tar emot och den som förmedlar uppgifterna beviljas användningstillstånd.

På grund av 20 § 1 mom. i nämnda lag är den första förutsättningen för att Husbolagets uppgifter ska kunna lämnas att den som förmedlar uppgifterna har ett tillstånd som Lantmäteriverket har beviljat baserat på ovannämnda bestämmelse och som gäller förmedling av Husbolagets uppgifter till Disponentsystemet. För det andra ska förmedlaren ha ett gällande avtal med Lantmäteriverket om den gränssnittstjänst som används för förmedling av Husbolagets uppgifter. För det tredje ska den som förmedlar uppgifterna ha ordnat den tekniska anslutning mellan bostadsdatasystemet och disponentsystemet som avses i bestämmelsen.

För att Husbolagets uppgifter ska kunna överföras till Disponentsystemet på grundval av en behörighetsnyckel som berättigar till Husbolagets uppgifter (nedan Behörighetsnyckeln) krävs också att uppgifterna i handelsregistret är uppdaterade. Detta beror på att man bara kan ansöka om en Behörighetsnyckel, såsom beskrivs i punkt 2.2 nedan, när Tjänsten i handelsregistret kan kontrollera att Sökanden eller den som Sökanden företräder har rätt till Husbolagets uppgifter i enlighet handelsregisteranteckningarna (se punkt 2.3 nedan). Med den som Sökanden företräder avses i dessa användningsvillkor, beroende på omständigheterna, antingen den sammanslutning vars FO-nummer den sökta Behörighetsnyckeln har kopplats till eller, såvida det i Tjänsten är möjligt att bemyndiga någon annan att ansöka om Behörighetsnyckeln, fullmaktsgivaren själv om Behörighetsnyckeln är kopplad till fullmaktsgivarens personbeteckning, eller den sammanslutning som fullmaktsgivaren företräder om Behörighetsnyckeln är kopplad till sammanslutningens FO-nummer. För att Husbolagets uppgifter ska kunna lämnas ut till Disponentsystemet förutsätts vidare att Husbolaget har beviljats användningstillstånd att erhålla personbeteckningar ur Bostadsdatasystemet.

Efter att ovannämnda förutsättningar har uppfyllts ska Sökanden logga in i Tjänsten för överföring av aktiebok och godkänna villkoren för användningen av den. Därefter ska Sökanden ytterligare godkänna dessa användningsvillkor, ansöka om användningstillstånd för det Husbolag som sökanden företräder att få personbeteckningar ur Bostadsdatasystemet samt godkänna villkoren för användningstillståndet innan hen kan börja ansöka om den Behörighetsnyckel som beskrivs i punkt 2.2 nedan.

2.2 Ansökan om och registrering av Behörighetsnyckeln i Disponentsystemet

Innan Husbolagets uppgifter kan börja Behandlas i Disponentsystemet ska Sökanden ansöka om en Behörighetsnyckel i Tjänsten för överföring av aktiebok. Behörighetsnyckeln är en funktion i Tjänsten via vilken Disponentsystemet får motsvarande rättigheter till Husbolagets uppgifter som Sökanden eller den som Sökanden företräder har på basis av handelsregisteranteckningar, på det sätt som konstaterats i punkt 2.3 nedan.

Om en fysisk person har registrerats som disponent för Husbolaget, kan personen ansöka om en Behörighetsnyckel som kopplas till personbeteckningen. Det kan till exempel handla om att personen är anställd hos ett fastighetsförvaltningsföretag (men företaget i fråga är inte registrerat som Husbolagets disponent i handelsregistret) eller om att personen är en privat näringsidkare som är disponent för Husbolaget. För det andra kan Behörighetsnyckeln i en situation som denna ansökas av ordföranden i Husbolagets styrelse (Behörighetsnyckeln kopplas till ordförandens personbeteckning). Om ingen ordförande har valts för Husbolagets styrelse med stöd av 7 kap. 8 § i lagen om bostadsaktiebolag, kan den enda styrelseledamoten i Husbolagets styrelse bemyndiga sig själv att ansöka om Behörighetsnyckeln på det sätt som anges i bruksanvisningen för Tjänsten. I bruksanvisningen beskrivs också alla funktioner som är förknippade med en sådan Behörighetsnyckel.

Har som disponent för ett Husbolag registrerats en sammanslutning ska till handelsregistret samtidigt anmälas den huvudansvariga disponent som är anställd hos sammanslutningen i fråga och som avses i 7 kap. 21 § lagen om bostadsaktiebolag. Har det i handelsregistret för ett Husbolags del registrerats både en sammanslutning som har hand om Husbolagets fastighetsförvaltning och en huvudansvarig disponent, kan Behörighetsnyckeln sökas av den huvudansvariga disponenten (Behörighetsnyckeln är kopplad till disponentens personbeteckning) eller, såtillvida detta är möjligt enligt den gällande beskrivningen av Tjänsten, av den som har rätt att ensam företräda disponentsammanslutningen (till exempel verkställande direktören för ett aktiebolag) för sammanslutningen i fråga (Behörighetsnyckeln är kopplad till sammanslutningens FO-nummer) eller av ordföranden för Husbolagets styrelse (Behörighetsnyckeln är kopplad till ordförandens personbeteckning).

Om Husbolagets disponent är en registrerad sammanslutning, men ingen huvudansvarig disponent har registrerats av någon anledning, kan den som har rätt att ensam företräda disponentsammanslutningen (till exempel verkställande direktören för ett aktiebolag) ansöka om en Behörighetsnyckel som är kopplad till sammanslutningens FO-nummer för disponentsammanslutningens räkning, såvida det är möjligt enligt den gällande beskrivningen av Tjänsten. Behörighetsnyckeln kan i detta fall även sökas av ordföranden för Husbolagets styrelse (Behörighetsnyckeln är kopplad till ordförandens personbeteckning).

Dessutom såtillvida det enligt gällande tjänstebeskrivning är möjligt att i Tjänsten bemyndiga en annan person att ansöka om Behörighetsnyckeln för någon annans räkning eller någon annan har rätt att vara Sökande, har även den bemyndigade och den ovan avsedda Sökanden rätt att ansöka om Behörighetsnyckeln på det sätt som anges i den gällande beskrivningen av Tjänsten. I sådana fall beskrivs vilka som kan vara fullmaktsgivare eller Sökande samt funktionerna för den berörda Behörighetsnyckeln i den gällande beskrivningen av Tjänsten.

I samma Disponentsystem kan man registrera Behörighetsnycklar som flera olika Sökande ansökt om och som också kan vara Behörighetsnycklar som berättigar till samma Husbolags uppgifter. Detta kan till exempel bero på att flera personer ansöker om Behörighetsnycklar till samma Husbolags uppgifter enligt de regler som beskrivs i föregående avsnitt, eller på att man i Disponentsystemet har hand om fastighetsförvaltningsuppdrag för flera Husbolag och en person enligt de regler som beskrivs i föregående avsnitt inte kan ansöka om en Behörighetsnyckel som skulle omfatta alla förvaltade Husbolag.

Behörighetsnyckeln får registreras i ett eller flera av disponentens eller disponentsammanslutningens Disponentsystem. Behörighetsnyckeln kan registreras i Disponentsystemet av Sökanden själv eller så kan Sökanden överlåta Behörighetsnyckeln vidare till en person som har rätt att behandla Husbolagets uppgifter och som registrerar Behörighetsnyckeln i Disponentsystemet.

Samma Behörighetsnyckel får registreras i endast ett Disponentsystem åt gången. Om Disponentsystemet byts till ett annat ska emellertid bestämmelserna i punkt 2.4.5 tillämpas.

Sökanden kan ansöka om en ny Behörighetsnyckel högst en gång i dygnet. I samband med ansökan om en ny Behörighetsnyckel ska Sökanden alltid godkänna även dessa användningsvillkor, ansöka om användningstillstånd för det Husbolag som sökanden företräder för att få personbeteckningar ur bostadsdatasystemet samt godkänna villkoren för användningstillståndet. I samband med ansökan om en ny Behörighetsnyckel upphör den Behörighetsnyckel som Sökanden eventuellt tidigare ansökt om att existera.

2.3. Utlämnande av Husbolagets uppgifter till Disponentsystemet medan Behörighetsnyckeln är i kraft samt uppgifter som tillhandahålls via Tjänsten

Husbolagets uppgifter överförs via Tjänsten till Disponentsystemet så länge som den Behörighetsnyckel som berättigar till ifrågavarande Husbolags uppgifter är registrerad i Disponentsystemet, Behörighetsnyckeln är i kraft och de som nämns i följande avsnitt har rätt till Husbolagets uppgifter på grundval av handelsregisteranteckningarna.

Om Sökanden har varit en fysisk person som registrerats som disponent i handelsregistret, ska uppgifterna om de Husbolag för vilka personen har registrerats som disponent i egenskap av fysisk person eller som huvudansvarig disponent för en sammanslutning som registrerats som disponent och som avses i 7 kap. 21 § i lagen om bostadsaktiebolag lämnas ut via Tjänsten på grundval av personens personbeteckning. Om Sökanden har varit huvudansvarig disponent, lämnas via Tjänsten på basis av hens personbeteckning uppgifter om de Husbolag i vilka personen i fråga har registrerats som huvudansvarig disponent för den sammanslutning som registrerats som disponent eller som disponent i egenskap av fysisk person. Om Sökanden har varit styrelseordförande för ett Husbolag, ska uppgifter om det Husbolag där personen i fråga är registrerad som styrelseordförande (endast uppgifterna om detta Husbolag) lämnas ut via Tjänsten utifrån personbeteckning.

Om Sökanden har haft rätt att ensam företräda den som är registrerad som disponent (till exempel verkställande direktör för ett aktiebolag) för denna disponentsammanslutnings räkning (Behörighetsnyckeln är kopplad till sammanslutningens FO-nummer), ska uppgifterna om de Husbolag i vilka sammanslutningen är registrerad som disponent för Husbolaget lämnas ut via Tjänsten på basis av sammanslutningens FO-nummer, såtillvida detta är möjligt enligt den gällande beskrivningen av Tjänsten (det har ingen betydelse om man dessutom har registrerat en huvudansvarig disponent eller inte).

Tjänsten kontrollerar de rättigheter som beskrivs i föregående avsnitt samt Behörighetsnyckelns giltighet i samband med varje förfrågan. I punkt 2.3 nedan behandlas situationer där Behörighetsnyckeln upphör att gälla.

Tjänsten lämnar ut Husbolagets uppgifter baserat på Behörighetsnyckeln enligt sådana intervaller och på ett sätt som ordnas av den som förmedlar uppgifterna så att Husbolagets uppgifter kan lämnas ut utifrån en förfrågan som skapats automatiskt eller lämnats in av en Användare i Disponentsystemet. Husbolagets uppgifter lämnas ut till Disponentsystemet på basis av Behörighetsnyckeln så länge som Behörighetsnyckeln är i kraft och till dess att Tjänsten upptäcker att Sökanden eller den som Sökanden företräder inte längre har rätt till Husbolagets uppgifter utifrån handelsregisteranteckningarna såsom specificerats nedan i punkt 2.4.

Enligt 10 § 3 mom. lagen om ett bostadsdatasystem ska ett bolag avgiftsfritt delges ett intyg över att förvärvet av en aktie har förts in i registret. Sökanden godkänner på Husbolagets vägnar att Lantmäteriverkets skyldighet att meddela ändringar i uppgifter om aktiernas ägare, såsom avses i 10 § 3 mom. i lagen om ett bostadsdatasystem och som motsvarar ett intyg, kan fullgöras med hjälp av Tjänsten. Om intyget emellertid gäller en aktieägare som försetts med en spärrmarkering enligt 36 § i lagen om befolkningsdatasystemet och de certifikattjänster som tillhandahålls av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (661/2009) eller vars kontaktuppgifter i bostadsdatasystemet har förklarats vara sekretessbelagda med stöd av 24 § 1 mom. 31 punkten i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999), ska uppgifter som motsvarar intyget inte lämnas ut med hjälp av Tjänsten, utan de ska skickas med skyddad e-post till den adress som Husbolaget uppgett till Företags- och organisationsdatasystemet eller per post till den adress som Husbolaget uppgett till Företags- och organisationsdatasystemet. Aktieägarens personbeteckning ska emellertid inte framgå av ovan avsedda intyg över inskrivning av aktieförvärv i registret som ska skickas som skyddad e-post eller per post.

Med hjälp av Tjänsten kan Husbolaget också underrättas om andra ändringar i de uppgifter som behövs för Husbolagets sedvanliga verksamhet.

Å andra sidan kan man med hjälp av Tjänsten lämna en begäran om att Husbolagets uppgifter ska överföras till Disponentsystemet. Dessutom kan man med hjälp av Tjänsten lämna en begäran om aktuella uppgifter om Husbolagets, i bostadsdatasystemet registrerade aktieägare och deras kontaktuppgifter. Dessa uppgifter innehåller aktieägarnas personbeteckningar.

Om det för en aktieägare i Husbolaget har antecknats en sådan spärrmarkering som avses i 36 § i lagen om befolkningsdatasystemet och de certifikattjänster som tillhandahålls av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata eller om det med stöd av 24 § 1 mom. 31 punkten i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet har bestämts att kontaktuppgifterna för en aktieägare i Husbolaget ska hållas hemliga, lämnas inga personbeteckningar eller andra personuppgifter till Husbolaget via Tjänsten i samband med registreringen av aktieägarens innehav eller senare. Anmälan om registrering av en sådan aktieägares innehav har beskrivits ovan i denna punkt, 2.3. En ovan avsedd aktieägares personbeteckning kan lämnas ut endast på särskild motiverad begäran där det har lagts fram en godtagbar grund för erhållande av personbeteckningen.

De uppgifter som levereras via Tjänsten och mottagandet av dem i Disponentsystemet beskrivs närmare i den gällande beskrivningen av Tjänsten på Lantmäteriverkets webbplats.

2.4 Upphörande av överföring av Husbolagets uppgifter och Behörighetsnyckelns giltighet

2.4.1. Allmänt

Som nämnts ovan i punkt 2.2 kontrollerar Tjänsten i samband med varje förfrågan om de rättigheter som grundar sig på handelsregisteranteckningar för dem som beskrivits i punkt 2.3 och som gäller Husbolagets uppgifter samt Behörighetsnyckelns giltighet.

Utlämnandet av Husbolagets uppgifter till Disponentsystemet med stöd av Behörighetsnyckeln upphör omedelbart, om Tjänsten upptäcker att rätten som Sökanden eller den som Sökanden företräder har till Husbolagets uppgifter med stöd av handelsregisteranteckningarna har upphört. Om dessa användningsvillkor har ändrats och Sökanden inte har gått med på att godkänna användningsvillkoren, ska Sökanden för det Husbolags räkning som Sökanden företräder ansöka om användningstillstånd för att få personbeteckningar ur Bostadsdatasystemet samt godkänna villkoren för användningstillståndet, innan ändringen träder i kraft. Utlämnande av Husbolagets uppgifter med Behörighetsnyckeln i fråga upphör på det sätt som har konstaterats i punkt 1.

Om det emellertid fortfarande finns en eller flera giltiga Behörighetsnycklar som berättigar till Husbolagets uppgifter i Disponentsystemet, kan Husbolagets uppgifter fortsättningsvis lämnas ut till Disponentsystemet. Om Sökanden eller den som Sökanden företräder dessutom med stöd av handelsregisteranteckningar har rätt att få flera av Husbolags uppgifter på det sätt som beskrivs i punkt 2.3 ovan och nämnda persons rätt till något Husbolags uppgifter har upphört, upphör Behörighetsnyckelns giltighetstid inte att gälla, varvid uppgifter av andra Husbolag fortfarande lämnas ut på basis av denna.

Behörighetsnyckelns giltighet kan först och främst dras in genom beslut av Lantmäteriverket. Lantmäteriverket har rätt att dra in Behörighetsnyckeln, om det är uppenbart att Sökanden eller Användaren bryter mot dessa användningsvillkor eller mot villkoren i det tillstånd att få personbeteckningar som beviljats ett Husbolag som Sökanden eller Användaren företräder, om den som förmedlar uppgifterna bryter mot villkoren för sitt tillstånd eller mot villkoren i avtalet om gränssnittstjänsten mellan den som förmedlar uppgifterna och Lantmäteriverket.

Behörighetsnyckeln kan också dras in av ordföranden för Husbolagets styrelse i de situationer som avses i punkterna 2.4.2 och 2.4.3. I punkt 2.2 ovan har det konstaterats att om Sökanden ansöker om en ny Behörighetsnyckel upphör giltighetstiden för den Behörighetsnyckel som Sökanden tidigare ansökt om. Om Tjänsten upptäcker att en Behörighetsnyckel har upphört att gälla, upphör överföringen av Husbolagets uppgifter till Disponentsystemet på basis av denna.

Sökanden förstår att Husbolagets uppgifter kan ha ändrats i bostadsdatasystemet, om Husbolagets uppgifter behandlas i Disponentsystemet efter att utlämnandet av Husbolagets uppgifter till Disponentsystemet har upphört eller Behörighetsnyckelns giltighet har upphört. Om utlämnandet av Husbolagets uppgifter till Disponentsystemet har upphört eller Behörighetsnyckelns giltighet har upphört, är Sökanden skyldig att informera Husbolagets styrelse och alla Användare om vad detta innebär.

2.4.2 Upphörande av fastighetsförvaltningsavtalet

Om ett fastighetsförvaltningsavtal med ett bolag, ett företag eller en fysisk person som har hand om Husbolagets fastighetsförvaltning kommer att gå ut, och Husbolaget inte kommer att ingå eller inte har ingått något nytt fastighetsförvaltningsavtal med ett sådant bolag, ett sådant företag eller en fysisk person som förfogar över ett disponentsystem, upphör utlämnandet av Husbolagets uppgifter till Disponentsystemet omedelbart efter det att Tjänsten har upptäckt att Behörighetsnyckelns giltighet har upphört eller när Sökanden eller den som Sökanden företräder inte längre har rätt till något Husbolags uppgifter utifrån handelsregisteranteckningarna på det sätt som beskrivs i följande avsnitt. Sökanden ska sträva efter att se till att de uppgifter om Sökanden eller den som Sökanden företräder som antecknats i handelsregistret är uppdaterade.

Om en disponentsammanslutning har registrerats som Husbolagets disponent och eventuellt också en huvudansvarig disponent som avses i 7 kap. 21 § i lagen om bostadsaktiebolag, och det i Disponentsystemet har registrerats en till sammanslutningens FO-nummer kopplad Behörighetsnyckel som ansökts av en person som har rätt att ensam företräda disponentsammanslutningen (till exempel verkställande direktören för ett aktiebolag) för sammanslutningens räkning, såvida det är möjligt enligt gällande beskrivning av Tjänsten, upphör utlämnandet av Husbolagets uppgifter till Disponentsystemet med hjälp av Behörighetsnyckeln, om Tjänsten i samband med en kontroll som baserar sig på FO-numret upptäcker att disponentsammanslutningen inte längre har antecknats i handelsregistret som disponent för Husbolaget.

Om en sammanslutning har registrerats som disponent för Husbolaget och därtill en huvudansvarig disponent som avses i 7 kap. 21 § i lagen om bostadsaktiebolag har registrerats för Husbolaget eller, om en fysisk person har registrerats som disponent för Husbolaget och Behörighetsnyckeln har ansökts antingen av den huvudansvariga disponenten i det första fallet eller av den fysiska personen i det andra fallet, upphör utlämnandet av Husbolagets uppgifter till Disponentsystemet på basis av den Behörighetsnyckel som kopplats till den aktuella Sökandens personbeteckning, om Tjänsten i samband med en kontroll av Sökandens personbeteckning upptäcker att någon annan har registrerats som disponent för Husbolaget.

Om Behörighetsnyckeln i en situation som avses ovan har sökts av ordföranden för Husbolagets styrelse, upphör utlämnandet av Husbolagets uppgifter till Disponentsystemet med stöd av den Behörighetsnyckel som kopplats till ordförandens personbeteckning, om Tjänsten upptäcker att ordföranden inte längre är registrerad som ordförande för Husbolagets styrelse. Om fastighetsförvaltningsavtalet upphör, ska ordföranden för Husbolagets styrelse dra in den Behörighetsnyckel som hen själv ansökt om på det sätt som beskrivs i bruksanvisningen. Alternativt kan ordföranden för Husbolagets styrelse ansöka om en ny Behörighetsnyckel, varvid den Behörighetsnyckel som hen tidigare ansökt om upphör att gälla.

Dessutom såtillvida det enligt den gällande beskrivningen av Tjänsten är möjligt att bemyndiga en annan person att ansöka om Behörighetsnyckeln för en annans räkning eller någon annan har rätt att vara Sökande, beskrivs upphörandet av utlämnandet av Husbolagets uppgifter på grundval av den berörda Behörighetsnyckeln och eventuell skyldighet eller möjlighet att dra in Behörighetsnyckeln i den gällande beskrivningen av Tjänsten.

Om uppgifterna om Sökanden eller den som Sökanden företräder inte är uppdaterade i handelsregistret, och uppgifter av den anledningen fortfarande lämnas ut till det tidigare Disponentsystemet med stöd av en giltig Behörighetsnyckel, får Användaren dock inte behandla Husbolagets uppgifter efter att Fastighetsförvaltningsavtalet har upphört att gälla.

För övrigt dras Behörighetsnycklar in på det sätt som beskrivs i bruksanvisningen för Tjänsten.

Om Husbolaget omedelbart efter det att fastighetsförvaltningsavtalet upphört har ingått ett nytt fastighetsförvaltningsavtal med ett bolag, ett företag eller en fysisk person som bedriver fastighetsförvaltning och som förfogar över ett disponentsystem, ska Husbolaget förfara på det sätt som beskrivs i punkt 2.4.3 eller 2.4.4.

2.4.3 Byte av disponent

I denna punkt behandlas en situation där ett Husbolag byter den sammanslutning, det företag eller den fysiska person som har hand om fastighetsförvaltningen till en annan fysisk person, ett annat företag eller en annan disponentsammanslutning. Byte av huvudansvarig disponent inom samma disponentsammanslutning behandlas nedan i punkt 2.4.4.

Utlämnandet av Husbolagets uppgifter på basis av en Behörighetsnyckel, som sökts av någon annan än Husbolagets styrelse, till det Disponentsystem som används av den sammanslutning, det företag eller den fysiska person som tidigare varit Husbolagets disponent, upphör när handelsregisteranteckningarna om Husbolagets disponent har uppdaterats på motsvarande sätt som beskrivits ovan i punkt 2.4.2. Om Husbolagets uppgifter lämnas ut till det gamla Disponentsystemet med stöd av en Behörighetsnyckel som har sökts av styrelseordföranden och kopplats till hens personbeteckning, ska ordföranden dra in Behörighetsnyckeln på det sätt som anges i bruksanvisningarna, om hen inte ansöker om en ny Behörighetsnyckel. Detta beror på att när Sökanden ansöker om en ny Behörighetsnyckel upphör giltighetstiden för den Behörighetsnyckel som Sökanden tidigare hade ansökt om, såsom beskrivs i punkt 2.2 ovan.

Såtillvida det enligt den gällande beskrivningen av Tjänsten är möjligt att bemyndiga en annan person att ansöka om Behörighetsnyckeln för en annans räkning eller någon annan har rätt att vara Sökande, beskrivs upphörandet av utlämnandet av Husbolagets uppgifter på grundval av den berörda Behörighetsnyckeln i den gällande beskrivningen av Tjänsten.

När en fysisk person, ett företag eller en disponentsammanslutning har registrerats i handelsregistret som Husbolagets nya disponent, söks en ny Behörighetsnyckel på det sätt som beskrivs i punkt 2.2 ovan. Därefter registreras den nya Behörighetsnyckeln i det Disponentsystem som används av den nya disponenten, varefter Husbolagets uppgifter börjar lämnas ut på basis av den nya Behörighetsnyckeln.

Om det av praktiska skäl som hänför sig till byte av disponent krävs att Husbolagets uppgifter ska kunna lämnas ut till två Disponentsystem parallellt, dvs. till den tidigare disponentens system till dess att fastighetsförvaltningsavtalet upphör och till det system som kommer att användas av den nya, tills vidare oregistrerade disponenten, bör man ansöka om en ny Behörighetsnyckel. En ny Behörighetsnyckel kan sökas endast av en Sökande som inte har ansökt om den Behörighetsnyckel enligt vilken Husbolagets uppgifter lämnas in till det tidigare Disponentsystemet. Detta beror på att när Sökanden ansöker om en ny Behörighetsnyckel upphör giltighetstiden för den tidigare Behörighetsnyckeln, såsom beskrivits ovan i punkt 2.2.

För övrigt ska den nya Behörighetsnyckeln ansökas om och registreras i Disponentsystemet enligt redogörelsen i bruksanvisningen. Den nya Behörighetsnyckeln får registreras i det nya Disponentsystemet eller lämnas ut till företrädaren för den nya sammanslutningen, det nya företaget eller den nya fysiska personen som ska ta hand om Husbolagets fastighetsförvaltning för registrering i det nya Disponentsystemet först efter det att den nya disponenten utifrån ett beslut av Husbolagets styrelse eller bolagsstämma har rätt att behandla Husbolagets uppgifter.

2.4.4. Byte av huvudansvarig disponent inom den sammanslutning som har hand om Husbolagets fastighetsförvaltning

Om Husbolaget byter den huvudansvariga disponenten i den sammanslutning som registrerats som Husbolagets disponent till en annan huvudansvarig disponent som är anställd hos samma disponentsammanslutning, ska Husbolaget förfara sig som det beskrivs i denna punkt.

Har det i Disponentsystemet registrerats en till disponentsammanslutningens FO-nummer kopplad Behörighetsnyckel som har sökts av en person som har rätt att ensam företräda sammanslutningen (till exempel verkställande direktören för ett aktiebolag), såtillvida detta är möjligt enligt den gällande beskrivningen av Tjänsten, eller en till styrelseordförandens personbeteckning kopplad Behörighetsnyckel som har sökts av styrelseordföranden, är Behörighetsnyckeln fortfarande i kraft efter att bytet av disponent har registrerats, och inga särskilda åtgärder behöver vidtas.

Har det i Disponentsystemet registrerats en till Sökandens personbeteckning kopplad Behörighetsnyckel som har sökts av den huvudansvariga disponenten i den disponentsammanslutning som registrerats för Husbolaget, kan flera alternativa förfaringssätt tillämpas om den huvudansvariga disponenten byts ut. Det första alternativet är att en person som är berättigad att ensam företräda den nuvarande disponentsammanslutningen (till exempel verkställande direktören för ett aktiebolag) ansöker om en ny behörighetsnyckel som är kopplad till sammanslutningens FO-nummer för disponentsammanslutningens räkning, såtillvida detta är möjligt enligt den gällande beskrivningen av Tjänsten, och det registreras i disponentsystemet. Husbolagets uppgifter lämnas ut till Disponentsystemet med stöd av den berörda Behörighetsnyckeln så länge som disponentsammanslutningen i fråga är registrerad som Husbolagets disponent och behörighetsnyckeln är i kraft. Ett annat alternativ är att en ny Behörighetsnyckel som är kopplad till Sökandens personbeteckning söks av den som är registrerad som ny huvudansvarig disponent hos disponentsammanslutningen. Med stöd av en sådan Behörighetsnyckel ska Husbolagets uppgifter lämnas så länge personen i fråga är registrerad som huvudansvarig disponent för den sammanslutning som registrerats som disponent för Husbolaget och Behörighetsnyckeln är i kraft.

Såtillvida det enligt gällande tjänstebeskrivning är möjligt att i Tjänsten bemyndiga en annan person att ansöka om Behörighetsnyckeln för någon annans räkning eller någon annan har rätt att vara Sökande, har det i den gällande beskrivningen av Tjänsten beskrivits hur Behörighetsnyckeln fungerar.

2.4.5 Byte av Disponentsystem

Ett Disponentsystem som används av en sammanslutning, ett företag eller en fysisk person som har hand om fastighetförvaltningsuppdrag för ett Husbolag kan behöva bytas ut så att Husbolagets uppgifter samtidigt behövs både för det nya Disponentsystemet och för det gamla Disponentsystemet. I en sådan situation ska Sökanden eller Sökandena ansöka om nya

Behörighetsnycklar eller alternativt ska den som förmedlar uppgifterna inhämta de gamla Behörighetsnycklarna från det gamla Disponentsystemet, varefter dessa Behörighetsnycklar registreras i det nya Disponentsystemet. I detta sammanhang kan det vid behov göras en sådan förfrågan enligt punkt 2.3 ovan som gör det möjligt att begära Husbolagets uppgifter till det nya Disponentsystemet.

2.4.6 Byte av Husbolagets styrelseordförande som har ansökt om eller bemyndigat någon att ansöka om Behörighetsnyckeln

Om styrelsens ordförande har ansökt om en Behörighetsnyckel som är kopplad till hens personbeteckning, upphör utlämnandet av Husbolagets uppgifter med stöd av Behörighetsnyckeln i fråga när Tjänsten upptäcker att Husbolagets styrelse enligt handelsregisteranteckningarna har fått en ny ordförande. Den som har registrerats som ny styrelseordförande kan vid behov ansöka om att en Behörighetsnyckel som kopplats till hens personnummer ska registreras i Disponentsystemet. I en sådan situation kan man alltid använda Behörighetsnycklar som andra Sökande har ansökt om (se punkt 2.2 ovan).

Såtillvida styrelsens ordförande enligt den gällande beskrivningen av Tjänsten kan bemyndiga någon annan att ansöka om en Behörighetsnyckel för någon annans räkning, har upphörandet av utlämnandet av Husbolagets uppgifter med stöd av en sådan Behörighetsnyckel beskrivits i den gällande beskrivningen av Tjänsten.

3. Avgiftsfrihet

Med stöd av 10 § 3 mom. lagen om ett bostadsdatasystem delges bolaget avgiftsfritt ett intyg över att förvärvet av aktier har införts i registret. Med stöd av 23 § 2 mom. i lagen om ett bostadsdatasystem tas inte avgifter ut från bolaget för sådant i 20 § 1 mom. avsett utlämnande av uppgifter som sker utan användningstillstånd. Av bolaget tas inte heller ut någon avgift för utlämnande av personbeteckningar via Tjänsten på basis av ett separat användningstillstånd.

På grundval av ovanstående är Tjänsten avgiftsfri om Tjänsten används enligt dessa användningsvillkor.

Om Tjänsten används för något annat ändamål än det som anges i dessa användningsvillkor, har Lantmäteriverket rätt att fakturera för förfrågningar som gjorts i strid med användningsvillkoren utifrån jord- och skogsbruksministeriets förordning om Lantmäteriverkets avgifter samt avgifter och ersättningar för bestyrkande av köp.

4. Tjänstens språk

Tjänstens koduppsättningar tillhandahålls på både finska och svenska i enlighet med gällande beskrivning.

5. Sökandens skyldigheter och ansvar

Sökanden är skyldig att iaktta gällande bestämmelser om dataskydd och informationssäkerhet vid behandling av Husbolagets uppgifter som lämnas ut via Tjänsten, såsom bestämmelserna i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (nedan EU:s allmänna dataskyddsförordning) och i dataskyddslagen.

Sökanden ska se till att Husbolagets uppgifter som lämnats ut ur bostadsdatasystemet skyddas så att endast de som har rätt att behandla uppgifterna har tillgång till dem.

Eftersom rollen som Sökande förutsätter att Sökanden eller den som Sökanden företräder styrks av uppgifterna i handelsregistret när Behörighetsnyckeln söks, ska Sökanden sträva efter att se till att uppgifterna om Sökanden eller den som Sökanden företräder är uppdaterade i handelsregistret på det sätt som anges i punkt 2.3 ovan.

Sökanden kan vara en fysisk person som registrerats som disponent för Husbolaget, en person som registrerats som huvudansvarig disponent i en sammanslutning som registrerats som disponent för Husbolaget eller, såtillvida detta är möjligt enligt den gällande beskrivningen av Tjänsten, en person som är berättigad att ensam företräda en sammanslutning som registrerats som disponent för Husbolaget. De ovannämnda personerna har en på 7 kap. 22 § 2 mom. lagen om bostadsaktiebolag och i ett gällande fastighetsförvaltningsavtal grundad rätt att ansöka om Behörighetsnyckeln. Även ordföranden för Husbolagets styrelse kan agera som Sökande. Såtillvida det enligt gällande tjänstebeskrivning är möjligt att i Tjänsten bemyndiga en annan person att ansöka om Behörighetsnyckeln för någon annans räkning eller någon annan har rätt att vara Sökande, har även den bemyndigade och en ovan avsedd person rätt att ansöka om Behörighetsnyckeln på det sätt som anges i den gällande beskrivningen av Tjänsten.

Användaren kan vara en fysisk person som registrerats som disponent för ett husbolag, en person som registrerats som huvudansvarig disponent för en sammanslutning som registrerats som disponent för ett husbolag eller, såtillvida detta är möjligt enligt den gällande beskrivningen av Tjänsten, en person som är berättigad att ensam företräda en sammanslutning som registrerats som disponent för ett husbolag. De ovannämnda personerna har en på 7 kap. 22 § 2 mom. lagen om bostadsaktiebolag och i ett gällande fastighetsförvaltningsavtal grundad rätt att Behandla Husbolagets uppgifter. Dessutom får Användaren vara en person som är anställd hos en sammanslutning eller ett företag som har hand om fastighetsförvaltningsuppdrag för Husbolaget och som sköter ett uppdrag i anslutning till Husbolagets förvaltning och som har rätt att Behandla Husbolagets uppgifter på basis av en ställning som avses i fastighetsförvaltningsavtalet och i 10 § 2 mom. i lagen om rättshandlingar på förmögenhetsrättens område (228/1929).

Sökanden ansvarar både för sin egen del och Användarens del för att de uppgifter som lämnas ut via Tjänsten endast Behandlas av personer som har rätt att Behandla Husbolagets uppgifter utifrån ovannämnda bestämmelser och ett gällande fastighetsförvaltningsavtal. Om en persons rätt att behandla Husbolagets uppgifter upphör till exempel på grund av byte av arbetsuppgifter eller uppsägning eller upphörande av ett anställningsförhållande eller om personens ställning i Husbolaget ändras så att hen inte längre har rätt att Behandla Husbolagets uppgifter, ska hen omedelbart upphöra med Behandlingen av Husbolagets uppgifter. Sökanden ska härvid sörja för eller bemyndiga en annan person att se till att rätten för ovannämnda person att Behandla Husbolagets uppgifter upphör omedelbart eller senast dagen efter det att rätten att behandla Husbolagets uppgifter har upphört.

De uppgifter som lämnas ut via Tjänsten innehåller uppgifter om aktiegrupperna, deras ägare samt begränsningar som gäller aktiegrupperna. Husbolagets uppgifter som lämnas ut via Tjänsten får endast användas för sådan sedvanlig verksamhet i Husbolaget som avses i 20 § 1 mom. lagen om ett bostadsdatasystem. Med bolagets sedvanliga verksamhet avses enligt regeringens proposition till lagen om ett bostadsdatasystem (RP 127/2018 rd, s. 74) i synnerhet de uppgifter som bolaget har enligt lagen om bostadsaktiebolag och som gäller ordnande av bolagets beslutsfattande, genomförande av inlösningsförfarande och löpande förvaltning. Till den sedvanliga verksamheten räknas inte den uthyrning av aktielägenheter som bolaget eventuellt bedriver, indrivningsåtgärder som gäller aktier eller tagande i besittning av en aktielägenhet. De uppgifter som behövs för ovannämnda funktioner och som avviker från den sedvanliga verksamheten ska inhämtas hos Lantmäteriverket.

De kontaktuppgifter till aktieägarna som lämnas ut via Tjänsten får endast användas för ändamål som avses i 6 kap. 21 § 1 mom. lagen om bostadsaktiebolag, dvs. för att skicka ut kallelser till bolagsstämma eller för annan delgivning till aktieägarna.

Personbeteckningar som lämnas ut via Tjänsten på basis av ett separat tillstånd som beviljats Husbolaget får endast användas för entydig identifiering av aktieägarna i Husbolaget med stöd av 29 § i dataskyddslagen. Vid Behandlingen av personbeteckningarna ska det även i övrigt iakttas villkoren för det tillstånd som beviljats till Husbolaget.

Husbolagets uppgifter som erhållits via Tjänsten får inte lämnas ut eller vidarebefordras eller utnyttjas i förhållande till tredje part, om det inte är fråga om sådant utlämnande av uppgifter i disponentintyget som avses i 7 kap. 27 § i lagen om bostadsaktiebolag till dem som avses i 1 mom. i nämnda paragraf. Det ovannämnda innebär att Husbolagets uppgifter som lämnas ut via Tjänsten under inga omständigheter får säljas vidare, till exempel om det inte är fråga om överlåtelse av disponentintyget till en aktör som avses i 7 kap. 27 § 1 mom. lagen om bostadsaktiebolag. Personuppgifter som eventuellt ingår i uppgifterna som förmedlas via Tjänsten får inte användas till exempel för direktmarknadsföring, opinions- eller marknadsundersökningar eller för handlingar eller verksamhet som kränker integritetsskyddet.

Sökanden är skyldig att iaktta dessa användningsvillkor, gällande lagstiftning, myndighetsföreskrifter och Lantmäteriverkets anvisningar. Sökanden är också skyldig att se till att Användaren iakttar dessa användningsvillkor, gällande lagstiftning, myndighetsföreskrifter och Lantmäteriverkets anvisningar.

Ambitionen är att garantera tjänstens tillförlitlighet och säkerhet bl.a. genom en stark autentisering av Sökanden. Lantmäteriverket ansvarar inte för funktionen och säkerheten hos de enheter, programvaror, kommunikationsmedel och dataanslutningar som Sökanden använder Tjänsten med. Det är förbjudet att använda Tjänsten för andra ändamål än sedvanliga ändamål eller med andra enheter, programvaror och förbindelser än med sedvanliga sådana.

Husbolagets uppgifter som lämnas ut via Tjänsten innehåller personuppgifter. Husbolaget och Sökanden svarar gemensamt för att personuppgifterna endast används för godtagbara ändamål enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning. Personuppgifter som erhållits via Tjänsten har endast lämnats ut för Behandling inom Europeiska unionen och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Lantmäteriverket får endast lämna ut personuppgifter ur bostadsdatasystemet till Husbolaget och till dem som företräder Husbolaget för behandling i länder utanför Europeiska unionen och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, om de villkor för överföring av personuppgifter som anges i kapitel V i EU:s allmänna dataskyddsförordning uppfylls. Med överföring avses också tillgång till personuppgifter, till exempel genom en styr- och övervakningsförbindelse. Tillstånd att lämna ut personuppgifter från bostadsdatasystemet till länder utanför Europeiska unionen och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet ska sökas separat hos Lantmäteriverket.

Om sökanden eller Användaren handlar i strid med dessa användningsvillkor, kan Lantmäteriverket antingen upphöra med att lämna ut Husbolagets uppgifter på basis av den Behörighetsnyckel som Sökanden har ansökt om eller förhindra att uppgifterna lämnas ut till det disponentsystem som Behörighetsnyckeln har registrerats i.